Časté dotazy ke správě dokumentů

Znamená, že archivovaný dokument lze předložit třetí straně — finančnímu úřadu, soudu, auditorovi — protože lze prokázat, že se od archivace nezměnil. K tomu jsou potřeba čtyři věci: spolehlivá identifikace dokumentu (kryptografický otisk neboli hash), datum a čas archivace zaznamenané systémem, metadata, která dokument popisují, a záznam přístupů, z něhož je vidět, kdo a co s dokumentem dělal. Účetní a daňové předpisy stanoví lhůty uložení, ale neukládají výhradně papír, pokud zůstane zachována čitelnost a neměnnost po celou dobu uložení.

Záleží na druhu dokumentu a tady je na místě opatrnost. Zda lze po převodu do elektronické podoby papírový originál skartovat, určuje zákon pro daný typ dokumentu — například pravidla ověřené konverze podle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Některé listiny, zejména originály smluv a některé úřední dokumenty, zůstávají na papíře. 4docs u každého dokumentu vede otisk, datum a čas archivace, metadata a úplný záznam, ale za vás nerozhodne, který originál smíte skartovat. Tam, kde musí originál zůstat, doporučujeme smíšený archiv: papír zůstává v pořadači a v 4docs ho najdete během vteřin.

Je to seznam druhů dokumentů, které firma vytváří, každý s lhůtou uložení a s určením po jejím uplynutí — trvalé uložení, nebo skartace. Podle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě mají spisový a skartační řád povinně veřejné instituce; soukromá firma takovou povinnost v plném rozsahu nemá, ale má své povinnosti: pětileté uchovávání účetních dokladů podle § 31 zákona o účetnictví, desetileté uchovávání daňových dokladů podle § 148 daňového řádu a zákaz uchovávat osobní údaje déle, než je nutné (čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR). Bez spisového plánu nedokážete doložit, proč jste dokument skartovali nebo proč jiný ještě uchováváte. V 4docs je spisový plán nastavitelný a lhůta se automaticky uplatní na každý nový dokument v dané kategorii.

Ne. Po archivaci je soubor neměnný: každá oprava vznikne jako nová verze navázaná na předchozí a původní verze zůstane v archivu. Každá verze má vlastní kryptografický otisk, takže kdykoli můžete ověřit, že soubor, který dnes stáhnete, je bit po bitu shodný s tím, který jste archivovali před třemi lety.

Dokumenty jsou uloženy na infrastruktuře ekosystému 4b2b a přístup k nim je chráněn přihlášením a oprávněními podle role; každé zobrazení, stažení a sdílení se zapíše do záznamu přístupů. Konkrétní místo uložení serverů a zálohovací režim si před zavedením písemně vyžádejte od poskytovatele.

Ne. 4docs je systém pro správu dokumentů: archiv, podací deník, schvalovací oběh, fulltextové vyhledávání a lhůty uložení. Životní cyklus smluv a elektronický podpis zajišťuje samostatná aplikace ekosystému, 4mycontracts.net. Podepsanou smlouvu lze archivovat i tady, s lhůtou uložení a s přístupovými právy firmy.

Každý dokument, který do firmy přijde nebo z ní odejde, dostane jedinečné pořadové číslo přiřazené automaticky ve striktně rostoucím pořadí, spolu s datem a časem. Je to stejná logika podacího deníku, jakou znají úřady: firma ji nemusí vést ze zákona, ale když ji vede, získá ověřitelnou stopu toho, kdy dokument dorazil nebo odešel. Čísla nelze přeskakovat ani přiřazovat dvakrát.

Ano, ale ručně. Deník nemá vlastní e-mailovou adresu a 4docs poštu z e-mailu automaticky nepřijímá. Zprávu uložíte jako soubor (exportovaný e-mail nebo přílohu) a zapíšete ji do deníku; číslo, datum a odesílatele vyplníte při registraci.

Ano. Deník lze exportovat do PDF nebo XLSX za libovolné období, filtrovaně podle oddělení, odesílatele, adresáta nebo spisové skupiny. U odeslané pošty lze vytisknout seznam dokumentů, adresátů a potvrzení o doručení nebo podpisu přebírající osoby.

