Het bedrijfsarchief, goed op orde: elk document geregistreerd, geïndexeerd, binnen seconden terug te vinden, precies zo lang bewaard als de wet vraagt en daarna vernietigd, met goedkeuring en logboek.
Over 4docs: een documentbeheersysteem dat is gebouwd voor de manier waarop een Nederlands bedrijf echt werkt. We begonnen met een eenvoudige constatering: documenten raken niet kwijt omdat ze niet bestaan, maar omdat niemand meer weet waar ze staan en hoe lang ze bewaard moeten worden. Inkoopfacturen, pakbonnen, notulen, interne besluiten, brieven van de Belastingdienst, personeelsdossiers, vergunningen, rapportages — alles belandt in ordners, op fileservers of in mailboxen, elk met een eigen logica. 4docs brengt ze samen op één plek: registreert ze in de postregistratie met nummer en datum, stuurt ze door een interne goedkeuringsroute met termijnen, vindt ze terug via full-text zoeken, bewaart ze zo lang als de fiscale bewaarplicht voorschrijft en vernietigt ze daarna, in lijn met het beginsel van opslagbeperking uit de AVG. Wat we niet doen: we beheren niet de levenscyclus van contracten en plaatsen geen elektronische handtekeningen — daarvoor is er 4mycontracts.net, een aparte applicatie in hetzelfde ecosysteem; het daar ondertekende document wordt hier gearchiveerd.
Een elektronisch archief zonder archiefplan is gewoon een grotere map. Daarom is de eerste stap van elke implementatie de lijst met documentcategorieën van uw organisatie, elk met een eigen bewaartermijn en een bestemming na afloop. Vanaf dat moment gaat al het andere — de nummering in de postregistratie, de goedkeuringsroute, de vernietigingsvoorstellen — automatisch.
Elk gearchiveerd document heeft een cryptografische hash, een tijdstempel en onveranderlijke versies; elke inzage, download of deling komt in een logboek dat gebruikers niet kunnen wijzigen. Komt er een controle of audit, dan hoeft u niet uit te leggen hoe het archief zou moeten werken — u laat het zien.
We beweren niet dat een digitale versie elk papieren origineel automatisch vervangt. Of een scan het origineel mag vervangen, hangt af van het soort document en de regels die ervoor gelden; de Belastingdienst staat conversie van papier naar digitaal onder voorwaarden toe, maar niet voor elk stuk. 4docs bereidt documenten voor op dat proces — metadata, hash, tijdstempel, toegangslog — maar we zeggen duidelijk waar de verantwoordelijkheid van het platform ophoudt en de uwe begint.
Achter 4docs staat een gemengd team van archivarissen, privacyspecialisten en software-engineers, gevestigd in de Europese Unie. We helpen bij het inrichten van het archiefplan en de bewaartermijnen, de postregistratie, de goedkeuringsroutes per afdeling en de import van het bestaande archief — ook wat uit ordners wordt gescand.
Documenten worden versleuteld opgeslagen, op infrastructuur in de Europese Unie, met dagelijkse back-ups en zonder doorgifte buiten de EU. Toegang wordt per rol en per documentcategorie verleend, en het toegangslog is onveranderlijk en exporteerbaar voor audits. De wettelijke bewaartermijnen — zeven jaar voor de administratie en de bijbehorende gegevensdragers (art. 52 AWR en art. 2:10 BW), met langere termijnen voor bepaalde gegevens zoals die over onroerende zaken — zijn gekoppeld aan de documentcategorieën, niet aan iemands geheugen. Vernietiging na afloop gaat altijd via een goedkeuring, en verzoeken tot wissing op grond van art. 17 AVG worden afgehandeld nadat de wettelijke bewaarplichten zijn gecontroleerd.
4docs is geen losse applicatie. Het maakt deel uit van het 4b2b-ecosysteem: één account, dezelfde toegangsrechten en één factuur voor alle zakelijke applicaties die u gebruikt. Documenten uit de andere applicaties van het ecosysteem kunnen rechtstreeks in het archief terechtkomen, met categorie en bewaartermijn automatisch toegepast. Voor contracten en elektronisch ondertekenen heeft het ecosysteem een eigen applicatie — 4mycontracts.net.
We richten het archiefplan en de bewaartermijnen van uw organisatie in, zetten de postregistratie voor inkomende en uitgaande post op, bepalen de goedkeuringsroutes per afdeling en importeren de documenten die u al hebt. Vragen die u via het beheerpaneel stelt, krijgen binnen één werkdag antwoord.
