Comment organiser le registre électronique de l'entreprise ?
Le registre électronique est la porte d'entrée des documents dans l'entreprise et la première étape vers l'archive.
Réponse courte
- Vous mettez en place un registre unique d'entrée-sortie pour toute l'entreprise.
- Chaque document reçu ou expédié reçoit un numéro d'enregistrement unique, dans l'ordre chronologique.
- Le numéro est attribué automatiquement au moment de l'enregistrement et ne peut plus être modifié par la suite.
- Le document enregistré est confié à une personne responsable, avec un délai de réponse.
- À la fin du circuit, le document passe dans l'archive, avec tout son historique.
Ce que dit la loi (en bref)
- Aucun texte n'impose de registre du courrier à une entreprise privée : sa valeur est probatoire. Il fixe la date de réception, qui fait courir la plupart des délais de réponse et de recours.
- La norme NF Z42-013 demande que chaque document versé au SAE arrive avec ses métadonnées de capture — date, origine, identifiant unique. C'est exactement ce que produit le registre.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5 et 32 : le registre contient des données personnelles (noms, coordonnées, parfois données contractuelles), l'accès est donc limité selon le rôle.
- Les pièces comptables qui passent par le registre restent soumises aux 10 ans de l'article L123-22 du code de commerce et aux 6 ans de l'article L102 B du livre des procédures fiscales.
Exemples pratiques
- Un courrier reçu d'une autorité le 3 mars reçoit le numéro 412/03.03.2026 et est attribué le jour même.
- Une entreprise avec trois établissements utilise un registre unique, mais avec des séries de numéros distinctes par établissement.
- Un bordereau d'expédition regroupe 18 plis envoyés le même jour et est joint au registre.
- Une demande avec un délai de réponse de 30 jours reçoit une alerte automatique au bout de 25 jours.
Erreurs fréquentes
- Chaque service tient son propre registre dans un tableur, ce qui produit des numéros en double.
- Les numéros sont attribués à l'avance et laissent des trous impossibles à justifier lors d'un contrôle.
- Les documents reçus sous forme électronique ne sont pas enregistrés du tout.
- Le registre n'indique pas qui a pris en charge le document ni à quelle date.
- Le registre est visible pour toute l'entreprise, alors qu'il contient des données personnelles.
Comment 4docs vous aide
- Le numéro d'enregistrement est attribué automatiquement, sans trou et sans doublon.
- Les entrées et les sorties se trouvent dans le même registre, filtrable par année, service ou expéditeur.
- Les bordereaux d'expédition sont générés à partir d'une sélection de documents.
- Le document enregistré entre directement dans le circuit interne de validation.