Virksomhetens arkiv, ført etter boken: hvert dokument registrert, indeksert og funnet på sekunder, oppbevart så lenge loven krever og slettet til rett tid, med godkjenning og logg.
4docs er et system for dokumenthåndtering bygget for den måten en norsk virksomhet faktisk jobber på. Vi startet med en enkel observasjon: dokumentene i en virksomhet forsvinner ikke fordi de ikke finnes, men fordi ingen lenger vet hvor de er, eller hvor lenge de skal oppbevares. Innkomne fakturaer, følgesedler, referater, interne vedtak, korrespondanse med myndigheter, personalmapper, tillatelser og rapporter havner i permer, på filservere eller i e-postbokser, hver med sin egen logikk. 4docs samler dem på ett sted: du registrerer dem i postregisteret med unikt nummer og dato, sender dem gjennom en intern godkjenningsflyt med frister, søker i dem med fulltekst der teksten finnes, oppbevarer dem så lenge bokføringsloven § 13 og annet relevant regelverk krever, og sletter dem til rett tid i tråd med lagringsbegrensningsprinsippet i personvernforordningen (GDPR). Det vi ikke gjør: vi forvalter ikke kontraktenes livssyklus og utsteder ikke elektroniske signaturer. For kontrakter og digital signering finnes 4mycontracts.net, en egen applikasjon i samme økosystem; et dokument signert der arkiveres her.
Et elektronisk arkiv uten arkivplan er bare en større mappe, ikke noe mer. Derfor er første steg i enhver innføring en liste over virksomhetens dokumentkategorier, hver med sin oppbevaringstid. Fra da av brukes resten — nummereringen i postregisteret, godkjenningsflyten og forslagene til sletting — automatisk.
Hvert arkivert dokument har et kryptografisk fingeravtrykk, et tidsstempel og uforanderlige versjoner. Hver visning, nedlasting eller deling havner i en logg som brukerne ikke kan redigere. Når en kontroll eller revisjon kommer, forklarer du ikke hvordan arkivet skal fungere — du viser det.
Vi påstår ikke at digitale kopier automatisk erstatter papiroriginaler. Om en skannet kopi kan erstatte originalen, avhenger av dokumenttypen og regelverket som gjelder for den. 4docs forbereder dokumentene — metadata, fingeravtrykk og logg — men vi sier åpent hvor plattformens ansvar slutter og ditt begynner.
Bak 4docs står et blandet team av arkivarer, personvernspesialister og programvareingeniører, med base i Bukarest. Hver konto får et fast kontaktpunkt for oppsett av arkivplanen, inn- og utgående postregistre, godkjenningsflyter per avdeling og import av eksisterende arkiv — også det som er skannet fra permer.
Dokumentene lagres kryptert, med daglige sikkerhetskopier. Tilgang gis etter rolle og dokumentkategori, og tilgangsloggen kan ikke redigeres og kan eksporteres til revisjon. Oppbevaringstider knyttes til kategoriene, ikke til noens hukommelse. For regnskapsmateriale gjelder bokføringsloven § 13: årsregnskap, spesifikasjoner og bokført dokumentasjon oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret, og visse andre kategorier i tre år og seks måneder. Regnskapsmateriale må oppbevares i Norge. Loven er endret ved lov 19. juni 2026 nr. 39, så sjekk alltid gjeldende tekst på lovdata.no. Sletting ved utløp går alltid via en godkjenning, og sletteanmodninger etter art. 17 i GDPR behandles etter at de lovpålagte oppbevaringspliktene er kontrollert.
4docs er ikke en frittstående applikasjon. Det er en del av 4b2b-økosystemet: én konto, samme tilgangsrettigheter og én faktura for alle forretningsapplikasjonene du bruker. Dokumenter kan lastes opp til arkivet fra andre systemer. For kontrakter og digital signering har økosystemet en egen applikasjon — 4mycontracts.net. Et dokument signert der kan arkiveres i 4docs.
Vi setter opp arkivplanen for virksomheten din, åpner inn- og utgående postregistre, definerer godkjenningsflyter per avdeling og importerer dokumentene du allerede har. Kontaktpunktet ditt følger opp henvendelsen din.
