Διαχείριση εγγράφων ενσωματωμένη στο οικοσύστημα 4b2b
Ο 4docs είναι το αρχείο του οικοσυστήματος: ο τόπος όπου καταλήγουν, με αριθμό καταχώρισης και προθεσμία διατήρησης, τα έγγραφα που παράγουν οι άλλες εφαρμογές της εταιρείας. Ένας λογαριασμός, τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης, η ίδια αναζήτηση στο πλήρες κείμενο παντού.
Έγγραφα και αρχείο
4mycontracts.net→
Για συμβάσεις και ψηφιακή υπογραφή υπάρχει αφιερωμένη εφαρμογή: 4mycontracts.net. Ο 4docs δεν συντάσσει και δεν υπογράφει έγγραφα — όταν όμως ένα έγγραφο ολοκληρωθεί εκεί, εισέρχεται σε αυτό το αρχείο, με την κατηγορία, τη διάρκεια διατήρησης και τα δικαιώματα πρόσβασης της εταιρείας.
4b2b.net→
Ο κόμβος του οικοσυστήματος: από εδώ διαχειρίζεστε τον ενιαίο λογαριασμό, τις συνδρομές και τους χρήστες σας, ενώ τα δικαιώματα που ορίζονται μία φορά ισχύουν και στο αρχείο εγγράφων.
Λειτουργίες και ομάδα
4myprojects.net→
Τα έγγραφα που συνδέονται με ένα έργο — πρωτόκολλα παραλαβής, αναφορές, αλληλογραφία με τον πελάτη — αρχειοθετούνται στον 4docs και παραμένουν ευρέσιμα μετά το κλείσιμο του έργου, ακόμα κι όταν η ομάδα έχει ήδη αλλάξει.
4softhr.net→
Οι φάκελοι προσωπικού ανήκουν στην περιοχή HR, όμως οι προθεσμίες διατήρησής τους είναι από τις μεγαλύτερες στην εταιρεία. Ο 4docs τους κρατά με τους ίδιους κανόνες διατήρησης με το υπόλοιπο αρχείο, με πρόσβαση περιορισμένη στα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
Υποδομή και επικοινωνία
4notify.net→
Οι ειδοποιήσεις στέλνονται αυτόματα: έγγραφο που έχει κολλήσει στη ροή έγκρισης πέρα από την προθεσμία, λήξη περιόδου διατήρησης, πρόταση απομάκρυνσης που περιμένει έγκριση. Με email ή SMS, προς τον αρμόδιο υπεύθυνο.
4hosting.net→
Το αρχείο λειτουργεί στην υποδομή του οικοσυστήματος, εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με κρυπτογράφηση και ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας. Τα έγγραφα της εταιρείας σας δεν εγκαταλείπουν τη δικαιοδοσία της ΕΕ.
Όλες οι εφαρμογές του οικοσυστήματος 4b2b
Κάθε εφαρμογή καλύπτει μια ξεχωριστή ανάγκη και λειτουργεί και μόνη της. Ανοίξτε όποια θέλετε: