Bewaartermijnen van documenten en AVG

Bewaartermijnen per categorie, automatisch toegepast, met vernietigingsvoorstellen na afloop, menselijke goedkeuring en registratie van verzoeken van betrokkenen.

Compliance rond documenten heeft twee kanten die tegenstrijdig lijken. Aan de ene kant verplicht de wet u bepaalde categorieën jarenlang te bewaren: zeven jaar voor de administratie en de bijbehorende bescheiden (art. 52 AWR en art. 2:10 BW), langer voor gegevens over onroerende zaken. Aan de andere kant verbiedt de AVG u persoonsgegevens langer te bewaren dan nodig. Beide eisen haalt u alleen met een expliciet bewaarbeleid, opgesteld per categorie en niet per bestand. 4docs.net is de plek waar dat beleid leeft: elke categorie in het archiefplan heeft een termijn, die termijn geldt voor al haar documenten, en na afloop krijgt u een vernietigingsvoorstel dat een mens goedkeurt.

Bewaartermijn per categorie in het archiefplan, niet per document — één keer instellen, overal toegepast.
Automatische berekening van de einddatum vanaf de documentdatum, de sluiting van het dossier of het einde van het boekjaar.
Waarschuwing vooraf en een lijst met vernietigingsvoorstellen, gegroepeerd per categorie en jaar.
Vernietiging met menselijke goedkeuring en verklaring van vernietiging — niets verdwijnt automatisch en ongemerkt.
Registratie van verzoeken van betrokkenen — inzage, rectificatie, wissing — met bewaakte reactietermijn.
Blokkade van vernietiging voor documenten waarvoor nog een wettelijke bewaarplicht geldt, ook als om wissing wordt gevraagd.
Bewaarblokkade („legal hold”) voor documenten of dossiers die bij een geschil horen.
Compliancerapporten per categorie: wat u bewaart, hoe lang en op welke grondslag.

De wettelijke bewaartermijnen in het kort

Fiscaal: de basisgegevens van de administratie worden zeven jaar bewaard (art. 52 AWR). Civielrechtelijk: rechtspersonen bewaren boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar (art. 2:10 BW). Voor gegevens over onroerende zaken geldt in de btw-administratie een langere termijn. Personeelsgegevens kennen hun eigen termijnen — sommige fiscaal verplicht, andere juist kort omdat de AVG langer bewaren niet toestaat. Die termijnen legt u per categorie vast in het archiefplan.

Wat de AVG vraagt naast de wettelijke termijnen

Art. 5 lid 1 onder e AVG verbiedt persoonsgegevens langer te bewaren dan nodig voor het doel. In de praktijk betekent dat dat u per categorie moet kunnen laten zien hoe lang u die bewaart en waarom. Loopt een bewaarplicht af, dan moeten de gegevens weg — en daarvoor is een proces nodig, geen goede bedoelingen.

Hoe vernietiging na afloop er in het platform uitziet

Na afloop van de termijn verdwijnt een document niet vanzelf: het komt op een lijst met vernietigingsvoorstellen, gegroepeerd per categorie en jaar. De archiefverantwoordelijke beoordeelt de lijst, haalt eruit wat moet blijven — bijvoorbeeld documenten onder een bewaarblokkade — en keurt goed. Daarna wordt het bestand definitief verwijderd en blijft een verklaring van vernietiging over: categorie, periode, datum en wie goedkeurde.

Verzoeken van betrokkenen op één plek

Als iemand zijn recht op inzage, rectificatie of wissing uitoefent, wordt het verzoek geregistreerd met de reactietermijn. Het platform zoekt de documenten waarin de persoon voorkomt, toont per document de grondslag en termijn, en laat u verwijderen wat weg mag en gemotiveerd vastleggen wat moet blijven. Dat gemotiveerde antwoord wordt vastgelegd voor een eventuele controle door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wettelijke verwijzingen

Verordening (EU) 2016/679 (AVG), art. 5 lid 1 onder e — opslagbeperking
Verordening (EU) 2016/679 (AVG), art. 17 — recht op gegevenswissing, dat niet geldt als verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen
Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR), art. 52 — fiscale bewaarplicht van zeven jaar
Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 2:10 — bewaren van boeken, bescheiden en gegevensdragers gedurende zeven jaar

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik de documenten van mijn bedrijf bewaren?

Dat hangt af van de categorie. De administratie en de bijbehorende bescheiden: zeven jaar (art. 52 AWR en art. 2:10 BW), langer voor gegevens over onroerende zaken. De overige categorieën legt u vast in het archiefplan, binnen de grenzen van de AVG.

Als iemand om wissing vraagt, moet ik dan alles verwijderen?

Nee. Het recht op wissing geldt niet als verwerking nodig is om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen. U verwijdert wat weg mag — bijvoorbeeld een open sollicitatie die „voor later” is bewaard — en legt gemotiveerd vast wat moet blijven, zoals een factuur of loonadministratie.

Worden documenten na afloop automatisch verwijderd?

Nee. Na afloop komen ze op een lijst met vernietigingsvoorstellen die een verantwoordelijke goedkeurt. Daarna worden ze definitief verwijderd en blijft een verklaring van vernietiging over.

Wat doe ik met documenten die bij een geschil horen?

Zet een bewaarblokkade op het document of dossier: zolang die actief is, kan het niet worden voorgedragen voor vernietiging, ook als de termijn is verstreken. De blokkade en de reden worden vastgelegd.

Hoe laat ik een accountant het bewaarbeleid zien?

Met rapporten per categorie: wat u bewaart, hoe lang en op welke grondslag, samen met de verklaringen van vernietiging en het register van verzoeken van betrokkenen.

Telt de termijn vanaf de documentdatum?

Dat hangt af van de categorie: vanaf de documentdatum, de sluiting van het dossier of het einde van het boekjaar. De rekenregel staat in het archiefplan en wordt automatisch toegepast.

Gerelateerde artikelen

Elektronisch archiveren →Het archiefplan waarin de bewaartermijnen leven.Veilig delen →Wie wat ziet, en het bewijs van elke toegang.Hoe stelt u een bewaarbeleid op dat past bij de AVG? →Categorieën, termijnen, grondslagen en vernietiging.Hoe lang bewaart u de administratie? →De fiscale en civielrechtelijke bewaarplicht uitgelegd.Abonnementen en prijzen →Neem contact op met het team →

Zet uw bewaartermijnen op de automatische piloot

Samen schrijven we het bewaarbeleid per categorie, passen we het toe in het archiefplan, en u hoeft alleen nog de vernietiging na afloop goed te keuren.

Bekijk prijzen Neem contact op met een adviseur