Συχνές ερωτήσεις για τη διαχείριση εγγράφων

Σημαίνει ότι το ηλεκτρονικά αρχειοθετημένο έγγραφο μπορεί να προβληθεί έναντι τρίτου (αρχής, δικαστηρίου, ελεγκτή), επειδή μπορείτε να αποδείξετε ότι δεν έχει αλλάξει από τη στιγμή της αρχειοθέτησης. Στην πράξη απαιτούνται τέσσερα πράγματα: αξιόπιστη ταυτοποίηση του εγγράφου (κρυπτογραφικό αποτύπωμα), ημερομηνία και ώρα αρχειοθέτησης, μεταδεδομένα που περιγράφουν το έγγραφο και αρχείο ενεργειών που δείχνει ποιος έκανε τι. Αν αυτά αρκούν για τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου, να το επαληθεύετε με τον λογιστή ή τον νομικό σας σύμβουλο.

Εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και χρειάζεται προσοχή. Σε πολλές χώρες το ηλεκτρονικό αντίγραφο γίνεται δεκτό, αλλά υπό προϋποθέσεις. Το 4docs αποθηκεύει για κάθε έγγραφο το αποτύπωμα, την ώρα αρχειοθέτησης, τα μεταδεδομένα και το πλήρες αρχείο ενεργειών, όμως δεν αποφασίζει για εσάς ποιο πρωτότυπο επιτρέπεται να καταστραφεί. Όπου το πρωτότυπο πρέπει να διατηρηθεί, προτείνουμε μικτό αρχείο: το χαρτί μένει στον φάκελο και το 4docs δείχνει σε δευτερόλεπτα πού βρίσκεται.

Είναι ο κατάλογος των κατηγοριών εγγράφων που δημιουργεί μια επιχείρηση, με τον χρόνο διατήρησης της καθεμιάς. Οι κανόνες αρχειοθέτησης το ζητούν από όσους δημιουργούν και κατέχουν έγγραφα, και στην πράξη είναι η ραχοκοκαλιά του αρχείου: χωρίς αυτό δεν ξέρετε πόσο καιρό κρατάτε ένα έγγραφο και τι γίνεται μετά.

Όχι. Μετά την αρχειοθέτηση το αρχείο δεν επεξεργάζεται: κάθε διόρθωση γίνεται με νέα έκδοση, συνδεδεμένη με την προηγούμενη, και η αρχική έκδοση μένει στο αρχείο. Κάθε έκδοση έχει δικό της κρυπτογραφικό αποτύπωμα, άρα μπορείτε να ελέγξετε ανά πάσα στιγμή αν ένα αντίγραφο είναι το πρωτότυπο.

Στην υποδομή του οικοσυστήματος 4b2b. Η πρόσβαση προστατεύεται με σύνδεση και με ρόλους και δικαιώματα. Την ακριβή τοποθεσία των διακομιστών και το καθεστώς αντιγράφων ασφαλείας πρέπει να τα ζητήσετε εγγράφως από τον πάροχο.

Όχι. Το 4docs είναι σύστημα διαχείρισης εγγράφων: αρχείο, πρωτόκολλο, εσωτερική ροή, αναζήτηση πλήρους κειμένου και χρόνοι διατήρησης. Τον κύκλο ζωής των συμβάσεων και την ηλεκτρονική υπογραφή καλύπτει χωριστή εφαρμογή του οικοσυστήματος, το 4mycontracts.net, στην οποία παραπέμπουμε.

Κάθε έγγραφο που εισέρχεται ή εξέρχεται από την εταιρεία παίρνει αυτόματα μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου, σε αυστηρά αύξουσα σειρά, μαζί με την ημερομηνία και την ώρα. Ο αριθμός δεν επαναχρησιμοποιείται και δεν παραλείπεται: αν μια καταχώριση ακυρωθεί, παραμένει στο μητρώο.

