Ce este un sistem de management al documentelor (DMS)?
Un sistem de management al documentelor (DMS) este aplicația în care firma ține, găsește și urmărește documentele, de la intrare până la arhivare sau ștergere la termen.
Răspuns scurt
- Un DMS adună documentele firmei într-un singur loc, cu metadate obligatorii: tip, dată, număr, corespondent, departament.
- Un folder partajat nu este un DMS: îi lipsesc nomenclatorul, termenele de păstrare, circuitul de avizare și evidența accesului.
- Funcțiile de bază sunt șase: arhivare electronică, registratură, circuitul documentelor, OCR cu căutare în conținut, retenție cu GDPR și partajare securizată.
- Alegerea se face după modul în care circulă documentele în firma ta, nu după lungimea listei de funcții.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 16/1996 (Legea Arhivelor Naționale): orice firmă este creator și deținător de documente și își întocmește propriul nomenclator arhivistic.
- Legea 135/2007 (republicată) reglementează arhivarea documentelor în formă electronică.
- Legea 82/1991 a contabilității stabilește, ca regulă generală, 10 ani pentru registre și documente justificative și 50 de ani pentru statele de salarii.
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5(1)(e): datele personale nu se păstrează mai mult decât este necesar scopului.
- Un DMS nu schimbă aceste obligații. El le face ușor de respectat: termenul se setează o singură dată, pe categoria de document.
Exemple practice
- O firmă de 25 de angajați înlocuiește un folder partajat cu 6.000 de fișiere cu un DMS: fiecare document intră cu tip, dată și număr, iar termenul de păstrare vine din categorie.
- O factură primită se înregistrează în registratură, se trimite la avizare către contabilitate, iar răspunsul rămâne în istoricul documentului.
- Un proces-verbal scanat se găsește după un cuvânt din text, nu doar după numele fișierului.
- La sfârșitul termenului, sistemul propune documentele de eliminat, iar un responsabil le aprobă înainte de ștergere.
Greșeli frecvente
- Se cumpără un soft de gestiune documente fără a se stabili întâi nomenclatorul și termenele de păstrare.
- Toate documentele intră într-o singură categorie, deci toate primesc același termen.
- Se confundă DMS-ul cu un program de contabilitate: documentul justificativ se arhivează în DMS, dar înregistrarea contabilă rămâne în programul de contabilitate.
- Accesul se dă „tuturor", iar nimeni nu poate spune cine a deschis un document.
- Se așteaptă ca sistemul să semneze contracte: un DMS arhivează contractul semnat, semnarea se face în altă aplicație.
Cum te ajută 4docs
- Arhivare electronică cu nomenclator, inventar, dosare și termen de păstrare moștenit de la categorie.
- Registratură electronică: număr alocat de sistem, care nu se editează și nu se reutilizează, nici la anulare.
- Circuit de avizare cu pași, termene și înlocuitor pe perioada concediilor; returnarea unui document se înregistrează ca pas, nu ca ștergere.
- OCR la încărcare și căutare în conținutul documentelor.
- Retenție cu propunere, aprobare și proces-verbal de eliminare; jurnal de acces păstrat fără modificări; linkuri expirabile pentru persoane fără cont.
- Limită spusă deschis: 4docs nu semnează contracte și nu este administrator de arhivă electronică acreditat.