Comment définir la politique de conservation des documents conforme au RGPD ?

La politique de conservation, c'est un délai écrit pour chaque type de document et une suppression qui a effectivement lieu.

Réponse courte

Vous dressez l'inventaire des types de documents qui contiennent des données personnelles.
Pour chaque type, vous définissez un délai de conservation et son fondement : obligation légale ou intérêt légitime documenté.
Lorsque le délai expire, le document est signalé pour suppression ou anonymisation, et un responsable le confirme, non pas « quand quelqu'un s'en souvient ».
Chaque suppression est consignée, afin que vous puissiez prouver le respect du principe de limitation de la conservation.

Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, paragraphe 1, point e) — limitation de la conservation : les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité poursuivie.
Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 17 — le droit à l'effacement ; il ne s'applique pas lorsque la conservation est imposée par une obligation légale.
L'article L123-22 du code de commerce (10 ans) et l'article L102 B du livre des procédures fiscales (6 ans) s'imposent malgré une demande d'effacement : l'obligation légale de conservation prime.
La CNIL raisonne en trois temps : base active, puis archivage intermédiaire à accès restreint pendant le délai légal, puis suppression ou archivage définitif.
Le référentiel de conservation est le document dans lequel ces délais sont effectivement consignés, type par type, avec leur fondement et leur événement déclencheur.

Les CV des candidats non retenus : un délai court fixé par l'entreprise, souvent de 6 à 12 mois, avec information préalable du candidat.
Un ancien salarié demande la suppression de ses données : le dossier ne peut pas être supprimé intégralement, car le double de ses bulletins de paie relève d'un délai de 5 ans et le registre unique du personnel de 5 ans après son départ.
Le registre des accès au siège : un délai de quelques mois, puis suppression après confirmation par un responsable.
Une entreprise avec 300 types de documents réduit la liste à 42 catégories avec un délai distinct et automatise le reste.

La politique existe sur le papier, mais aucune suppression effective n'a jamais eu lieu.
Toute demande de suppression est acceptée, y compris pour des documents soumis à un délai légal obligatoire.
Les copies de sauvegarde conservent encore des données déjà supprimées du système principal.
Aucune preuve de suppression n'est conservée, la conformité ne peut donc pas être démontrée.
Les délais sont fixés « par prudence » à 30 ans pour tout, ce qui viole le principe de limitation de la conservation.

Délai de conservation configuré pour chaque type de document, avec son fondement noté en regard.
Alerte avant expiration, afin que la suppression soit vérifiée par un responsable.
Suppression ou anonymisation à échéance, consignée au registre, y compris pour les fichiers joints.
Le registre des suppressions reste comme preuve pour l'autorité de contrôle.