Ναι, αλλά χειροκίνητα. Το πρωτόκολλο δεν έχει δική του διεύθυνση email και το 4docs δεν λαμβάνει μηνύματα αυτόματα: αποθηκεύετε το μήνυμα ή το συνημμένο ως αρχείο (για παράδειγμα ως εξαγόμενο email), το ανεβάζετε και συμπληρώνετε αριθμό, ημερομηνία και αποστολέα.

Ναι. Το μητρώο εξάγεται σε PDF ή XLSX για οποιαδήποτε περίοδο, φιλτραρισμένο ανά τμήμα, αποστολέα, παραλήπτη ή κατηγορία. Για την εξερχόμενη αλληλογραφία μπορείτε να παράγετε βιβλία παράδοσης με τη λίστα των εγγράφων, τους παραλήπτες και την υπογραφή παραλαβής του courier ή του εξουσιοδοτημένου.

Μόνο χρήστης με τον ρόλο του υπευθύνου πρωτοκόλλου και μόνο με αιτιολογημένη ακύρωση, ποτέ με διαγραφή. Η αιτιολογία, ο συντάκτης και η στιγμή μένουν στο ιστορικό. Οι υπόλοιποι χρήστες μπορούν μόνο να καταχωρίζουν νέα έγγραφα και να βλέπουν όσα δικαιούνται.

Η εσωτερική διαδρομή που ακολουθεί ένα έγγραφο από την παραλαβή έως την εκκαθάριση: ποιος το λαμβάνει, ποιος το ελέγχει, ποιος το εγκρίνει και μέσα σε ποιο χρονικό διάστημα. Τη ροή την ορίζετε μία φορά ανά κατηγορία εγγράφου, για παράδειγμα για έναν εισερχόμενο τιμολόγιο: αποθήκη → λογιστήριο → έγκριση διευθυντή.

Κάθε βήμα έχει προθεσμία. Όταν πλησιάζει η προθεσμία, ο υπεύθυνος παίρνει ειδοποίηση· μετά τη λήξη το έγγραφο εμφανίζεται στη λίστα καθυστερήσεων του συντονιστή, με τον αριθμό των ημερών. Ανά πάσα στιγμή βλέπετε τον χάρτη της ροής και το σημείο όπου βρίσκεται κάθε έγγραφο.

Όχι, και η διάκριση έχει σημασία. Η έγκριση στη ροή είναι εσωτερική ενέργεια που καταγράφεται στο ιστορικό (ταυτοποιημένος χρήστης, ώρα, απόφαση, σημειώσεις) και χρησιμεύει ως απόδειξη του εσωτερικού ελέγχου. Δεν είναι ηλεκτρονική υπογραφή με τη νομική έννοια. Αν το έγγραφο πρέπει να υπογραφεί, αυτό γίνεται στο 4mycontracts.net.

Ναι. Κάθε χρήστης ορίζει αναπληρωτή για μια περίοδο, και τα έγγραφα που θα έφταναν σε αυτόν δρομολογούνται αυτόματα στον αναπληρωτή. Η αντικατάσταση φαίνεται στο ιστορικό: καταγράφεται ότι η έγκριση δόθηκε με αντικατάσταση, από ποιον και για πόσο.

Σε όσα έχουν ψηφιακό κείμενο: για παράδειγμα σε PDF με κείμενο, σε αρχεία DOCX και XLSX και σε εξαγόμενα email. Σε αυτά η αναζήτηση καλύπτει ολόκληρο το κείμενο. Σε σαρωμένες εικόνες χωρίς κείμενο, η αναζήτηση στηρίζεται στα μεταδεδομένα (κατηγορία, ημερομηνία, αριθμός πρωτοκόλλου, αποστολέας) και στην περιγραφή που συμπληρώνετε χειροκίνητα.

Οποιαδήποτε λέξη του κειμένου του εγγράφου, όχι μόνο το όνομα αρχείου: αριθμό τιμολογίου, όνομα προσώπου, ΑΦΜ, ποσό, φράση από έκθεση. Η αναζήτηση συνδυάζει το κείμενο με φίλτρα μεταδεδομένων: κατηγορία, χρονικό διάστημα, τμήμα, εκδότη, αριθμό πρωτοκόλλου.

