Come organizzi il circuito documentale in un'azienda?
Un buon circuito ha tre elementi: documento registrato, passaggi chiari e un termine per ogni passaggio.
Risposta breve
- Parti dal documento registrato: senza numero di protocollo non esiste circuito.
- Definisci i passaggi — chi riceve, chi valuta, chi approva, chi archivia.
- Ogni passaggio ha un termine e un responsabile nominale, non un intero reparto.
- Alla fine, il documento entra in archivio, con tutta la cronologia delle approvazioni.
Cosa dice la legge (in breve)
- Nessuna norma impone un circuito di approvazione tipo: quello che conta è la tracciabilità, sapere chi ha approvato che cosa e quando, se il documento dovrà valere come prova.
- La cronologia delle approvazioni entra nel pacchetto di versamento: le Linee guida AgID chiedono che i metadati accompagnino l'oggetto per tutta la conservazione.
- Regolamento (UE) 2016/679, artt. 5 e 32: l'accesso lungo il circuito viene concesso solo alle persone coinvolte in quel passaggio, non a tutta l'azienda.
- I documenti contabili che passano nel circuito restano poi soggetti ai dieci anni dell'art. 2220 c.c. e alla conservazione fino agli accertamenti dell'art. 22 del DPR 600/1973.
Esempi pratici
- Fattura ricevuta: registro di protocollo → verifica del responsabile acquisti → approvazione del pagamento → archivio, con un termine totale di 5 giorni lavorativi.
- Richiesta di ferie: responsabile diretto (1 giorno) → risorse umane (1 giorno) → fascicolo del personale.
- Decisione interna: redazione → parere legale (2 giorni) → approvazione dell'amministratore → comunicazione ai reparti.
- Un documento di trasporto arriva contemporaneamente al magazzino e agli acquisti, su due rami paralleli del circuito.
Errori frequenti
- Il circuito vive via e-mail, quindi nessuno sa presso chi si trova il documento.
- I passaggi non hanno un termine e i documenti restano bloccati per settimane intere.
- L'approvazione viene richiesta a un gruppo, non a una persona, e la responsabilità diventa diffusa.
- Il documento approvato resta sulla scrivania di una persona e non arriva mai in archivio.
- Non esiste alcuna delega durante le ferie, quindi il circuito si blocca.
Come ti aiuta 4docs
- Circuiti configurabili per tipo di documento, con passaggi sequenziali o paralleli.
- Termine e avviso per ogni passaggio, più un report con i documenti in ritardo.
- Delega a un sostituto in assenza del responsabile, con ogni decisione registrata a nome del sostituto.
- Archiviazione al termine del circuito, con la cronologia delle approvazioni allegata al documento.
Se il documento che circola è un contratto che deve anche essere firmato digitalmente, usa il prodotto dedicato dell'ecosistema: 4mycontracts.net