Tilgang per rolle, ikke per person
Rettigheter som gis person for person, virker enkle i begynnelsen og blir umulige å administrere etter den tredvte ansatte. Modellen som holder, er den som bygger på roller: du definerer hva en rolle kan gjøre, for eksempel «personalansvarlig» eller «økonomimedarbeider», og tildeler rollen til personene. Når noen bytter stilling, endrer du rollen, og rettighetene justeres selv. Når vedkommende slutter i virksomheten, deaktiverer du kontoen, og alle tilgangene forsvinner samtidig, også de som er gitt punktvis. Oppå rollene legges rettighetene per avdeling og per kategori dokumenter, slik at en leder ser alt som hører til hans område, men ingenting fra soner som ikke angår ham.
Utløpende lenker for dem uten konto
Revisoren, advokaten, banken eller en samarbeidspartner trenger av og til dokumenter, men trenger ikke en permanent konto. For dem genererer plattformen lenker med utløpsdato: du velger dokumentet eller mappen, gyldighetstiden og om mottakeren kan laste ned eller bare se. Lenken kan kreve et ekstra passord og kan trekkes tilbake når som helst, også før utløp. I motsetning til et e-postvedlegg, som sklir helt ut av kontroll i det øyeblikket det sendes, forblir en lenke din: du ser hvor mange ganger den er åpnet, og kan stenge den når samarbeidet er over.
Vannmerke og logg: avskrekking og dokumentasjon
Ingen teknisk tiltak hindrer at noen fotograferer skjermen. Det du kan gjøre, er å redusere fristelsen og beholde beviset. Vannmerket som settes på lenker sendt utenfor virksomheten, bærer mottakerens navn, dato og klokkeslett, og et dokument som sirkulerer videre, viser selv hvor det kommer fra. Tilgangsloggen fullfører bildet: hver åpning, nedlasting og deling blir registrert, med forfatter og tidsstempel. Ved mistanke om lekkasje gir spørsmålet «hvem hadde tilgang til dette dokumentet de siste tre månedene?» et eksakt svar, ikke en liste med antakelser.
Deling og GDPR-etterlevelse
Mange av dokumentene i en virksomhet inneholder personopplysninger: personalmapper, attester, korrespondanse med ansatte, opplysninger om representanter for partnere. For disse dokumentene er tilgangskontroll ikke en organiseringspreferanse, men et krav til etterlevelse. Det praktiske prinsippet er minimering: hver person ser strengt det han eller hun trenger for oppgaven. Tilgangsloggen gir det andre kravet — evnen til å dokumentere hvem som har fått tilgang til hva. Sammen med oppbevaringsreglene er dette de to tingene et tilsyn kontrollerer først når det spør hvordan opplysningene i arkivet ditt er beskyttet.
