Ce înseamnă arhivare cu valoare legală?
Un document păstrat digital are valoare doar dacă poți dovedi că nu a fost modificat după înregistrare.
Răspuns scurt
- Arhivarea cu valoare legală înseamnă că documentul păstrat digital poate fi folosit ca probă, la fel ca originalul.
- Cadrul de referință în România este Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
- Condițiile de bază sunt integritatea documentului, identificarea sursei, evidența accesului și păstrarea pe toată durata termenului legal.
- Legea prevede și rolul de administrator de arhivă electronică, pentru situațiile în care este cerut expres.
Formularea prudentă este importantă: verifică pentru fiecare tip de document dacă legea impune păstrarea originalului pe hârtie sau depunerea la un administrator de arhivă electronică.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 135/2007 (republicată) stabilește regimul documentului arhivat în formă electronică și rolul administratorului de arhivă electronică.
- Legea 16/1996 impune obligațiile creatorului de documente indiferent de suportul folosit.
- Legea 82/1991 și OMFP 2634/2015 fixează termenele pentru documentele financiar-contabile, care trebuie respectate și în arhiva digitală.
- Regulamentul (UE) 2016/679, art. 5(1)(e): păstrarea rămâne limitată la scopul declarat, chiar dacă documentul are valoare probatorie.
Exemple practice
- Un proces-verbal de recepție scanat rămâne probă utilă doar dacă poți arăta că fișierul nu a fost înlocuit după înregistrare.
- Într-un litigiu, prima întrebare practică este „cine a avut acces la document și când" — răspunsul vine din jurnalul de acces.
- O decizie internă aprobată în 2019 trebuie regăsită în 2026 în exact aceeași formă, cu istoricul avizărilor atașat.
- O autorizație cu termen de valabilitate expirat rămâne în arhivă până la împlinirea termenului de păstrare, nu se șterge la expirare.
Greșeli frecvente
- Se confundă „scanat" cu „arhivat cu valoare legală".
- Documentul stă într-un folder în care oricine poate suprascrie fișierul cu o versiune nouă.
- Se distruge originalul pe hârtie fără verificarea prealabilă a regulilor pentru acel tip de document.
- Nu există niciun jurnal care să arate istoricul documentului.
- Copia de siguranță se ține pe același server ca arhiva.
Cum te ajută 4docs
- Versiunea înregistrată se blochează: modificările ulterioare devin versiuni noi, nu suprascriu originalul.
- Jurnal de acces complet, exportabil pentru control sau litigiu.
- Structură pe fond și inventar, conform nomenclatorului arhivistic.
- Export al dosarului complet, cu documente și istoric, într-o singură arhivă.
Semnarea electronică în sensul Regulamentului eIDAS 910/2014 nu este o funcție 4docs. Pentru contracte și semnare digitală folosește produsul dedicat: 4mycontracts.net