Firemní archiv vedený podle pravidel: každý dokument zaevidovaný, indexovaný a dohledatelný během několika sekund, uchovaný přesně tak dlouho, jak vyžaduje zákon, a vyřazený včas, se schválením a záznamem.
4docs je systém pro správu dokumentů vytvořený pro způsob, jakým ve skutečnosti pracuje firma v Rumunsku. Vycházeli jsme z jednoduchého pozorování: dokumenty firmy se neztrácejí proto, že neexistují, ale proto, že už nikdo neví, kde jsou a jak dlouho je třeba uchovávat. Přijaté faktury, dodací listy, zápisy, interní rozhodnutí, korespondence s úřady, personální spisy, povolení, zprávy — všechny končí v pořadačích, na souborových serverech nebo v e-mailových schránkách, každý s vlastní logikou. 4docs je přináší na jedno místo: zaevidujete je v registratuře s jedinečným číslem a datem, předáte je interním schvalovacím oběhem s termíny, vyhledáváte je fulltextově, uchováváte je po dobu, kterou předepisují platné právní předpisy, a vyřazujete je včas v souladu se zásadou omezení uložení z GDPR. Co neděláme: nespravujeme životní cyklus smluv a nevydáváme elektronické podpisy — pro smlouvy a digitální podepisování existuje 4mycontracts.net, samostatná aplikace ze stejného ekosystému; dokument tam podepsaný se zde archivuje.
Elektronický archiv bez archivního plánu je jen větší složka, nic víc. Proto je prvním krokem každé implementace seznam kategorií dokumentů firmy, každá s vlastní lhůtou uchování. Od té chvíle se vše ostatní — číslování v registratuře, schvalovací oběh, návrhy na vyřazení — uplatňuje automaticky.
Každý archivovaný dokument má kryptografický otisk, časové razítko a neměnné verze; každé zobrazení, stažení nebo sdílení se zapíše do záznamu, který uživatelé nemohou upravit. Když přijde kontrola nebo audit, nevysvětlujete, jak by archiv měl fungovat — ukážete ho.
Netvrdíme, že digitalizace automaticky nahrazuje každý papírový originál. Právní režim elektronického archivu se řídí platnými právními předpisy. 4docs připravuje dokumenty pro tento režim — metadata, otisk, záznam —, ale otevřeně říkáme, kde končí odpovědnost platformy a kde začíná vaše.
Za 4docs stojí smíšený tým archivářů, specialistů na ochranu osobních údajů a softwarových inženýrů se sídlem v Bukurešti. Každý účet dostane vyhrazeného kontaktního pracovníka pro nastavení archivního plánu, registrů příchozí a odchozí pošty, schvalovacích oběhů podle oddělení a pro import stávajícího archivu — včetně toho, co je naskenováno z pořadačů.
Dokumenty se ukládají šifrovaně. Přístup se uděluje podle role a kategorie dokumentu, záznam o přístupu nelze upravovat a lze jej exportovat pro audit. Zákonné lhůty uchování, které se u jednotlivých typů dokumentů liší, jsou připojeny ke kategoriím, nespoléhají na něčí paměť. Vyřazení po uplynutí lhůty vždy prochází schválením a žádosti o výmaz podle čl. 17 GDPR se vyřizují po předchozí kontrole zákonných povinností uchovávat údaje.
4docs není samostatná aplikace. Je součástí ekosystému 4b2b: jeden účet, stejná přístupová práva a jedna faktura za všechny firemní aplikace, které používáte. Dokumenty vzniklé v dalších aplikacích ekosystému mohou přímo přijít do archivu, s automaticky přiřazenou kategorií a lhůtou uchování. Pro smlouvy a elektronické podepisování má ekosystém vlastní aplikaci — 4mycontracts.net.
Nastavíme archivní plán vaší firmy, otevřeme registry příchozí a odchozí pošty, určíme schvalovací oběhy podle oddělení a naimportujeme dokumenty, které už máte. Váš kontaktní pracovník vám odpoví první pracovní den.
