Was ist die elektronische Archivierung von Dokumenten?
Die elektronische Archivierung ist die organisierte, revisionssichere Aufbewahrung der Unternehmensdokumente in digitaler Form.
Kurze Antwort
- Elektronische Archivierung bedeutet, die Dokumente des Unternehmens in digitaler Form aufzubewahren, strukturiert und mit einer für jeden Typ festgelegten Aufbewahrungsfrist.
- Das ist nicht dasselbe wie „ich scanne und lege die Dateien in einen Ordner": Ein echtes Archiv hat einen Aktenplan, einen durchsuchbaren Index und eine lückenlose Zugriffshistorie.
- Das digitale Format ändert die gesetzlichen Fristen nicht — diese werden pro Dokumenttyp berechnet, nicht pro Trägermedium.
- Der Rahmen in Deutschland sind die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) zusammen mit den Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO und § 257 HGB.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) verlangen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit — sowie eine Verfahrensdokumentation für jedes eingesetzte System.
- § 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für die übrigen Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe.
- § 257 Abs. 4 HGB spiegelt diese Fristen handelsrechtlich; § 14b Abs. 1 UStG verlangt die Aufbewahrung von Rechnungen für 8 Jahre.
- Für das ersetzende Scannen gibt die BSI TR-03138 (RESISCAN) den Ablauf vor, für die beweiswerterhaltende Aufbewahrung die BSI TR-03125 (TR-ESOR).
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5 Abs. 1 lit. e: personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck erforderlich ist — festgehalten in einem dokumentierten Löschkonzept.
Praktische Beispiele
- Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern scannt 12 Aktenordner mit internen Entscheidungen, indexiert sie nach Jahr und Abteilung und gibt drei Lagerregale frei.
- Eine elektronisch eingegangene Rechnung wird im Originalformat digital aufbewahrt und nicht mehr ausgedruckt — der Papierausdruck allein wäre nach den GoBD keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
- Die Personalakte eines Mitarbeiters wird bei dessen Ausscheiden geschlossen, das Lohnkonto bleibt jedoch bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung erhalten (§ 41 Abs. 1 EStG).
- Eine 2019 ausgestellte Betriebsgenehmigung ist 2026 in derselben Form auffindbar, mit ihrer vollständigen Zugriffshistorie.
Häufige Fehler
- Das Archiv ist in Wirklichkeit ein Netzlaufwerk: ohne Aktenplan, ohne Index, ohne Fristen.
- Dokumente werden ohne OCR gescannt, sie existieren also im Archiv, können aber nicht anhand ihres Inhalts gefunden werden.
- Gelöscht wird, „wenn die Festplatte voll ist", statt nach einem dokumentierten Löschkonzept.
- Niemand kann sagen, wer ein Dokument geöffnet oder heruntergeladen hat und wann — genau die Nachvollziehbarkeit, die die GoBD fordern.
- Das Papier wird vernichtet, ohne dass eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorliegt.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Sie strukturieren das Archiv nach Aktenplan, Sachgruppe und Dokumenttyp, genau wie in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
- Jede Datei erhält eine Aufbewahrungsfrist und ein automatisch berechnetes Ablaufdatum.
- Sie suchen im Inhalt der gescannten Dokumente, nicht nur im Dateinamen.
- Das Zugriffsprotokoll zeigt, wer jedes Dokument angesehen, heruntergeladen oder freigegeben hat.
Der Vertragslebenszyklus und die digitale Signatur sind nicht Teil von 4docs. Für Verträge und digitale Signatur gibt es ein dediziertes Produkt im Ökosystem: 4mycontracts.net