Waarom handmatige nummering als eerste misgaat
Als meerdere mensen in hetzelfde schrift of dezelfde spreadsheet registreren, krijgen vroeg of laat twee stukken hetzelfde nummer of ontstaat er een gat dat niemand kan verklaren. En een register met gaten verliest juist wat het nuttig maakt: het bewijs van wanneer iets binnenkwam. In 4docs.net kent het platform het nummer toe, strikt oplopend, met datum en tijd. Een nummer kan niet opnieuw worden gebruikt of overgeslagen, en een geannuleerde registratie blijft zichtbaar als „geannuleerd”, zoals een doorgestreepte regel in een papieren register.
Van postkamer naar verantwoordelijke in één stap
Gemeenten en andere overheden werken al jaren met postregistratie: elk stuk wordt geregistreerd en doorgezet naar de juiste afdeling. Een bedrijf is daar niet toe verplicht, maar krijgt dezelfde traceerbaarheid. Bij registratie wordt het stuk toegewezen aan een afdeling of persoon, met een reactietermijn. De verantwoordelijke ziet het in zijn takenlijst en iedereen met rechten ziet op elk moment waar het is en wie het heeft.
Termijnen, waarschuwingen en onbeantwoorde stukken
Veel post komt binnen met een termijn: een informatieverzoek, een klacht van een klant, een aanmaning. Het platform waarschuwt de verantwoordelijke vóór het verstrijken en houdt een lijst bij van wat nog onbeantwoord is, met het aantal dagen vertraging. Het verstuurde antwoord wordt geregistreerd als uitgaand stuk, gekoppeld aan het inkomende, en de draad is gesloten.
Verzendlijsten en overdracht tussen afdelingen
Voor papieren verzendingen maakt het platform lijsten met de documenten, de geadresseerden en ruimte voor de handtekening van de koerier of ontvanger. Interne overdrachten tussen afdelingen worden op dezelfde manier vastgelegd. Een afgehandeld stuk gaat naar het elektronisch archief met de bewaartermijn van zijn categorie, zonder opnieuw te uploaden.
