Cum organizezi registratura electronică a firmei? Pași concreți

Cum organizezi registratura electronică a firmei?

Registratura electronică este poarta de intrare a documentelor în firmă și primul pas către arhivă.

Răspuns scurt

Stabilești un singur registru de intrări și ieșiri pentru toată firma.
Fiecare document primit sau expediat primește un număr de înregistrare unic, în ordine cronologică.
Numărul se alocă automat în momentul înregistrării și nu mai poate fi modificat ulterior.
Documentul înregistrat se repartizează unei persoane responsabile, cu termen de răspuns.
La finalul circuitului, documentul trece în arhivă, cu tot istoricul lui.

Legea 16/1996 cere evidența documentelor la nivelul creatorului: registratura este prima verigă a acestei evidențe.
Legea 135/2007 permite ca documentul înregistrat să fie păstrat în formă electronică, cu respectarea condițiilor din lege.
Regulamentul (UE) 2016/679: registrul conține date personale (nume, adrese, CNP în unele cazuri), deci accesul se limitează pe rol.
Documentele financiar-contabile care trec prin registratură rămân sub termenele din Legea 82/1991 și OMFP 2634/2015.

O adresă primită de la o autoritate pe 3 martie primește numărul 412/03.03.2026 și este repartizată în aceeași zi.
O firmă cu trei puncte de lucru folosește un singur registru, dar cu serii distincte pe punct de lucru.
Un borderou de expediere grupează 18 plicuri trimise în aceeași zi și se atașează la registru.
O solicitare cu termen de răspuns de 30 de zile primește alertă automată la 25 de zile.

Fiecare departament ține propriul registru în foaie de calcul, ceea ce produce numere duplicate.
Numerele se alocă în avans și rămân goluri imposibil de justificat la control.
Documentele primite în format electronic nu se înregistrează deloc.
Registrul nu arată cine a preluat documentul și la ce dată.
Registrul este vizibil pentru toată firma, deși conține date personale.

Numărul de înregistrare se alocă automat, fără goluri și fără duplicate.
Intrările și ieșirile stau în același registru, filtrabil pe an, departament sau expeditor.
Borderourile de expediere se generează dintr-o selecție de documente.
Documentul înregistrat intră direct pe circuitul intern de avizare.