Hoe richt je de documentstroom in je bedrijf in?
Een goede documentstroom heeft drie onderdelen: een geregistreerd document, duidelijke stappen en een termijn per stap.
Kort antwoord
- Begin bij het geregistreerde document: zonder postnummer geen stroom.
- Leg de stappen vast: wie ontvangt, wie beoordeelt, wie keurt goed, wie archiveert.
- Elke stap heeft een termijn en één verantwoordelijke met naam, niet een hele afdeling.
- Aan het eind gaat het document naar het archief, met de volledige goedkeuringshistorie.
Wat zegt de wet (in het kort)
- Geen wet schrijft een bedrijf een bepaalde goedkeuringsroute voor; het gaat om traceerbaarheid: wie heeft wat goedgekeurd en wanneer, als het document later als bewijs moet dienen.
- De goedkeuringshistorie hoort bij het dossier en wordt er de hele bewaartermijn mee bewaard.
- AVG, art. 5 en 32: tijdens de stroom krijgen alleen de mensen die bij een stap betrokken zijn toegang, niet het hele bedrijf.
- Facturen en andere stukken die door de stroom gaan, vallen daarna onder de zeven jaar van art. 52 AWR en art. 2:10 BW.
Praktijkvoorbeelden
- Inkoopfactuur: postregistratie → controle door de inkoper → betaalakkoord → archief, binnen 5 werkdagen in totaal.
- Verlofaanvraag: leidinggevende (1 dag) → HR (1 dag) → personeelsdossier.
- Directiebesluit: opstellen → juridisch advies (2 dagen) → akkoord van de directie → communicatie aan de afdelingen.
- Een pakbon gaat tegelijk naar het magazijn en naar inkoop, via twee parallelle takken.
Veelgemaakte fouten
- De stroom loopt via e-mail en niemand weet bij wie het document ligt.
- Stappen hebben geen termijn en documenten blijven weken liggen.
- Goedkeuring wordt aan een groep gevraagd in plaats van aan één persoon, en de verantwoordelijkheid verwatert.
- Het goedgekeurde document blijft op het bureau van één persoon liggen en komt nooit in het archief.
- Er is geen vervanging tijdens vakanties, dus de stroom valt stil.
Hoe 4docs helpt
- Routes per documentsoort in te stellen, met opeenvolgende of parallelle stappen.
- Termijn en herinnering bij elke stap, plus een overzicht van te laat afgehandelde documenten.
- Vervanging bij afwezigheid van de verantwoordelijke, met vastlegging van de beslissingen van de vervanger.
- Archiveren na afloop van de route, met de goedkeuringshistorie bij het document.
Is het document in de stroom een contract dat ook elektronisch ondertekend moet worden? Gebruik dan het aparte product in het ecosysteem: 4mycontracts.net