Fysiek archief of digitaal archief: wat kies je?
De keuze verandert de wettelijke bewaartermijnen niet: alleen de kosten, de zoektijd en het risico op verlies.
Kort antwoord
- De wettelijke bewaartermijnen zijn in beide gevallen gelijk.
- Een fysiek archief kost ruimte en zoektijd; een digitaal archief kost indexeren aan het begin.
- Voor de meeste bedrijven is een mengvorm het meest praktisch: lopende stukken digitaal, en op papier wat in de oorspronkelijke vorm bewaard moet blijven, zoals de balans.
- De overstap naar digitaal begint met een archiefplan en bewaartermijnen, niet met de scanner.
Wat zegt de wet (in het kort)
- De bewaarplicht rust op het bedrijf, ongeacht de drager: papier ontslaat je nergens van en digitaal verlengt niets.
- Burgerlijk Wetboek, art. 2:10: omzetten naar een andere gegevensdrager mag, behalve voor de balans en de staat van baten en lasten.
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52: zeven jaar, op papier of digitaal, zolang de Belastingdienst de administratie binnen redelijke termijn kan controleren.
- AVG, art. 5 lid 1 onder e: persoonsgegevens worden na afloop van de termijn verwijderd, in beide soorten archief.
Vergelijking op praktische criteria
| Criterium | Fysiek archief | Digitaal archief |
|---|---|---|
| Ruimtebeslag | ongeveer 10 ordners per strekkende meter | geen fysieke ruimte |
| Zoektijd | minuten tot uren | volledigetekstzoeken, met tekstlaag |
| Back-up | lastig te regelen | elektronische kopie, op de infrastructuur van het ecosysteem |
| Toegang op afstand | nee | ja, beperkt per rol |
| Belangrijkste kosten | opslag en verplaatsen | indexeren en tekstlaag aan het begin |
Praktijkvoorbeelden
- Een bedrijf met 25 medewerkers scant het archief van de afgelopen drie jaar, zo'n 18.000 pagina's, en maakt twee kasten vrij.
- Een dossier dat bij een controle wordt opgevraagd, is via zoeken binnen enkele ogenblikken gevonden in plaats van na 20 tot 30 minuten zoeken in de archiefruimte.
- Loonadministratie en grootboek worden digitaal bewaard op de infrastructuur van het ecosysteem; de termijn wordt daar niet korter van.
- Een bedrijf dat voor 120 euro per maand een archiefruimte huurt, verdient de digitalisering in ongeveer twee jaar terug.
Veelgemaakte fouten
- Alles wordt gescand, ook documenten waarvan de bewaartermijn al is verstreken.
- Papier wordt vernietigd voordat is gecontroleerd of het origineel bewaard moet blijven.
- Er is geen archiefplan gemaakt vóór het scannen, dus het digitale archief wordt net zo rommelig als het fysieke.
- Er is geen back-up: één schijf is één single point of failure.
- Er wordt gedigitaliseerd zonder OCR, en juist het grootste voordeel gaat verloren.
Hoe 4docs helpt
- Bulkimport van het oude archief, met automatische OCR alleen voor Roemeense documenten.
- Archiefplan en inventaris opgebouwd vanuit de indeling per archiefbestand en documentsoort.
- Bewaartermijnen en vervalmeldingen per categorie.
- Toegang op afstand, beperkt per rol, en links met een vervaldatum voor derden.