Wat is elektronisch archiveren van documenten?
Elektronisch archiveren is het geordend en digitaal bewaren van bedrijfsdocumenten gedurende de wettelijke bewaartermijn.
Kort antwoord
- Elektronisch archiveren betekent dat je de documenten van je bedrijf digitaal bewaart, in een vaste structuur en met een bewaartermijn per documentsoort.
- Het is niet hetzelfde als "scannen en in een gedeelde map zetten": een echt archief heeft een archiefplan, een inventaris en een overzicht van wie wat heeft ingezien.
- De digitale vorm verandert de wettelijke termijnen niet: die hangen af van de documentsoort, niet van de drager.
- In Nederland is de basis de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR) en de administratieplicht van art. 2:10 BW, binnen de grenzen van de AVG.
Wat zegt de wet (in het kort)
- Burgerlijk Wetboek, art. 2:10: het bestuur bewaart de administratie zeven jaar en mag de gegevens naar een andere gegevensdrager overbrengen, met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten.
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52: de administratie die voor de belastingheffing van belang is, wordt zeven jaar bewaard en moet binnen redelijke termijn controleerbaar zijn.
- Verordening (EU) 910/2014 (eIDAS), art. 46: een document mag niet als bewijs worden geweigerd alleen omdat het elektronisch is.
- Verordening (EU) 2016/679 (AVG), art. 5 lid 1 onder e: persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
Praktijkvoorbeelden
- Een bedrijf met 40 medewerkers scant 12 ordners met directiebesluiten, ordent ze per jaar en afdeling en maakt drie archiefkasten vrij.
- Een digitaal ontvangen pakbon wordt direct digitaal geregistreerd met een registratienummer en niet meer geprint.
- Het personeelsdossier wordt gesloten bij uitdiensttreding, maar de loonadministratie valt nog zeven jaar onder de fiscale bewaarplicht.
- Een omgevingsvergunning uit 2019 is in 2026 in dezelfde vorm terug te vinden, met de volledige toegangshistorie.
Veelgemaakte fouten
- Het "archief" is in werkelijkheid een gedeelde map: geen archiefplan, geen inventaris, geen termijnen.
- Documenten worden zonder OCR gescand: ze staan in het archief, maar zijn op inhoud niet te vinden.
- Er wordt verwijderd "als de schijf vol is", niet als de wettelijke termijn verstrijkt.
- Niemand kan zeggen wie een document heeft geopend of gedownload, en wanneer.
- Papier wordt vernietigd zonder te controleren of voor die documentsoort het origineel bewaard moet blijven.
Hoe 4docs helpt
- Je deelt het archief in naar archiefplan, dossier en documentsoort, net als in de interne archiefregels van je bedrijf.
- Elk bestand krijgt een bewaartermijn en een automatisch berekende vervaldatum.
- Je zoekt in de inhoud van gescande documenten, niet alleen in de bestandsnaam.
- Het toegangslog laat zien wie elk document heeft bekeken, gedownload of gedeeld.
Contractbeheer en elektronisch ondertekenen horen niet bij 4docs. Voor contracten en ondertekening is er een apart product in het ecosysteem: 4mycontracts.net