Ce înseamnă, concret, o arhivă electronică bine făcută
Diferența dintre un folder partajat și o arhivă electronică nu este spațiul de stocare, ci structura. O arhivă are un nomenclator: lista categoriilor de documente pe care firma le creează sau le primește, fiecare cu termenul ei de păstrare. Are un fond — totalitatea documentelor create de firmă — împărțit pe inventare, de regulă pe an și pe departament. Și are o unitate arhivistică: dosarul care grupează documentele de același tip dintr-o perioadă. 4docs.net reproduce exact această logică în format digital. Când încarci un document, îi alegi categoria din nomenclator, iar platforma îi calculează automat unde intră și cât timp trebuie păstrat. Rezultatul este o arhivă care rămâne ordonată singură, în loc să se degradeze pe măsură ce crește.
Cum aduci în platformă arhiva pe care o ai deja
Aproape nicio firmă nu pornește de la zero: există dosare fizice în depozit, scanări prin foldere, atașamente rămase pe e-mailul cuiva. Migrarea începe cu o hartă a ceea ce ai: ce categorii de documente există, pe ce ani, în ce volum. Documentele digitale se încarcă în masă, cu mapare între numele folderelor existente și categoriile din nomenclator, astfel încât structura veche să nu se piardă, ci să se traducă. Documentele pe hârtie se scanează progresiv, începând cu cele consultate frecvent și cu cele care se apropie de termenul de păstrare. Pentru fiecare unitate arhivistică se păstrează și referința fizică — raft, cutie, dosar — ca să poți trece de la rezultatul căutării direct la documentul de hârtie, atât timp cât el mai există.
Depozitul nu dispare când arhiva se digitalizează
Legea Arhivelor Naționale nu îți cere doar să știi CE păstrezi, ci și UNDE. Câtă vreme dosarele fizice există, cineva trebuie să poată răspunde imediat în ce cutie, pe ce raft, în ce depozit se află o unitate arhivistică — iar la un control asta se verifică. În 4docs.net depozitul este o structură reală: depozit, încăpere, raft, poliță, cutie, fiecare cu codul și, dacă vrei, cu capacitatea ei declarată, astfel încât o cutie să nu primească mai mult decât încape. Fiecare cutie își poate tipări eticheta, cu lista unităților dinăuntru. Când un dosar iese din depozit, iese cu fișă: cine l-a luat, în ce scop, până când — iar dosarele nerestituite la termen apar separat, fiindcă un dosar plecat și neîntors este singurul mod în care o arhivă chiar pierde documente. Consultarea în incintă se înregistrează distinct de împrumutul propriu-zis, pentru că riscul nu este același. Iar mutările dintre compartiment și arhivă, către Arhivele Naționale sau către un depozit extern contractat se consemnează prin proces-verbal de predare-primire, cu lista unităților și numărul de file — nu prin e-mailuri și memorie.
Cât timp trebuie păstrat fiecare document
Termenele nu sunt uniforme și nu se pot ghici. Legea contabilității (Legea 82/1991) cere, ca regulă, păstrarea registrelor și a documentelor justificative timp de 10 ani, iar statele de salarii 50 de ani — pentru că din ele se reconstituie vechimea în muncă. Pentru o parte dintre documentele financiar-contabile, reglementarea prevede un termen mai scurt, de 5 ani (OMFP 2634/2015). Alte categorii au termene stabilite prin nomenclatorul aprobat de firmă, în logica Legii Arhivelor Naționale (Legea 16/1996). În 4docs.net, termenul este o proprietate a categoriei, nu a fișierului: îl setezi o singură dată în nomenclator și se aplică automat tuturor documentelor care intră acolo, iar alerta de expirare vine înainte, nu după.
Valoarea legală a documentului arhivat electronic
O scanare aruncată într-un folder nu are, prin ea însăși, valoare probatorie. Legea 135/2007, care reglementează arhivarea documentelor în formă electronică, condiționează valoarea legală de un cadru: documentul arhivat trebuie să fie integru, identificabil, însoțit de metadate și accesibil pe toată durata de păstrare, iar administrarea arhivei electronice se face în condițiile prevăzute de lege. 4docs.net îți dă partea care ține de disciplina internă: metadate obligatorii, amprentă de integritate calculată la încărcare, jurnal de acces și retenție aplicată automat. Pentru documentele la care legea cere semnătură, semnarea se face separat — pentru gestiunea contractelor și semnarea digitală, vezi platforma-soră 4mycontracts.net.
