Trasa se určí jednou, ne u každého dokumentu
Každá firma má vlastní pravidla: příchozí fakturu kontroluje osoba, která objednávku zadala, pak finanční oddělení; žádost o schválení nad určitou hranici jde k vedení; interní personální záznam prochází personálním oddělením. Tato pravidla existují, ale obvykle jen v hlavách několika lidí. V 4docs.net je zapíšete jednou jako trasy, které se automaticky spouštějí podle typu dokumentu, oddělení, které jej zahajuje, nebo jeho hodnoty. Od té chvíle systém směruje správně pokaždé, i když je člověk, který „věděl, jak se to dělá“, na dovolené nebo firmu opustil.
Paralelní, nebo sekvenční schválení podle toho, co vyžaduje realita
Ne každý dokument musí projít řetězem. Často chcete, aby se na něj podívala dvě oddělení současně, a ušetřili jste dny — to je případ nezávislých kontrol, které na sobě nezávisí. Jindy záleží na pořadí: nejdřív technická kontrola, teprve potom finanční, protože druhá vychází z první. Platforma podporuje oba modely i jejich kombinace, s volitelnými a podmíněnými kroky. Každý schvalovatel vidí dokument, přílohy i poznámky ostatních a rozhodnutí zaznamená přímo na platformě, bez stahování a znovuodesílání.
Lhůty, připomínky a eskalace
Trasa bez lhůt se rychle promění v tentýž zapomenutý e-mail, jen s jiným rozhraním. Proto má každý krok vlastní lhůtu a odpovědná osoba dostane připomínku předem. Vyprší-li lhůta, může pravidlo eskalace rozhodnutí automaticky přesunout nadřízenému nebo upozornit zadavatele. Upozornění se posílají SMS nebo WhatsAppem, a to pouze těm, kdo si je zapnuli. Praktický účinek nespočívá v trestání toho, kdo se opozdil, ale ve viditelnosti: vedení vidí na jedné obrazovce, kde se zpoždění hromadí, a může řešit příčinu — nedostatečně obsazené oddělení, příliš dlouhou trasu nebo krok, který ve skutečnosti nebyl potřeba.
Co zůstává po schválení dokumentu
Na konci trasy dokument nezmizí ve složce: přesune se do elektronického archivu, do odpovídající kategorie spisového plánu, se svou skartační lhůtou a celou historií schválení. Znamená to, že se o dva roky později při kontrole můžete prokázat nejen dokument, ale i jeho cestu: kdo ho zahájil, kdo schválil, kdy a s jakými poznámkami. Pokud musí být dokument navíc podepsán s právními účinky, podpis proběhne mimo 4docs — pro smlouvy a digitální podepisování viz sesterskou platformu 4mycontracts.net.
