Vanlige spørsmål om dokumenthåndtering

Det betyr at det elektronisk arkiverte dokumentet kan brukes overfor en tredjepart (et myndighetsorgan, en domstol, en revisor), fordi du kan dokumentere at det ikke er endret siden arkiveringen. I praksis kreves fire ting: en pålitelig identifikasjon av dokumentet (kryptografisk fingeravtrykk), dato og klokkeslett for arkiveringen, metadata som beskriver dokumentet, og en tilgangslogg som viser hvem som har gjort hva. Om det er nok for nettopp din dokumenttype, bør du avklare med revisor eller jurist.

Det avhenger av dokumenttypen, og det må utvises forsiktighet. Elektroniske kopier aksepteres mange steder, men på visse vilkår. 4docs lagrer for hvert dokument fingeravtrykket, tidspunktet for arkiveringen, metadata og en fullstendig logg, men avgjør ikke for deg hvilket originalpapir som kan makuleres. Der originalen skal bevares, anbefaler vi et blandet arkiv: papiret blir i mappen, og med 4docs finner du det på få sekunder.

Det er listen over dokumentkategoriene virksomheten oppretter, hver med sin oppbevaringsfrist. Reglene for arkivering forutsetter den av dem som oppretter og oppbevarer dokumenter, og i praksis er den ryggraden i arkivet: uten den vet du ikke hvor lenge et dokument skal oppbevares, og hva som skjer etterpå.

Nei. Når et dokument er arkivert, kan filen ikke redigeres: enhver rettelse skjer som en ny versjon, knyttet til den forrige, og den opprinnelige versjonen blir liggende i arkivet. Hver versjon har sitt eget kryptografiske fingeravtrykk, så du til enhver tid kan kontrollere om en kopi er originalen.

På infrastrukturen i 4b2b-økosystemet. Tilgangen beskyttes av innlogging og av roller og rettigheter. Serverens nøyaktige plassering og sikkerhetskopieringen må du be om skriftlig fra leverandøren.

Nei. 4docs er et dokumenthåndteringssystem: arkiv, postjournal, intern flyt, fulltekstsøk og oppbevaringsfrister. Kontraktens livssyklus og elektronisk signatur dekkes av en egen applikasjon i økosystemet, 4mycontracts.net, som vi henviser til.

Hvert dokument som kommer inn i eller går ut av virksomheten, får automatisk et unikt løpenummer i strengt stigende rekkefølge, sammen med dato og klokkeslett. Nummeret kan ikke gjenbrukes og ikke hoppes over: hvis en oppføring annulleres, blir den stående i journalen.

Ja, men manuelt. Journalen har ingen egen e-postadresse, og 4docs mottar ikke e-poster automatisk: du lagrer meldingen eller vedlegget som en fil (for eksempel en eksportert e-post), laster den opp og fyller ut nummer, dato og avsender.

Ja. Journalen eksporteres til PDF eller XLSX for enhver periode, filtrert etter avdeling, avsender, mottaker eller kategori. For utgående post kan du lage et overleveringsbevis med listen over dokumenter, mottakerne og kurerens eller mottakerens kvittering.

Bare brukere med rollen journalansvarlig, og bare med en begrunnet annullering, aldri ved sletting. Begrunnelsen, forfatteren og tidspunktet blir liggende i loggen. Andre brukere kan bare opprette nye dokumenter og se det de har rettighet til.

Den interne ruten et dokument følger fra mottak til avslutning: hvem som mottar det, hvem som gjennomgår det, hvem som godkjenner det, og innen hvilken tid. Flyten settes opp én gang per dokumentkategori, for eksempel en innkommende faktura: lager → regnskap → godkjenning av ledelsen.

Hvert trinn har en frist. Når fristen nærmer seg, får den ansvarlige et varsel; etter fristen dukker dokumentet opp på koordinatorens liste over forsinkelser, med antall overskredne dager. Du kan til enhver tid se status for flyten trinn for trinn.

Nei, og forskjellen har betydning. En godkjenning i flyten er en intern handling som registreres i loggen (autentisert bruker, tidspunkt, beslutning, merknader), og den brukes som dokumentasjon på intern kontroll. Den er ikke en elektronisk signatur i juridisk forstand. Hvis dokumentet skal signeres, skjer det i 4mycontracts.net.

Ja. Enhver bruker kan utpeke en stedfortreder for en periode, og dokumenter som ville nådd den fraværende, sendes automatisk til stedfortrederen. Delegeringen fremgår av loggen: det registreres at godkjenningen ble gitt ved delegering, av hvem og i hvilken periode.

I dokumenter som har digital tekst: for eksempel tekstbaserte PDF-filer, DOCX- og XLSX-filer og eksporterte e-poster. Der dekker søket hele teksten. For skannede bilder uten tekstlag bygger søket på metadata (kategori, dato, journalnummer, avsender) og beskrivelsen du selv skriver.

Ethvert ord i dokumentets innhold, ikke bare filnavnet: et fakturanummer, et personnavn, et organisasjonsnummer, et beløp, en setning fra en rapport. Søket kombinerer teksten med metadatafilter: kategori, periode, avdeling, avsender, journalnummer.

