Come organizzi il registro di protocollo elettronico dell'azienda?
Il registro di protocollo elettronico è la porta d'ingresso dei documenti in azienda e il primo passo verso l'archivio.
Risposta breve
- Stabilisci un unico registro di entrata e uscita per tutta l'azienda.
- Ogni documento ricevuto o inviato riceve un numero di protocollo univoco, in ordine cronologico.
- Il numero viene assegnato automaticamente al momento della registrazione e non può più essere modificato in seguito.
- Il documento registrato viene assegnato a una persona responsabile, con un termine di risposta.
- Alla fine del circuito, il documento passa in archivio, con tutta la sua cronologia.
Cosa dice la legge (in breve)
- Il protocollo informatico è obbligatorio per le pubbliche amministrazioni (DPR 445/2000): un'azienda privata non vi è tenuta, ma ne adotta il modello perché dà ordine progressivo e data certa di ricezione.
- L'art. 53 del DPR 445/2000 fissa gli elementi minimi della registrazione — numero progressivo, data, mittente o destinatario, oggetto, impronta del documento informatico — ed è la traccia che conviene replicare anche in azienda.
- Le Linee guida AgID legano la registrazione ai metadati obbligatori del documento informatico: identificativo univoco, data di formazione, soggetti coinvolti.
- Regolamento (UE) 2016/679, artt. 5 e 32: il registro contiene dati personali (nome, recapiti, in alcuni casi il codice fiscale), quindi l'accesso è limitato in base al ruolo.
Esempi pratici
- Una lettera ricevuta da un'autorità il 3 marzo riceve il numero 412/03.03.2026 ed è assegnata lo stesso giorno.
- Un'azienda con tre unità locali usa un unico registro, ma con serie di numeri distinte per unità locale.
- Una distinta di spedizione raggruppa 18 buste inviate lo stesso giorno e viene allegata al registro.
- Una richiesta con termine di risposta di 30 giorni riceve un avviso automatico al venticinquesimo giorno.
Errori frequenti
- Ogni reparto tiene il proprio registro in un foglio di calcolo, il che produce numeri duplicati.
- I numeri vengono assegnati in anticipo e lasciano vuoti impossibili da giustificare in un controllo.
- I documenti ricevuti in formato elettronico non vengono registrati affatto.
- Il registro non mostra chi ha ritirato il documento e in quale data.
- Il registro è visibile a tutta l'azienda, pur contenendo dati personali.
Come ti aiuta 4docs
- Il numero di protocollo viene assegnato automaticamente, senza vuoti e senza duplicati.
- Entrate e uscite risiedono nello stesso registro, filtrabile per anno, reparto o mittente.
- Le distinte di spedizione si generano da una selezione di documenti.
- Il documento registrato entra direttamente nel circuito interno di approvazione.