Ce este o arhivă hibridă?
O arhivă hibridă păstrează o parte din documente pe hârtie și o parte în format electronic, legate între ele astfel încât să știi mereu unde se află fiecare.
Răspuns scurt
- Arhiva hibridă combină un depozit fizic (dosare, cutii, rafturi) cu o arhivă electronică în care aceleași documente sunt scanate sau create direct digital.
- Regula de bază: fiecare document digital trebuie să indice unde se află originalul pe hârtie, dacă acesta mai există.
- Fiecare dosar fizic are o evidență: cod, loc de depozitare, termen de păstrare și cine l-a scos din depozit.
- Termenele de păstrare se calculează pe tip de document, nu pe suport: scanarea nu scurtează și nu prelungește termenul.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 16/1996 (Legea Arhivelor Naționale): firma întocmește un nomenclator arhivistic și își organizează propria arhivă.
- Legea 135/2007 (republicată) reglementează arhivarea documentelor în formă electronică.
- Legea 82/1991 a contabilității: 10 ani, ca regulă generală, pentru registre și documente justificative, și 50 de ani pentru statele de salarii, pe orice suport.
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5(1)(e): datele personale nu se păstrează mai mult decât este necesar, nici pe hârtie, nici în electronic.
- Termenul se calculează pe tipul documentului, indiferent dacă îl ții pe hârtie, în format electronic sau în ambele.
Exemple practice
- Un dosar de personal din 2014 rămâne în depozit, în cutia 12, iar copia lui scanată se caută online după numele angajatului.
- Un contract semnat olograf se păstrează în original, iar copia scanată din arhiva digitală trimite la dosarul și raftul în care se află.
- Un dosar este scos din depozit pentru un control. Registrul de împrumut arată cine l-a luat, când și până când trebuie înapoiat.
- Un fond întreg este predat la un depozit extern, iar procesul-verbal de predare-primire consemnează unde se află acum.
Greșeli frecvente
- Se scanează documentele, dar locul lor fizic nu se notează nicăieri, așa că după un an nu mai poate fi găsit originalul.
- Se aruncă hârtia imediat după scanare, fără a verifica dacă documentul trebuie păstrat în original.
- Evidența fizică se ține într-un tabel separat, care nu se actualizează când dosarul se mută.
- Dosarele se împrumută pe cuvânt, fără registru, și nimeni nu mai știe cine are un dosar.
- Se calculează termenul de păstrare pe fișierul digital și pe hârtie separat, ajungându-se la două termene diferite pentru același document.
Cum te ajută 4docs
- Topografia depozitului: depozit, încăpere, raft, poliță, cutie, cu capacitate, ca să vezi ce încape și ce este plin.
- Dosarul (unitatea arhivistică) poartă referința fizică, iar documentele din el sunt legate de ea.
- Registru de împrumut: cine a scos dosarul, până când, dacă s-a întors.
- Proces-verbal de predare-primire pentru transferuri către arhivă sau către un depozit extern.
- Închiderea dosarului pornește termenul de păstrare pentru categoriile care îl calculează de la închidere; suspendarea eliminării, dacă există litigiu.