Nei. Resultatene filtreres etter dine rettigheter: et dokument du ikke får se, vises ikke på listen og merkes ikke på noen måte. Ellers ville søket avsløre at fortrolige dokumenter finnes.

Ja. Du kan rette teksten søket bruker, manuelt uten å røre den opprinnelige filen: rettelsen påvirker bare søkelaget. Filnavn, metadata og den manuelle beskrivelsen kan endres når som helst, og endringene registreres i loggen.

Oppbevaringsfristen avhenger av dokumenttypen, så det finnes ikke ett generelt tall som gjelder for alle dokumenter. Etter bokføringsloven § 13 er fristen for årsregnskap og dokumentasjon av bokførte opplysninger fem år etter regnskapsårets slutt; for enkelte andre kategorier, som avtaler og korrespondanse, er fristen kortere. 4docs gir hver kategori en egen frist i arkivplanen. La revisor bekrefte den nøyaktige fristen før noe slettes.

Når et dokuments oppbevaringsfrist er ute, forsvinner det ikke automatisk. Det havner på en liste over forslag til sletting, som den arkivansvarlige gjennomgår og godkjenner. Det er nettopp logikken den klassiske arkiveringsbeslutningen bygger på: et menneske tar beslutningen, og systemet forbereder den.

Retten til sletting (GDPR artikkel 17) er ikke absolutt: den gjelder ikke når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig oppbevaringsplikt. I praksis slettes en uoppfordret søknad som er lagret "til senere", etter anmodning, mens et lønnsbilag blir liggende til den lovbestemte fristen er ute. Hver anmodning registreres sammen med begrunnelsen for avgjørelsen.

Ved å knytte oppbevaringsfrister til kategorier i stedet for til enkeltdokumenter. GDPR artikkel 5 nr. 1 bokstav e krever at personopplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig; i praksis betyr det at du for hver kategori kan vise hvor lenge den lagres, og hvorfor.

Ja. Du kan sette en bevaringssperre ("juridisk sperre") på et dokument eller en hel sak: så lenge den er aktiv, kan dokumentet ikke foreslås slettet, selv om fristen er ute. Sperren, begrunnelsen og den som satte den, blir liggende i loggen.

Rettigheter tildeles etter rolle og dokumentkategori, ikke fil for fil. En bokholder ser de økonomiske kategoriene, en HR-medarbeider ser personalmappene, en daglig leder ser alt som hører til avdelingen sin. Oven i det kan du begrense enkelte dokumenter ytterligere.

Ja, via en sikker lenke: du angir utløpsdato, om mottakeren bare kan se eller også laste ned dokumentet, og eventuelt et passord. Etter utløp virker ikke lenken, og loggen lagrer hvem som opprettet den, hvem den ble sendt til, og hvor mange ganger den ble åpnet.

Brukeren, handlingen (visning, nedlasting, endring av metadata, deling, sletting), dokumentet, tidspunktet og IP-adressen. Loggen kan ikke redigeres eller slettes av brukerne, kan eksporteres til revisjon, og lagres minst så lenge dokumentet den gjelder finnes.

Ja, i den forstand at 4docs er en del av 4b2b-økosystemet: samme konto og samme tilgangsrettigheter til applikasjonene du bruker. Filer fra andre programmer lastes opp til arkivet manuelt, og kontrakter signert i 4mycontracts.net kan arkiveres her.

Ja. Partnerprogrammet gir deg en unik anbefalingskode og en gjentakende månedlig provisjon av abonnementet hos hvert selskap som melder seg på via deg, gjennom hele abonnementsperioden.

En konto og dokumentene du allerede har: skannede eller digitalt opprettede (PDF, DOCX, XLSX, JPG, eksporterte e-poster). Ved aktivering fastsetter vi sammen virksomhetens arkivplan (dokumentkategoriene, oppbevaringsfristen for hver og skjebnen etter utløp), og deretter laster du opp materialet.

I to trinn. Først digitaliseringen: du skanner etter kategori (innkommende fakturaer, følgesedler, referater, korrespondanse, personalsaker), tydelig og jevnt. Deretter opplasting og indeksering: ved opplasting leser 4docs den digitale teksten der den finnes, foreslår kategori, dato og avsender, og brukeren bekrefter. Skannede bilder søkes via metadata, og filer med digital tekst søkes også i hele teksten. OCR finnes foreløpig bare for dokumenter på rumensk; skannede dokumenter på norsk må ha et tekstlag eller kontrolleres manuelt.

Ett månedlig eller årlig abonnement i euro, dimensjonert etter arkivplass, antall brukere og mengden lagrede sider. Du betaler ikke per opplastet dokument, per søk eller per dokument sendt i omløp. Betaling skjer med kort eller banketoverføring mot faktura.

Ja, når som helst. Ved oppgradering trekkes den gjenværende verdien av det nåværende abonnementet fra, dagsforholdsmessig. Ved nedgradering trer endringen i kraft i neste abonnementsperiode, slik at du har full tilgang i perioden du har betalt for.

Vi eksporterer hele arkivet til deg: de opprinnelige filene og en indeks i et åpent format (CSV/XML) med alle metadata (kategori, journalnummer, dato, avsender, oppbevaringsfrist), slik at du kan gjenoppbygge arkivet i et annet system. Tilgangen gjelder til utløpet av perioden du har betalt for.