Gyakori kérdések a dokumentumkezelésről

Azt, hogy az elektronikusan archivált dokumentumra harmadik fél (hatóság, bíróság, könyvvizsgáló) előtt is lehet hivatkozni, mert bizonyítható, hogy az archiválás óta nem módosult. Ehhez négy dolog kell: a dokumentum megbízható azonosítása (kriptográfiai lenyomat), az archiválás dátuma és időpontja, a dokumentumot leíró metaadatok, és a hozzáférési napló, amely megmutatja, ki mit csinált vele. Hogy ez az adott dokumentumtípusra elegendő-e, azt a könyvelőjével vagy jogi tanácsadójával érdemes egyeztetni.

Ez a dokumentumtípustól függ, ezért óvatosnak kell lenni. Sok országban az elektronikus másolat elfogadott, de bizonyos feltételekkel. A 4docs minden dokumentumhoz eltárolja a lenyomatot, az archiválás időpontját, a metaadatokat és a teljes naplót, de nem dönt helyetted arról, melyik eredeti iratot szabad megsemmisíteni. Ahol az eredetit meg kell őrizni, vegyes archívumot javasolunk: a papír a mappában marad, a 4docs pedig másodpercek alatt megmutatja, hol van.

Ez a cég által létrehozott dokumentumkategóriák listája, mindegyikhez saját megőrzési idővel. Az iratkezelési szabályok a dokumentumok készítőitől és őrzőitől ezt várják el, a gyakorlatban pedig ez az archívum gerince: enélkül nem lehet tudni, meddig kell megőrizni egy iratot, és mi történjen vele utána.

Nem. Az archiválás után a fájl nem szerkeszthető: minden javítás új verzióként készül, az előzőhöz kapcsolódik, a kezdeti verzió pedig az archívumban marad. Minden verziónak saját kriptográfiai lenyomata van, így bármikor ellenőrizhető, hogy egy példány eredeti-e.

A 4b2b ökoszisztéma infrastruktúráján. A hozzáférést bejelentkezés, valamint szerep- és jogosultságkezelés védi. A szerverek pontos helyét és a biztonsági mentés rendjét írásban kell kérni a szolgáltatótól.

Nem. A 4docs dokumentumkezelő rendszer: archívum, iktató, belső kör, teljes szöveges keresés és megőrzési idők. A szerződések életciklusát és az elektronikus aláírást az ökoszisztéma egy külön alkalmazása, a 4mycontracts.net kezeli, és oda linkelünk.

Minden be- és kimenő dokumentum automatikusan egyedi iktatószámot kap, szigorúan növekvő sorrendben, a dátummal és az időponttal együtt. A szám nem használható újra és nem maradhat ki: ha egy bejegyzést visszavonnak, az a naplóban marad, nem törlik.

Igen, de kézzel. Az iktatónak nincs saját e-mail címe, a 4docs nem fogad leveleket automatikusan: a levelet vagy a csatolmányt fájlként mentjük el (például exportált e-mailként), feltöltjük, és megadjuk az iktatószámot, a dátumot és a feladót.

Igen. Az iktató bármely időszakra exportálható PDF vagy XLSX formátumban, osztály, feladó, címzett vagy kategória szerint szűrve. A kimenő postához átadási jegyzéket készíthetünk, a dokumentumok listájával, a címzettekkel és a futár vagy megbízott átvételi aláírásával.

Csak az iktatásért felelős szerepkörű felhasználó, és csak indokolt visszavonással, soha nem törléssel. Az indok, a szerző és az időpont a naplóban marad. A többi felhasználó csak új dokumentumokat iktathat, és csak azt láthatja, amire jogosult.

Azt a belső utat, amelyen a dokumentum a beérkezéstől az elintézésig halad: ki kapja meg, ki vizsgálja, ki hagyja jóvá, és milyen határidőn belül. A körforgást dokumentumkategóriánként egyszer kell beállítani, például egy beérkező számlánál: raktár → számviteli ellenőrzés → vezetői jóváhagyás.

Minden lépésnek van határideje. Ahogy a határidő közeledik, a felelős értesítést kap; lejárat után a dokumentum megjelenik a koordinátor késési listáján, a lejárt napok számával. Bármikor láthatja a körforgás állapotát lépésenként.

Nem, és a különbség számít. A körforgásban adott jóváhagyás belső döntés, amelyet a napló rögzít: hitelesített felhasználó, időpont, döntés, megjegyzés. Ez a belső ellenőrzés igazolása, és nem minősül elektronikus aláírásnak a szó jogi értelmében. Ha a dokumentumot aláírással kell érvényesíteni, arra a 4mycontracts.net szolgál.

Igen. Minden felhasználó megadhat helyettest egy időszakra, a neki szánt dokumentumok pedig automatikusan a helyetteshez kerülnek. A naplóban rögzül, hogy a jóváhagyást helyettesítésben adták, kitől és meddig.

Azokban, amelyeknek van digitális szövegük: például a szövegesen készült PDF-ekben, a DOCX és XLSX fájlokban és az exportált e-mailekben. Ezeknél a keresés a teljes szövegre kiterjed. Szkennelt képeknél, szöveges réteg nélkül, a keresés a metaadatokra (kategória, dátum, iktatószám, feladó) és a kézzel megadott leírásra épül.

A dokumentum szövegének bármely szavára, nem csak a fájlnévre: számlaszámra, személy nevére, adószámra, összegre, jelentés egy mondatára. A keresés a szöveget metaadat-szűrőkkel kombinálja: kategória, időszak, osztály, kibocsátó, iktatószám.

