Instelbare interne routes voor controle en goedkeuring — het document komt vanzelf bij de juiste persoon, met termijn, herinneringen en een volledige historie van de beslissingen.
Documenten blijven niet hangen omdat mensen weigeren ze goed te keuren, maar omdat niemand weet waar ze zijn. Een onderbouwing die per mail is verstuurd, verdwijnt tussen tweehonderd andere berichten, een inkoopfactuur wacht op akkoord van de technische dienst die er niets van weet, en een inkoopaanvraag zwerft op papier tussen kantoren. Een goedkeuringsroute brengt die weg naar het platform: u legt één keer vast wie wat goedkeurt, in welke volgorde en binnen welke termijn, en vanaf dat moment komt elk document vanzelf op de juiste route. Aan het eind blijft een volledige historie over — wie goedkeurde, wanneer en met welke opmerking — nuttig voor interne controle en voor de accountant.
In plaats van elke keer te bedenken naar wie een document moet, legt u per documentsoort de route vast: bijvoorbeeld inkoopfactuur → magazijn → afdelingshoofd → financiële administratie. Regels kunnen afhangen van bedrag of afdeling — een inkoop boven een bepaald bedrag krijgt er een goedkeuring van de directie bij. Komt er een nieuw document van die soort binnen, dan start het vanzelf op de vastgelegde route.
Sommige beslissingen vragen een vaste volgorde: eerst inhoudelijk akkoord, dan financieel. Andere kunnen tegelijk: juridische zaken en inkoop kijken parallel. De route ondersteunt beide, ook gecombineerd, en het document gaat pas verder als aan de voorwaarden van elke stap is voldaan.
Elke stap heeft een termijn. Vóór het verstrijken krijgt de verantwoordelijke een herinnering; daarna kan het document automatisch naar de leidinggevende escaleren en verschijnt het op het dashboard van de coördinator met het aantal dagen vertraging. Is iemand op vakantie, dan gaan documenten naar de vervanger en wordt de delegatie vastgelegd.
Er blijft een historie over die niet kan worden gewijzigd: wie goedkeurde, wanneer, met welk besluit en welke opmerking. Die historie bewijst de interne afhandeling tegenover een accountant. Maar een goedkeuring in de route is geen elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening: hebt u een handtekening nodig die tegenover derden geldt, dan is 4mycontracts.net daarvoor. Het goedgekeurde document gaat naar het archief met categorie en bewaartermijn.
Ja. Elke documentsoort kan een eigen route hebben, en de regels kunnen afhangen van afdeling of bedrag.
Elke gebruiker kan voor een periode een vervanger instellen. Documenten gaan automatisch naar de vervanger en de delegatie wordt vastgelegd: zichtbaar is wie goedkeurde, namens wie en in welke periode.
Ja, met een reden. Het document gaat terug naar de initiatiefnemer met wat er moet worden aangepast, en het terugsturen staat in de historie.
Op het dashboard met vastgelopen documenten: waar elk document ligt, sinds hoeveel dagen en welke stap volgt. U kunt ook de route-weergave van elk document openen.
Ja. Elke goedkeuring komt in een onveranderlijke, exporteerbare historie, met auteur, datum, tijd, besluit en opmerking.
Nee. Een goedkeuring in de route is een vastgelegde interne handeling, geen elektronische handtekening in de zin van eIDAS. Voor een handtekening die tegenover derden geldt, is er 4mycontracts.net.
Routes ingericht op uw regels, termijnen per stap en een dashboard dat precies laat zien waar een document is vastgelopen.
