Arhiva de firmă, ținută ca la carte: fiecare document înregistrat, indexat, găsibil în câteva secunde, păstrat exact cât cere legea și eliminat la termen, cu aprobare și jurnal.
4docs este un sistem de management al documentelor construit pentru felul în care lucrează efectiv o firmă din România. Am pornit de la o observație simplă: documentele unei companii nu se pierd pentru că nu există, ci pentru că nimeni nu mai știe unde sunt și cât timp trebuie ținute. Facturi primite, avize de însoțire, procese-verbale, decizii interne, corespondență cu autoritățile, dosare de personal, autorizații, rapoarte — toate ajung în bibliorafturi, pe servere de fișiere sau în căsuțe de e-mail, fiecare cu propria logică. 4docs le aduce într-un singur loc: le înregistrezi în registratură cu număr unic și dată, le trimiți pe un circuit intern de avizare cu termene, le cauți full-text prin OCR, le ții cât prevăd Legea 16/1996 și Legea contabilității nr. 82/1991 și le elimini la termen, conform principiului limitării stocării din GDPR. Ce nu facem: nu gestionăm ciclul de viață al contractelor și nu emitem semnături electronice — pentru contracte și semnare digitală există 4mycontracts.net, o aplicație separată din același ecosistem; documentul semnat acolo se arhivează aici.
O arhivă electronică fără nomenclator arhivistic este un folder mai mare, nimic altceva. De aceea prima etapă a oricărei implementări este lista categoriilor de documente ale firmei, fiecare cu termenul ei de păstrare. Din acel moment, tot restul — numerotarea din registratură, circuitul de avizare, propunerile de eliminare — se aplică automat.
Fiecare document arhivat are amprentă criptografică, marcaj temporal și versiuni imutabile; fiecare vizualizare, descărcare sau partajare intră într-un jurnal pe care utilizatorii nu îl pot edita. Când vine un control sau un audit, nu explici cum ar trebui să funcționeze arhiva — o arăți.
Nu spunem că digitalul înlocuiește automat orice original pe hârtie. Regimul juridic al arhivei electronice, reglementat de Legea 135/2007, presupune și un administrator de arhivă electronică acreditat. 4docs pregătește documentele pentru acest regim — metadate, amprentă, jurnal — dar îți spunem deschis unde se oprește responsabilitatea platformei și unde începe a ta.
În spatele 4docs stă o echipă mixtă de arhiviști, specialiști în protecția datelor și ingineri software, cu sediul în București. Fiecare cont primește un punct de contact dedicat pentru configurarea nomenclatorului arhivistic, a registrelor de intrări-ieșiri, a circuitelor de avizare pe departamente și pentru importul arhivei existente — inclusiv al celei scanate din bibliorafturi.
Documentele sunt stocate criptat, pe infrastructură din Uniunea Europeană, cu copii de siguranță zilnice și fără transfer în afara UE. Accesul se dă pe rol și pe categorie de document, iar jurnalul de acces este needitabil și exportabil pentru audit. Termenele legale de păstrare — regula de 10 ani pentru registrele și documentele justificative din Legea 82/1991, cei 50 de ani pentru statele de salarii, termenele reduse prevăzute de OMFP 2634/2015 pentru o parte dintre documentele financiar-contabile — sunt atașate categoriilor, nu ținute minte de cineva. Ștergerea la expirare trece obligatoriu printr-o aprobare, iar cererile de ștergere întemeiate pe art. 17 din GDPR se tratează cu verificarea prealabilă a obligațiilor legale de păstrare.
4docs nu este o aplicație izolată. Face parte din ecosistemul 4b2b: un singur cont, aceleași drepturi de acces și o singură factură pentru toate aplicațiile de business pe care le folosești. Documentele produse în celelalte aplicații ale ecosistemului pot ajunge direct în arhivă, cu categoria și termenul de păstrare aplicate automat. Pentru contracte și semnare digitală, ecosistemul are o aplicație dedicată — 4mycontracts.net.
Configurăm nomenclatorul arhivistic al firmei, deschidem registrele de intrări-ieșiri, definim circuitele de avizare pe departamente și importăm documentele pe care le ai deja. Punctul tău de contact îți răspunde în prima zi lucrătoare.
