Zákonné lhůty uchovávání stručně
Výchozím bodem jsou účetní a mzdové předpisy, které stanoví zákonné lhůty uchování: u některých záznamů, z nichž se rekonstruuje pracovní historie, jsou velmi dlouhé, u některých účetních dokladů kratší. Ostatní kategorie — korespondence, interní poznámky, technická dokumentace, personální spisy — získají své lhůty prostřednictvím spisového a skartačního plánu firmy, sestaveného podle platných právních předpisů. Nesnažte se tyto lhůty zapamatovat: zapište je jednou do spisového plánu a nechte je uplatnit na platformě.
Co GDPR vyžaduje navíc k lhůtám archivního zákonodárství
Nařízení (EU) 2016/679 přidává zásadu, která platí nad všemi ostatními: omezení uložení, uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. e). Osobní údaje se uchovávají ve formě umožňující identifikaci osob jen po dobu nezbytně nutnou pro účel, pro který jsou zpracovány. Právo na výmaz podle čl. 17 umožňuje subjektu údajů požádat o smazání jeho údajů — toto právo však není absolutní: ustupuje mimo jiné zákonným povinnostem uchovávání. V praxi, požádá-li bývalý zaměstnanec o výmaz, mzdový záznam smazán nelze, protože právní předpisy vyžadují jeho uchování. 4docs.net tyto situace výslovně označuje, takže rozhodnutí je zdokumentované, ne improvizované.
Jak skartace podle plánu vypadá na platformě
Automatické, nekontrolované mazání je špatný nápad: chybně nastavené pravidlo může vymazat celou kategorii. Proto proces vždy zahrnuje člověka. S nastavitelným intervalem před vypršením platforma vygeneruje seznam návrhů: které dokumenty se blíží termínu, z které kategorie a na jakém základě. Odpovědná osoba seznam projde, vyloučí cokoli, co se musí stále uchovávat (například spis zapojený do soudního sporu), a zbytek schválí. Skartace vytvoří písemný záznam o tom, co bylo odstraněno a podle jakého pravidla, a log uchová stopu. Dokument zmizí; důkaz, že byl skartován správně, zůstává.
Žádosti subjektů údajů na jednom místě
Žádost o přístup nebo výmaz, přijatá e-mailem a vyřízená z paměti, je nejčastějším místem selhání souladu. Na platformě je žádost zaevidována jako taková: kdo ji podal, co požaduje, kdy byla přijata a do kdy musí být zodpovězena. Hledání v archivu ukáže, kde se údaje dotyčné osoby objevují, v digitálních dokumentech a ve skenech s textovou vrstvou; skeny bez textové vrstvy se kontrolují ručně. Odpověď se zaznamená spolu s dokumenty, které ji podpírají. Při kontrole už nemusíte rekonstruovat, co se stalo před osmi měsíci: záznam tu je, s termíny a rozhodnutími.
