Întrebări frecvente despre managementul documentelor

Înseamnă că documentul arhivat electronic poate fi opus unui terț — organ de control, instanță, auditor — pentru că se poate demonstra că nu a fost modificat de la arhivare. Practic sunt necesare patru lucruri: identificarea sigură a documentului (amprentă criptografică / hash), data și ora arhivării, înregistrate de sistem, metadate obligatorii care descriu documentul, și un jurnal de acces care arată cine a făcut ce cu el. Legea-cadru în România este Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

Depinde de tipul documentului, și aici trebuie prudență. Legea 135/2007 prevede un regim în care documentul electronic arhivat produce aceleași efecte ca originalul, dar acel regim are condiții proprii. 4docs ține amprenta, metadatele și jurnalul complet al fiecărui document, însă nu este un furnizor acreditat și nu îndeplinește în locul firmei obligațiile care decurg din acel regim. Pentru documentele unde legea cere expres păstrarea originalului pe hârtie, recomandarea noastră este arhiva mixtă: originalul se păstrează, iar 4docs devine instrumentul prin care îl găsești în câteva secunde.

Este lista categoriilor de documente pe care le creează firma, fiecare cu termenul ei de păstrare. Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale îl cere de la creatorii și deținătorii de documente și el este, practic, coloana vertebrală a arhivei: fără el nu poți justifica de ce ai șters un document și nici de ce mai ții altul. În 4docs nomenclatorul este configurabil, iar termenul de păstrare se aplică automat fiecărui document nou din categoria respectivă.

Nu. După arhivare, fișierul devine needitabil: orice corecție se face printr-o versiune nouă, legată de cea anterioară, iar versiunea inițială rămâne în arhivă. Fiecare versiune are amprenta ei criptografică, deci se poate verifica oricând că fișierul descărcat astăzi este identic bit cu bit cu cel arhivat acum trei ani.

Pe infrastructura ecosistemului 4b2b. Accesul la documente se face prin autentificare și în funcție de roluri și drepturi. Locația exactă a serverelor și regimul copiilor de siguranță se cer în scris de la furnizor.

Nu. 4docs este un sistem de management al documentelor: arhivă, registratură, circuit intern, OCR, retenție. Ciclul de viață al contractelor și semnarea digitală sunt acoperite de o aplicație separată din ecosistem, 4mycontracts.net — pentru contracte și semnare digitală, acolo este locul potrivit. Contractul semnat acolo poate fi arhivat aici, cu termenul lui de păstrare și cu drepturile de acces ale firmei.

Fiecare document care intră sau iese din firmă primește un număr de înregistrare unic, alocat automat, în ordine strict crescătoare, împreună cu data și ora. Numărul nu poate fi refolosit și nu poate fi sărit: dacă o înregistrare este anulată, ea rămâne vizibilă în registru cu mențiunea „anulat”, exact ca într-un registru pe hârtie barat. Poți avea registre separate pe puncte de lucru sau pe tipuri (intrări, ieșiri, intern), fiecare cu propria serie și cu resetare anuală opțională.

Da, dar manual. Registrul nu are adresă de e-mail proprie, iar 4docs nu primește e-mailuri automat: salvezi mesajul sau atașamentul ca fișier (de exemplu un e-mail exportat), îl încarci, apoi completezi numărul, data și expeditorul la înregistrare.

Da. Registrul se exportă în PDF sau XLSX pe orice interval, filtrat pe departament, expeditor, destinatar sau categorie. Pentru expedieri poți genera borderouri de predare, cu lista documentelor, destinatarii și semnătura de primire a curierului sau a delegatului.

Doar utilizatorii cu rol de responsabil de registratură, și doar prin anulare motivată — nu prin ștergere. Motivul, autorul și momentul rămân în jurnal. Restul utilizatorilor pot doar înregistra documente noi și consulta ce au dreptul să vadă.

Traseul intern pe care îl parcurge un document de la primire până la soluționare: cine îl primește, cine îl avizează, cine îl aprobă și în cât timp. Definești circuitul o singură dată per categorie de document — de exemplu factură primită: gestiune → șef departament → financiar — iar documentele noi din acea categorie pornesc automat pe traseu.

