Hoe lang moet je de administratie bewaren?
De bewaartermijn leg je per documentsoort vast, in het archiefplan en het bewaarbeleid van je bedrijf.
Kort antwoord
- De basisregel is zeven jaar: zowel de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) als de administratieplicht van art. 2:10 BW.
- Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn: art. 34a Wet OB 1968 vraagt negen jaar na het jaar van ingebruikname, in de praktijk tien jaar.
- Na afloop van de termijn verlopen de fiscale en civiele plicht, maar de AVG vraagt dan om persoonsgegevens te verwijderen.
- De termijn geldt voor papier en digitaal gelijk: overzetten naar een andere drager mag, behalve voor de balans en de staat van baten en lasten.
Wat zegt de wet (in het kort)
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52: de administratie en de daartoe behorende gegevensdragers worden zeven jaar bewaard.
- Burgerlijk Wetboek, art. 2:10: het bestuur bewaart de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar; de balans en de staat van baten en lasten blijven in de oorspronkelijke vorm.
- Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a: gegevens over onroerende zaken worden bewaard tot negen jaar na het jaar waarin het goed in gebruik is genomen — de herzieningstermijn van de btw-aftrek, in de praktijk tien jaar.
- AVG, art. 5 lid 1 onder e: na de wettelijke termijn worden persoonsgegevens niet "voor de zekerheid" bewaard.
- Voor specifieke stukken (bijvoorbeeld loonheffingen of een kopie van het identiteitsbewijs) gelden eigen regels: stem de definitieve lijst af met je accountant of administratiekantoor.
Bewaartermijnen per documentsoort
| Documentsoort | Bewaartermijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Administratie: grootboek, facturen, bankafschriften, correspondentie | 7 jaar | Art. 52 AWR en art. 2:10 BW |
| Gegevens over onroerende zaken (btw) | 10 jaar (9 jaar na het jaar van ingebruikname) | Art. 34a Wet OB 1968 |
| Balans en staat van baten en lasten | 7 jaar, in de oorspronkelijke vorm | Art. 2:10 BW |
| Persoonsgegevens na afloop van het doel | verwijderen, tenzij een wettelijke plicht langer bewaren eist | Art. 5 lid 1 onder e AVG |
Praktijkvoorbeelden
- Het grootboek over boekjaar 2026 bewaar je tot en met 2033.
- Facturen voor de verbouwing van het eigen bedrijfspand vallen onder de tien jaar voor onroerende zaken, niet onder de gewone zeven.
- De loonadministratie van een medewerker die in 2026 vertrekt, blijft onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar vallen.
- Bij een boekenonderzoek vraagt de Belastingdienst een stuk uit 2020 op: binnen de zeven jaar moet je het binnen redelijke termijn kunnen tonen.
Veelgemaakte fouten
- Alles valt onder één termijn van "zeven jaar", terwijl onroerende zaken tien jaar vragen.
- Personeelsstukken worden samen met het hele dossier vernietigd, zonder rekening te houden met hun eigen termijnen.
- Alles wordt eeuwig bewaard: dat is geen voorzichtigheid, maar een AVG-risico.
- De termijn wordt gerekend vanaf de datum van het document in plaats van vanaf het einde van het boekjaar.
- Het archiefplan is al jaren niet bijgewerkt, terwijl er nieuwe documentsoorten zijn bijgekomen.
Hoe 4docs helpt
- Archiefplan met een bewaartermijn per documentsoort.
- De vervaldatum wordt automatisch berekend vanaf de referentiedatum die jij kiest.
- Je krijgt een melding zodra een dossier de maand ingaat waarin het vernietigd mag worden.
- Verwijderde documenten worden vastgelegd in een vernietigingsregister.