Όχι. Τα αποτελέσματα φιλτράρονται με βάση τα δικαιώματά σας: έγγραφο που δεν επιτρέπεται να δείτε δεν εμφανίζεται στη λίστα και δεν σημαίνεται με κανέναν τρόπο. Διαφορετικά η αναζήτηση θα αποκάλυπτε την ύπαρξη εμπιστευτικών εγγράφων.

Ναι. Μπορείτε να διορθώσετε χειροκίνητα το κείμενο που χρησιμοποιεί η αναζήτηση, χωρίς να αγγίξετε το αρχικό αρχείο: η διόρθωση αφορά μόνο το επίπεδο αναζήτησης. Το όνομα αρχείου, τα μεταδεδομένα και η χειροκίνητη περιγραφή μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή, και οι αλλαγές καταγράφονται στο ιστορικό.

Ο χρόνος διατήρησης εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και από τους εθνικούς λογιστικούς κανόνες, άρα δεν υπάρχει ένας γενικός αριθμός για κάθε έγγραφο. Το 4docs αναθέτει σε κάθε κατηγορία δικό της χρόνο στο πρόγραμμα τήρησης αρχείου. Τον ακριβή χρόνο να τον επιβεβαιώνετε με τον λογιστή σας πριν από οποιαδήποτε καταστροφή.

Όταν λήξει ο χρόνος διατήρησης ενός εγγράφου, δεν εξαφανίζεται αυτόματα. Μπαίνει σε κατάλογο προτάσεων καταστροφής, τον οποίο ελέγχει και εγκρίνει ο υπεύθυνος του αρχείου. Είναι η ίδια λογική με το παραδοσιακό πρωτόκολλο καταστροφής: την απόφαση παίρνει άνθρωπος, το σύστημα μόνο την προετοιμάζει.

Το δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 GDPR) δεν είναι απόλυτο: δεν ισχύει όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση διατήρησης. Στην πράξη, ένα βιογραφικό που στάλθηκε αυτόβουλα και κρατιέται «για το μέλλον» διαγράφεται κατόπιν αιτήματος, ενώ ένα έγγραφο μισθοδοσίας μένει μέχρι το τέλος της νόμιμης προθεσμίας. Κάθε αίτημα καταγράφεται μαζί με την αιτιολόγηση της απόφασης.

Με χρόνους διατήρησης συνδεδεμένους με κατηγορίες, όχι με μεμονωμένα έγγραφα. Το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του GDPR απαιτεί τα δεδομένα να μη διατηρούνται περισσότερο από όσο χρειάζεται· στην πράξη σημαίνει ότι μπορείτε να δείξετε, για κάθε κατηγορία, πόσο καιρό τη διατηρείτε και γιατί.

Ναι. Μπορείτε να θέσετε κράτηση διατήρησης («νομική δέσμευση») σε ένα έγγραφο ή σε ολόκληρο φάκελο: όσο είναι ενεργή, το έγγραφο δεν μπορεί να προταθεί για καταστροφή, ακόμη και αν ο χρόνος έχει λήξει. Η κράτηση, η αιτιολογία και το πρόσωπο που την όρισε μένουν στο ιστορικό.

Τα δικαιώματα δίνονται ανά ρόλο και ανά κατηγορία εγγράφου, όχι αρχείο προς αρχείο. Ένας λογιστής βλέπει τις οικονομικές κατηγορίες, ένας υπάλληλος προσωπικού τους φακέλους προσωπικού, ένας διευθυντής όλα όσα ανήκουν στο τμήμα του. Επιπλέον μπορείτε να περιορίσετε συγκεκριμένα έγγραφα ξεχωριστά.

Ναι, μέσω ασφαλούς συνδέσμου: ορίζετε ημερομηνία λήξης, αν ο παραλήπτης μπορεί μόνο να δει ή και να κατεβάσει το έγγραφο, και προαιρετικά κωδικό. Μετά τη λήξη ο σύνδεσμος παύει να λειτουργεί, και το ιστορικό κρατά ποιος τον δημιούργησε, σε ποιον στάλθηκε και πόσες φορές ανοίχτηκε.

