Ghid: managementul documentelor în firmă
Opt răspunsuri scurte la întrebările pe care le pune orice firmă care își pune ordine în documente: ce ții, cât timp ții și cum găsești rapid.
Managementul documentelor înseamnă patru lucruri: le înregistrezi la intrare, le trimiți pe un circuit intern, le arhivezi structurat și le elimini la termen.
Ancorele legale sunt aceleași pentru orice firmă din România: Legea 16/1996 pentru arhivă, Legea 135/2007 pentru forma electronică, Legea 82/1991 și OMFP 2634/2015 pentru termenele documentelor financiar-contabile, iar Regulamentul (UE) 2016/679 pentru datele personale.
Fiecare pagină de mai jos răspunde la o singură întrebare, în sub două minute de citit.
Arhivare și valoare legală
Ce înseamnă o arhivă digitală corectă și când documentul păstrat electronic ține loc de original.
Ce este arhivarea electronică a documentelor?
Arhivarea electronică este păstrarea organizată, pe termen legal, a documentelor firmei în format digital.
Ce înseamnă arhivare cu valoare legală?
Un document păstrat digital are valoare doar dacă poți dovedi că nu a fost modificat după înregistrare.
Arhivă fizică sau arhivă electronică: ce alegi?
Alegerea nu schimbă termenele legale: schimbă doar costul, timpul de căutare și riscul de pierdere.
Ce este o arhivă hibridă?
O arhivă hibridă păstrează o parte din documente pe hârtie și o parte în format electronic, legate între ele astfel încât să știi mereu unde se află fiecare.
Termene de păstrare și conformitate
Cât timp ții fiecare document și cum împaci termenele legale cu obligațiile GDPR.
Cât timp se păstrează documentele contabile?
Termenul de păstrare se stabilește pe tip de document și se trece în nomenclatorul arhivistic al firmei.
Cum stabilești politica de retenție a documentelor conform GDPR?
Politica de retenție înseamnă un termen scris pentru fiecare tip de document și o ștergere care chiar se întâmplă.
Fluxul zilnic al documentelor
Cum intră documentele în firmă, pe unde circulă și cum le găsești după ce ajung în arhivă.
Cum organizezi registratura electronică a firmei?
Registratura electronică este poarta de intrare a documentelor în firmă și primul pas către arhivă.
Cum funcționează OCR-ul pe documente scanate?
OCR-ul transformă o pagină scanată dintr-o simplă imagine într-un document în care poți căuta orice cuvânt.
Cum faci circuitul documentelor într-o firmă?
Un circuit bun are trei elemente: document înregistrat, pași clari și termen pe fiecare pas.
Ce este un sistem de management al documentelor (DMS)?
Un sistem de management al documentelor (DMS) este aplicația în care firma ține, găsește și urmărește documentele, de la intrare până la arhivare sau ștergere la termen.
Modulele 4docs
Cele șase module care acoperă subiectele din acest ghid.
Arhivare electronică
Arhivă digitală structurată pe fond și inventar, cu termene de păstrare pe tip de document.
Registratură electronică
Intrări și ieșiri într-un singur registru, cu număr de înregistrare alocat automat și borderouri.
Circuitul documentelor
Rutare internă pe departamente, avizare cu termen și responsabil nominal pe fiecare pas.
OCR și căutare full-text
Scanare cu recunoaștere de text și căutare în conținutul documentelor, nu doar în denumiri.
Retenție și GDPR
Termene legale de păstrare, alerte de expirare, ștergere la termen și registrul eliminărilor.
Partajare securizată
Drepturi de acces pe rol, linkuri expirabile pentru terți și jurnal complet de acces.
Pune ordine în arhiva firmei
Vezi ce module ți se potrivesc și cât costă, sau scrie-ne despre volumul tău de documente.