Cât timp se păstrează documentele contabile?
Termenul de păstrare se stabilește pe tip de document și se trece în nomenclatorul arhivistic al firmei.
Răspuns scurt
- Registrele și documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, 10 ani de la încheierea exercițiului financiar (Legea 82/1991).
- Statele de salarii se păstrează 50 de ani, pentru că servesc la stabilirea drepturilor de pensie.
- Pentru o parte dintre documentele financiar-contabile termenul este de 5 ani (OMFP 2634/2015).
- Termenul curge de la închiderea exercițiului financiar, nu de la data de pe document.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 82/1991 a contabilității: 10 ani pentru registre și documente justificative, 50 de ani pentru statele de salarii.
- OMFP 2634/2015: pentru o parte dintre documentele financiar-contabile termenul de păstrare este de 5 ani.
- Legea 16/1996: firma își întocmește nomenclatorul arhivistic, adică lista tipurilor de documente cu termenul fiecăruia.
- Regulamentul (UE) 2016/679, art. 5(1)(e): după expirarea termenului legal, datele personale nu se mai păstrează „pentru orice eventualitate".
- Termenele se pot modifica prin acte normative ulterioare, iar unele documente au reguli speciale — confirmă lista finală cu expertul contabil al firmei.
Termene de păstrare pe tip de document
| Tip de document | Termen de păstrare | Bază legală |
|---|---|---|
| Registre contabile și documente justificative | 10 ani de la încheierea exercițiului financiar | Legea 82/1991 |
| State de salarii | 50 de ani | Legea 82/1991 |
| O parte dintre documentele financiar-contabile | 5 ani de la încheierea exercițiului financiar | OMFP 2634/2015 |
| Lista tipurilor de documente cu termenul fiecăruia | se întocmește și se actualizează de firmă | Legea 16/1996 (nomenclator arhivistic) |
Exemple practice
- Registrul-jurnal aferent exercițiului 2026 se păstrează, ca regulă generală, până la finalul anului 2036.
- Statul de salarii din ianuarie 2026 rămâne în arhivă până în 2076, chiar dacă firma se reorganizează între timp.
- Un document justificativ cu termen de 5 ani, emis în martie 2026, poate fi eliminat abia după 31 decembrie 2031.
- La un control, inspectorul cere documentul din 2018: dacă termenul este de 10 ani, firma trebuie să îl prezinte până în 2028.
Greșeli frecvente
- Se aplică un singur termen, „10 ani", tuturor tipurilor de documente.
- Statele de salarii sunt distruse odată cu restul dosarului de personal, deși au termen de 50 de ani.
- Documentele se păstrează la nesfârșit: nu este prudență, ci risc de neconformitate cu GDPR.
- Termenul se calculează de la data documentului, nu de la închiderea exercițiului financiar.
- Nomenclatorul arhivistic nu este actualizat de ani buni, deși firma a adăugat tipuri noi de documente.
Cum te ajută 4docs
- Nomenclator cu termen de păstrare configurat pe fiecare tip de document.
- Data de expirare se calculează automat de la închiderea exercițiului financiar.
- Primești alertă când un dosar intră în luna în care poate fi eliminat.
- Documentele scoase din arhivă rămân consemnate într-un registru al eliminărilor.