Τον χρήστη, την ενέργεια (προβολή, λήψη, αλλαγή μεταδεδομένων, κοινοποίηση, διαγραφή), το έγγραφο, την ώρα και τη διεύθυνση IP. Το αρχείο δεν μπορεί να τροποποιηθεί ή να διαγραφεί από τους χρήστες, εξάγεται για έλεγχο και διατηρείται τουλάχιστον όσο υπάρχει το έγγραφο στο οποίο αναφέρεται.

Με την έννοια ότι το 4docs ανήκει στο οικοσύστημα 4b2b: ίδιος λογαριασμός και ίδια δικαιώματα πρόσβασης στις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε. Τα αρχεία από άλλα προγράμματα ανεβαίνουν στο αρχείο χειροκίνητα, ενώ οι συμβάσεις που υπογράφονται στο 4mycontracts.net μπορούν να αρχειοθετηθούν και εδώ.

Ναι. Το πρόγραμμα συνεργατών δίνει μοναδικό κωδικό σύστασης και επαναλαμβανόμενη μηνιαία προμήθεια από τη συνδρομή κάθε εταιρείας που εγγράφεται μέσω σας, για όλη τη διάρκεια της συνδρομής της.

Λογαριασμό και τα έγγραφα που ήδη έχετε: σαρωμένα ή ψηφιακά (PDF, DOCX, XLSX, JPG, εξαγόμενα email). Κατά την ενεργοποίηση στήνουμε μαζί το πρόγραμμα τήρησης αρχείου της εταιρείας (τις κατηγορίες εγγράφων, τον χρόνο διατήρησης της καθεμιάς και την τύχη τους), και μετά φορτώνετε το υλικό.

Σε δύο βήματα. Πρώτα η ψηφιοποίηση: σαρώνετε ανά κατηγορία (εισερχόμενα τιμολόγια, δελτία αποστολής, πρακτικά, αλληλογραφία, φάκελοι προσωπικού), καθαρά και ίσια. Μετά η μεταφόρτωση και η ευρετηρίαση: κατά το ανέβασμα, το 4docs διαβάζει το ψηφιακό κείμενο όπου υπάρχει, προτείνει κατηγορία, ημερομηνία και εκδότη, και ο χρήστης επιβεβαιώνει. Οι σαρωμένες εικόνες αναζητούνται με βάση τα μεταδεδομένα, τα αρχεία με ψηφιακό κείμενο και με βάση ολόκληρο το κείμενό τους.

Μία μηνιαία ή ετήσια συνδρομή σε ευρώ, ανάλογα με τον χώρο αρχείου, τον αριθμό των χρηστών και τον όγκο των αποθηκευμένων σελίδων. Δεν πληρώνετε ανά μεταφορτωμένο έγγραφο, ανά αναζήτηση ή ανά έγγραφο που στέλνεται στη ροή. Η πληρωμή γίνεται με κάρτα ή με τραπεζική μεταφορά έναντι προτιμολογίου.

Ναι, οποτεδήποτε. Όταν αναβαθμίζετε, η υπολειπόμενη αξία της τρέχουσας συνδρομής συμψηφίζεται αναλογικά, ανά ημέρα. Όταν υποβαθμίζετε, η αλλαγή ισχύει από την επόμενη περίοδο, ώστε η πρόσβαση που έχετε πληρώσει να διατηρείται έως το τέλος της.

Εξάγουμε ολόκληρο το αρχείο: τα αρχικά αρχεία και έναν κατάλογο ανοιχτής μορφής (CSV/XML) με όλα τα μεταδεδομένα (κατηγορία, αριθμό πρωτοκόλλου, ημερομηνία, εκδότη, χρόνο διατήρησης), ώστε να μπορείτε να ανασυστήσετε το αρχείο σε άλλο σύστημα. Η πρόσβαση παραμένει έως το τέλος της περιόδου που έχετε πληρώσει.