Nem. Az eredményeket a jogosultságai szűrik: a nem látható dokumentum nem jelenik meg a listában, és semmilyen módon nem jelzi a létezését. Különben a kereső a bizalmas iratok létezéséről szolgáltatna információt.

Igen. A keresésben használt szöveget kézzel is javíthatja úgy, hogy az eredeti fájlhoz nem nyúl: a javítás csak a keresési rétegre hat. A fájlnév, a metaadatok és a kézzel rögzített leírás bármikor szerkeszthetők, a változásokat a napló rögzíti.

A megőrzési idő a dokumentum típusától és a nemzeti számviteli szabályoktól függ, ezért nincs egyetlen általános szám, amely minden iratra igaz. A 4docs minden kategóriához külön megőrzési időt rendel az iratkezelési tervben. A pontos határidőt a könyvelőjével érdemes egyeztetni, mielőtt bármit megsemmisítenek.

Amikor egy dokumentum megőrzési ideje lejár, nem tűnik el automatikusan. Bekerül a selejtezési javaslatok listájába, amelyet az archívum felelőse ellenőriz és hagy jóvá. Ez ugyanaz a logika, mint a hagyományos selejtezési jegyzőkönyvnél: a döntést ember hozza, a rendszer csak előkészíti.

A GDPR törléshez való joga nem abszolút: nem érvényesül, ha az adatkezelést jogi megőrzési kötelezettség teszi szükségessé. A gyakorlatban egy kéretlenül érkezett önéletrajz, amelyet „későbbre” tartanak, kérésre törlendő, egy bérszámfejtési irat viszont a törvényi határidő végéig megmarad. Minden kérést rögzítünk a döntés indoklásával együtt.

Megőrzési időket kategóriákhoz rendelve, nem egyes dokumentumokhoz. A GDPR szerint az adatot nem szabad a szükségesnél tovább tartani; ezt a gyakorlatban úgy lehet igazolni, hogy minden kategóriánál látszik, meddig tartjuk meg, és miért.

Igen. Megőrzési zárolást helyezhet egy dokumentumra vagy egy egész ügyre: amíg aktív, a dokumentum nem javasolható selejtezésre, akkor sem, ha a határidő lejárt. A zárolás, az indoka és az azt beállító személy a naplóban marad.

A jogosultságot szerep és dokumentumkategória szerint adja, nem fájlonként. Egy könyvelő a pénzügyi kategóriákat látja, egy HR-munkatárs a személyi anyagokat, egy igazgató mindent, ami az osztályához tartozik. Ezen felül egyes dokumentumokat külön is korlátozhat.

Igen, biztonságos linkkel: megadja a lejárati dátumot, azt, hogy a címzett csak megnézheti vagy le is töltheti-e, és opcionálisan jelszót is. Lejárat után a link nem működik, a napló pedig megőrzi, ki hozta létre, kinek küldték, és hányszor nyitották meg.

A felhasználót, a műveletet (megtekintés, letöltés, metaadat-módosítás, megosztás, törlés), a dokumentumot, az időpontot és az IP-címet. A naplót a felhasználók nem szerkeszthetik és nem törölhetik, auditra exportálható, és legalább addig őrzik, amíg a hozzá tartozó dokumentum létezik.

Abban az értelemben, hogy a 4docs része a 4b2b ökoszisztémának: ugyanaz a fiók és ugyanazok a hozzáférési jogok a többi használt alkalmazásnál. A más programokból származó fájlokat kézzel töltik fel az archívumba, a 4mycontracts.net-ben aláírt szerződések pedig ide is archiválhatók.

Igen. A partnerprogram egyedi ajánlókódot ad, és minden általa regisztrált cég előfizetése után visszatérő havi jutalékot, az előfizetés teljes időtartamára.

Fiókra és a már meglévő dokumentumokra: szkennelt vagy digitálisan keletkezett fájlokra (PDF, DOCX, XLSX, JPG, exportált e-mailek). Az indulásnál közösen állítjuk össze a cég iratkezelési tervét (a dokumentumkategóriákat, mindegyik megőrzési idejét és sorsát), majd feltöltöd az anyagot.

Két lépésben. Először a digitalizálás: kategóriánként szkennelnek (beérkező számlák, szállítólevelek, jegyzőkönyvek, levelezés, személyi anyagok), tisztán és egyenesen. Utána a feltöltés és indexelés: a 4docs a feltöltéskor kiolvassa a digitális szöveget, ahol van ilyen, javasol kategóriát, dátumot és kibocsátót, a felhasználó pedig jóváhagyja. A szkennelt képek metaadatok alapján kereshetők, a digitális szövegű fájlok a teljes szövegük alapján is.

Egyetlen havi vagy éves előfizetés euróban, az archívumhelytől, a felhasználók számától és a tárolt oldalak mennyiségétől függően. Nem fizet feltöltött dokumentumonként, keresésenként vagy körforgásba küldött dokumentumonként. A fizetés bankkártyával vagy átutalással történik, díjbekérő alapján.

Igen, bármikor. Magasabb csomagra váltáskor a jelenlegi előfizetés fennmaradó értékét napra arányosan beszámítjuk. Alacsonyabbra váltáskor a változás a következő előfizetési időszaktól érvényes, így a befizetett időszak végéig megmarad a teljes hozzáférés.

Az egész archívumot exportáljuk: az eredeti fájlokat és egy nyílt formátumú (CSV/XML) indexet minden metaadattal (kategória, iktatószám, dátum, kibocsátó, megőrzési idő), hogy az archívumot más rendszerben is újra fel lehessen építeni. A lemondás után a hozzáférés a befizetett időszak végéig marad.