Termenele legale de păstrare, pe scurt
Punctul de plecare este legea contabilității (Legea 82/1991), care prevede, ca regulă, păstrarea registrelor și a documentelor justificative timp de 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, iar a statelor de salarii timp de 50 de ani, tocmai pentru că din ele se reconstituie vechimea în muncă. Pentru o parte dintre documentele financiar-contabile, reglementarea prevede un termen mai scurt, de 5 ani (OMFP 2634/2015). Restul categoriilor — corespondență, note interne, documentație tehnică, dosare de personal — își primesc termenele prin nomenclatorul arhivistic al firmei, întocmit în logica Legii 16/1996. Nu încerca să reții aceste termene pe de rost: scrie-le o singură dată în nomenclator și lasă platforma să le aplice.
Ce cere GDPR peste termenele din legislația arhivistică
Regulamentul (UE) 2016/679 adaugă un principiu care se aplică peste toate celelalte: limitarea stocării, prevăzută la art. 5 alin. (1) lit. (e). Datele personale se păstrează într-o formă care permite identificarea persoanelor doar pe durata necesară scopului pentru care sunt prelucrate. Dreptul la ștergere, prevăzut la art. 17, dă persoanei vizate posibilitatea de a cere eliminarea datelor sale — dar acest drept nu este absolut: el cedează, printre altele, în fața obligațiilor legale de păstrare. Practic, dacă un fost angajat cere ștergerea, statul de salarii nu se poate șterge, pentru că legea impune păstrarea lui. 4docs.net marchează explicit aceste situații, ca răspunsul tău să fie corect, nu improvizat.
Cum arată, în platformă, ștergerea la termen
Ștergerea automată, fără control, este o idee proastă: o regulă greșit configurată poate elimina o categorie întreagă. De aceea fluxul are întotdeauna un om în el. Cu un interval configurabil înainte de expirare, platforma generează o listă de propuneri: ce documente ajung la termen, din ce categorie, pe ce temei. Responsabilul revizuiește lista, exclude ce trebuie păstrat mai departe (de exemplu, un dosar implicat într-un litigiu) și aprobă restul. Eliminarea produce un proces-verbal cu ce s-a eliminat și în baza cărei reguli, iar jurnalul păstrează urma. Documentul dispare, dovada că a fost eliminat corect rămâne.
Cererile persoanelor vizate, ținute într-un singur loc
O cerere de acces sau de ștergere primită prin e-mail și rezolvată din memorie este cel mai frecvent punct de eșec al conformității. În platformă, cererea se înregistrează ca atare: cine a formulat-o, ce solicită, când a fost primită și până când trebuie răspuns. Căutarea în arhivă îți arată unde apar datele persoanei respective, inclusiv în documentele scanate, prin OCR. Răspunsul se consemnează împreună cu documentele care l-au fundamentat. La un control, nu mai trebuie să reconstitui ce s-a întâmplat acum opt luni: evidența este acolo, cu termene și cu decizii.