Fiecare pas are un termen. Când termenul se apropie, responsabilul primește o notificare; când este depășit, documentul apare în lista de întârzieri a coordonatorului, cu numărul de zile de întârziere. În orice moment poți vedea harta circuitului: pașii parcurși, cine a avizat și când, pasul curent și cine îl ține.

Nu, și distincția contează. Avizul din circuit este o acțiune internă înregistrată în jurnal — utilizator autentificat, moment, decizie, observații — folosită ca dovadă a parcursului intern. Nu este o semnătură electronică în sensul Regulamentului eIDAS 910/2014. Când ai nevoie de semnare cu valoare juridică față de terți, folosești 4mycontracts.net.

Da. Fiecare utilizator poate seta un înlocuitor pe o perioadă, iar documentele care ar fi ajuns la el sunt rutate automat către înlocuitor. Delegarea se vede în jurnal: rămâne consemnat că avizul a fost dat prin delegare, de cine și în baza cărei perioade.

Depinde de calitatea scanării. Documentele tipărite, scanate drept și clar sunt, în general, cele mai ușor de recunoscut; calitatea scade la scanări slabe, fotografii înclinate, hârtie termică decolorată (bonuri) și formulare cu ștampile peste text. Scrisul de mână nu este recunoscut fiabil și nu îl tratăm ca atare. Pentru documentele native digitale (PDF generat, nu scanat) nu se aplică OCR — textul este extras direct din fișier.

Poți corecta manual textul indexat, fără să atingi fișierul original — corecția afectează doar stratul de căutare. Documentele cu scor scăzut de recunoaștere sunt marcate automat, ca să știi unde să te uiți; pentru un lot mare, le poți filtra și reprocesa după o rescanare mai bună.

Orice cuvânt din conținutul documentului, nu doar din denumirea fișierului: un număr de factură, un nume de persoană, un CUI, o sumă, o expresie dintr-un proces-verbal. Căutarea combină textul cu filtrele pe metadate — categorie, interval de date, departament, emitent, număr de înregistrare — și ține cont de diacritice, deci „procesul verbal” și „procesul-verbal” găsesc același document.

Nu. Rezultatele sunt filtrate după drepturile tale: un document pe care nu ai voie să îl vezi nu apare în listă și nu îți este semnalat în niciun fel. Altfel, căutarea ar deveni o cale de scurgere a informației despre existența unor documente confidențiale.

Regula generală din Legea contabilității nr. 82/1991 este de 10 ani pentru registrele de contabilitate și documentele justificative, calculați de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite. Excepția care se reține cel mai greu: statele de salarii se păstrează 50 de ani, pentru că servesc la stabilirea drepturilor de pensie. Pentru o parte dintre documentele financiar-contabile, reglementările de aplicare (OMFP 2634/2015) prevăd un termen redus, de 5 ani. În 4docs termenul se atașează categoriei, nu îl ții minte tu.

Când termenul de păstrare al unui document expiră, acesta nu dispare automat. Intră într-o listă de propuneri de eliminare, pe care responsabilul de arhivă o revizuiește și o aprobă — exact logica procesului-verbal de selecționare din arhivistica clasică. După aprobare, fișierul se șterge definitiv, iar în arhivă rămâne doar înregistrarea faptului că a existat și a fost eliminat: categorie, interval, dată, cine a aprobat.

Dreptul la ștergere (art. 17 GDPR) nu este absolut: nu se aplică atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale de păstrare. Practic, un CV primit spontan și păstrat „pentru viitor” trebuie șters la cerere; un stat de salarii sau o factură nu, pentru că termenul legal primează. 4docs te ajută să tratezi corect cererea: cauți toate documentele care conțin persoana, vezi pentru fiecare temeiul și termenul, ștergi ce se poate șterge și documentezi motivat ce rămâne. Răspunsul motivat este el însuși dovada conformității.