Pouze uživatelé s rolí správce deníku a pouze odůvodněným zrušením — nikdy mazáním. Důvod, autor a čas se zapíší do záznamu přístupů. Ostatní uživatelé mohou jen zapisovat nové dokumenty a prohlížet to, co smějí vidět.

Trasa, kterou dokument prochází od příchodu až do vyřízení: kdo ho přijme, kdo zkontroluje, kdo schválí a v jakém termínu. Nastaví se jednou pro každý spisový druh — například přijatá faktura: sklad → vedoucí oddělení → účtárna — a nové dokumenty daného druhu tuto trasu automaticky dostanou.

U každého kroku je termín. Když se blíží, odpovědná osoba dostane upozornění; když je překročen, dokument se objeví v seznamu zpoždění koordinátora s počtem dní. Kdykoli můžete zobrazit mapu oběhu: dokončené kroky, kdo schválil a kdy, aktuální krok a kdo ho má na starosti.

Ne, a rozdíl je důležitý. Schválení v oběhu je interně zaznamenaná akce — přihlášený uživatel, čas, rozhodnutí, poznámky — která slouží jako důkaz vnitřního postupu. Není to elektronický podpis ve smyslu nařízení eIDAS (EU) č. 910/2014. Pokud potřebujete podpis s účinky vůči třetím stranám, použijte 4mycontracts.net.

Ano. Každý uživatel může na určité období určit zástupce a dokumenty, které by mu přišly, se směrují automaticky zástupci. Delegace je v deníku vidět: zapíše se, že bylo schváleno na základě zastoupení, kdo to udělal a v jakém období.

Automatické rozpoznávání textu (OCR) existuje jen pro rumunské dokumenty, takže český sken se vyhledává podle textu jen tehdy, když má textovou vrstvu; jinak se najde podle metadat (spisová skupina, datum, odesílatel, číslo jednací). Digitálně vzniklá PDF (například z účetního systému) se čtou přímo z dokumentu, nikoli z obrazu. U čísel a identifikátorů, jako jsou částky nebo DIČ, doporučujeme ruční kontrolu před použitím v rozhodnutí nebo platbě.

Můžete ručně opravit indexovaný text, aniž byste měnili původní soubor — oprava se týká jen vyhledávací vrstvy. Pro dokumenty v češtině žádné automatické rozpoznávání není, takže nemá smysl hledat skóre rozpoznání; u velké dávky je můžete vyfiltrovat podle metadat a opravit je jeden po druhém.

Libovolné slovo obsažené v dokumentu, nejen v názvu souboru: číslo faktury, jméno osoby, IČO, DIČ, částku, větu ze zápisu. Hledání kombinuje text s filtry metadat — druh, rozsah dat, oddělení, odesílatel, číslo podacího deníku — a nerozlišuje diakritiku, takže „zapis" i „zápis" najdou stejný dokument.

Ne. Výsledky se filtrují podle vašich oprávnění: dokument, který nemůžete vidět, se v seznamu neobjeví ani se na něj žádným způsobem neupozorní. Jinak by vyhledávání prozrazovalo existenci důvěrných dokumentů.

Jsou tu dvě různé lhůty. Účetní doklady a účetní záznamy se podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, uchovávají 5 let. Daňové doklady se podle § 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu, uchovávají 10 let. Další dokumenty, například smlouvy nebo mzdové doklady, mají vlastní pravidla. Proto každý druh dokumentu v 4docs nese vlastní lhůtu, a ne jednu hodnotu pro všechno. Lhůtu vždy ověřte podle aktuálního znění předpisu a účelu dokumentu.

Když lhůta uplyne, dokument sám nezmizí. Dostane se na seznam návrhů na skartaci, který schvaluje odpovědný správce archivu. Po schválení se soubor trvale smaže a v archivu zůstane jen záznam, že existoval a byl odstraněn: spisová skupina, období, datum a kdo skartaci schválil. Tento záznam se hodí dvakrát: při kontrole doložíte, co a proč jste zlikvidovali, a při žádosti o výmaz poznáte, co už zbylo.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR, v české úpravě doplněné zákonem č. 110/2019 Sb.) není absolutní: neplatí, pokud je zpracování nutné ke splnění zákonné povinnosti uchovávat údaje. Životopis, který přišel nevyžádaně a byl uložen „pro jistotu", je třeba na žádost smazat; účetní doklad nebo mzdový list nikoli, dokud běží zákonná lhůta. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Každou žádost posuzujte s osobou odpovědnou za GDPR ve firmě nebo s právníkem.

