Physisches Archiv oder elektronisches Archiv: Was wählen Sie?

Die Wahl ändert nichts an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Sie ändert nur die Kosten, die Suchzeit und das Verlustrisiko.

Kurze Antwort

1. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind in beiden Varianten identisch.
2. Das physische Archiv kostet Platz und Suchzeit; das elektronische Archiv kostet anfängliche Indexierung.
3. Für die meisten Unternehmen ist die praktische Lösung eine Mischform: laufende Dokumente elektronisch, solche mit Pflicht zum Papieroriginal im Lager.
4. Der Übergang zur Digitalisierung beginnt mit dem Aktenplan und der Verfahrensdokumentation, nicht mit dem Scanner.

Was das Gesetz sagt (kurz)

• Die GoBD gelten für beide Formen: Ordnung, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sind unabhängig vom Trägermedium einzuhalten.
• § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als bildliche Wiedergabe auf Datenträgern — ausgenommen Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, die im Original bleiben.
• § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB: Die Fristen — 10, 8 oder 6 Jahre je nach Unterlage — ändern sich bei der Digitalisierung nicht.
• Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. e: Personenbezogene Daten werden bei Fristablauf in beiden Archivformen vernichtet.

Vergleich nach praktischen Kriterien

Praktische Beispiele

• Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern scannt das Archiv der letzten drei Jahre, etwa 18.000 Seiten, und gibt zwei Lagerschränke auf.
• Eine bei einer Kontrolle angeforderte Akte wird per Suche in wenigen Augenblicken gefunden, gegenüber 20–30 Minuten Suche im Lager.
• Lohnkonten und Entgeltunterlagen werden elektronisch auf der Infrastruktur des Ökosystems aufbewahrt — die Frist läuft dadurch nicht kürzer.
• Ein Unternehmen, das ein Aktenlager für 120 Euro im Monat mietet, holt die Kosten der Digitalisierung in etwa zwei Jahren wieder herein.

Häufige Fehler

• Es wird alles gescannt, auch Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist.
• Das Papier wird vernichtet, ohne vorher zu prüfen, ob das Original für diesen Dokumenttyp verpflichtend ist.
• Der Aktenplan wird vor dem Scannen nicht erstellt, sodass das digitale Archiv genauso chaotisch wird wie das physische.
• Es gibt keine Sicherungskopie: eine einzige Festplatte bedeutet einen einzigen Ausfallpunkt.
• Es wird ohne OCR digitalisiert, wodurch genau der Hauptvorteil verloren geht.

Wie 4docs Ihnen hilft

• Massenimport des alten Archivs, mit automatisch angewandtem OCR nur auf rumänische Dokumente.
• Aktenplan und Bestandsübersicht, erzeugt aus der Struktur nach Sachgruppe und Dokumenttyp.
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• Fernzugriff, nach Rolle beschränkt, sowie befristete Links für Dritte.

Siehe auch

• Was ist die elektronische Archivierung von Dokumenten?
• Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt?
• Leitfaden: Dokumentenmanagement im Unternehmen