Prin termene de păstrare atașate categoriilor, nu documentelor individuale. Art. 5 alin. (1) lit. (e) GDPR cere ca datele să nu fie păstrate mai mult decât este necesar; în practică asta înseamnă să poți arăta, pentru fiecare categorie, cât ții și de ce. Rapoartele din 4docs listează exact asta, cu documentele care au depășit termenul evidențiate separat.

Da. Poți pune o suspendare de retenție („legal hold”) pe un document sau pe un întreg dosar: cât timp este activă, documentul nu poate fi propus spre eliminare, indiferent că termenul a expirat. Suspendarea, motivul și cine a instituit-o rămân în jurnal.

Drepturile se dau pe rol și pe categorie de document, nu fișier cu fișier. Un contabil vede categoriile financiare, un responsabil de personal vede dosarele de personal, un director vede tot ce ține de departamentul lui. Peste asta poți restrânge suplimentar dosarele sensibile la persoane nominale. Orice vizualizare, descărcare sau partajare este înregistrată în jurnalul de acces.

Da, prin link securizat: stabilești data de expirare, dacă destinatarul poate doar vizualiza sau și descărca, și opțional o parolă. După expirare linkul nu mai funcționează, iar în jurnal rămâne cine l-a creat, cui i-a fost trimis și de câte ori a fost deschis. Poți revoca un link oricând, înainte de expirare.

Utilizatorul, acțiunea (vizualizare, descărcare, modificare de metadate, partajare, ștergere), documentul, momentul și adresa IP. Jurnalul nu poate fi editat sau șters de utilizatori, se exportă pentru audit și se păstrează cel puțin pe durata de viață a documentului la care se referă.

Da, în sensul că 4docs face parte din ecosistemul 4b2b: același cont și aceleași drepturi de acces pentru aplicațiile pe care le folosești. Fișierele din alte aplicații le încarci în arhivă manual, iar contractele semnate în 4mycontracts.net pot fi arhivate aici, cu termenul lor de păstrare.

Da. Programul de afiliere îți dă un cod unic de recomandare și un comision recurent lunar din abonamentul fiecărei firme care se înscrie prin tine, pe toată durata abonamentului ei.

De un cont și de documentele pe care le ai deja — scanate sau native digital (PDF, DOCX, XLSX, JPG, e-mailuri exportate). La activare stabilim împreună nomenclatorul arhivistic al firmei (categoriile de documente și termenul de păstrare al fiecăreia), structura pe fond și inventar, apoi importăm arhiva existentă. Nu ai nevoie de scanner profesional ca să pornești: poți încărca și fotografii făcute cu telefonul, dar recunoașterea textului depinde de claritatea lor.

În doi pași. Întâi digitalizarea: scanezi pe categorii (facturi primite, avize, procese-verbale, corespondență, dosare de personal), clar și drept, ca OCR-ul să poată citi textul. Apoi indexarea: la încărcare, 4docs extrage automat textul și îți propune categoria, data și emitentul, iar tu confirmi. Documentele pe hârtie originale rămân în responsabilitatea ta — dacă legea cere păstrarea originalului, copia electronică nu îl înlocuiește automat.

Un singur abonament lunar sau anual, dimensionat pe spațiul de arhivă, numărul de utilizatori și volumul de pagini procesate OCR. Prețurile sunt în euro; un cont din România plătește în lei, la cursul BNR din ziua plății + 5 %. Nu plătești per document încărcat, per căutare sau per document trimis pe circuit. Plata se face cu cardul sau prin transfer bancar pe bază de proformă.

Da, oricând. La trecerea la un plan superior, valoarea rămasă din abonamentul curent se scade proporțional, calculată pe zile. La trecerea la un plan inferior, schimbarea se aplică de la următoarea perioadă de abonament, ca să nu pierzi spațiu de arhivă în mijlocul unei luni plătite.

Îți exportăm întreaga arhivă: fișierele originale, plus un index în format deschis (CSV/XML) cu toate metadatele — categorie, număr de înregistrare, dată, emitent, termen de păstrare — ca să poți reconstitui arhiva în alt sistem. Exportul rămâne disponibil 30 de zile de la încetarea abonamentului; după acest termen datele se șterg definitiv.