Lhůty se nastavují k sériím dokumentů, ne ke každému souboru zvlášť. Čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR vyžaduje neuchovávat osobní údaje déle, než je nutné; v praxi to znamená u každé série umět doložit, jak dlouho se uchovává a proč. Přehledy v 4docs ukazují přesně to a dokumenty, které lhůtu překročily, zvlášť zvýrazňují.

Ano. Na dokument nebo na celý spis můžete uplatnit zadržení z důvodu sporu (legal hold): dokud je aktivní, dokument nelze navrhnout ke skartaci, i když jeho lhůta uplynula. Zadržení, důvod a osoba, která je nastavila, se zapisují do deníku.

Oprávnění se přidělují podle role a podle druhu dokumentu, ne soubor po souboru. Účetní vidí finanční druhy, vedoucí personálního oddělení personální spisy a ředitel vše ze své oblasti. Citlivé spisy můžete omezit na konkrétní osoby. Každé zobrazení, stažení nebo sdílení se zapíše do záznamu přístupů.

Ano, přes zabezpečený odkaz: nastavíte datum platnosti, zda příjemce může jen zobrazit, nebo i stáhnout, a volitelně heslo. Po vypršení přestane odkaz fungovat a v záznamu zůstane, kdo ho vytvořil, komu byl poslán a kolikrát byl otevřen. Odkaz můžete kdykoli zrušit.

Uživatele, akci (zobrazení, stažení, změnu metadat, sdílení, skartaci), dokument, čas a IP adresu. Uživatelé jej nemohou upravit ani smazat, lze jej exportovat pro audit a uchovává se alespoň po dobu, po kterou existuje dokument, ke kterému se vztahuje.

Ano, v tom smyslu, že 4docs je součástí ekosystému 4b2b: stejný účet a stejná oprávnění pro aplikace, které používáte. Soubory z jiných aplikací do archivu nahrajete ručně; smlouvy podepsané v 4mycontracts.net lze zde archivovat i s jejich lhůtou uložení.

Ano. Partnerský program vám přidělí jedinečný doporučovací kód a opakovanou provizi z předplatného každé firmy, která se přihlásí na základě vašeho doporučení, po dobu jejího předplatného.

Účet a dokumenty, které už máte — naskenované nebo nativně digitální (PDF, DOCX, XLSX, JPG, exportované e-maily). Při aktivaci společně určíme spisový plán firmy — spisové skupiny, lhůtu uložení každé a jejich určení po uplynutí — a potom importujeme stávající archiv. Pro začátek nepotřebujete profesionální skener; i fotografie z telefonu lze nahrát; fotografie bez textové vrstvy se najde podle metadat, ne podle textu.

Ve dvou fázích. Nejprve digitalizace: skenujte podle skupin (přijaté faktury, dodací listy, zápisy, korespondence, personální spisy) čitelně a rovně, aby stránky zůstaly čitelné. Potom indexace: při nahrání 4docs extrahuje text z digitálních dokumentů a navrhne skupinu, datum a odesílatele a vy je potvrdíte. Papírové originály zůstávají ve vaší odpovědnosti: o tom, který smíte skartovat, rozhodujete podle zákona.

Jedno měsíční nebo roční předplatné v eurech, odvozené od velikosti archivu, počtu uživatelů a objemu zpracovaných stránek. Neplatí se za nahrané dokumenty, za vyhledávání ani za dokument odeslaný do oběhu. Platba je kartou nebo bankovním převodem na základě zálohové faktury.

Ano, kdykoli. Při přechodu na vyšší tarif se poměrně podle dnů odečte zbývající hodnota běžícího předplatného. Při přechodu na nižší tarif se změna uplatní od dalšího období, abyste uprostřed již zaplaceného měsíce neztratili archivní prostor.

Exportujeme vám celý archiv: původní soubory a index v otevřeném formátu (CSV/XML) se všemi metadaty — spisová skupina, číslo podacího deníku, datum, odesílatel, lhůta uložení — abyste mohli archiv obnovit v jiném systému. Export je dostupný 30 dní od konce předplatného; po této době se data trvale smažou.