Flyten settes opp én gang, ikke for hvert dokument
Hver virksomhet har sine egne regler: en innkommet faktura kontrolleres av den som bestilte varen, deretter av økonomiavdelingen; et behovsnotat over en viss grense går til ledelsen; et internt personalnotat går via HR. Disse reglene finnes allerede, men som oftest bare i hodet på noen få personer. I 4docs skriver du dem én gang, som flyter som settes i gang automatisk etter dokumenttype, initierende avdeling eller verdi. Fra da av ruter systemet riktig hver gang, også når personen som «visste hvordan det gjøres» er på ferie eller har sluttet i virksomheten.
Godkjenning parallelt eller i rekkefølge, etter det virkeligheten krever
Ikke alle dokumenter trenger å gå gjennom en kjede. Ofte vil du at to avdelinger skal se på samtidig for å spare dager, for eksempel uavhengige kontroller som ikke avhenger av hverandre. Andre ganger er rekkefølgen avgjørende: først den tekniske kontrollen, deretter den økonomiske, fordi den siste bygger på den første. Plattformen støtter begge modellene og kombinasjoner av dem, med valgfrie trinn og betingede trinn. Hver godkjenner ser dokumentet, vedleggene og de andres merknader, og registrerer beslutningen sin direkte i plattformen, uten å laste ned og sende noe tilbake.
Frister, påminnelser og eskalering
En flyt uten frister blir fort den samme glemte e-posten, bare med et annet grensesnitt. Derfor har hvert trinn sin egen frist, og den ansvarlige får påminnelse før fristen. Går fristen ut, kan eskaleringsregelen løfte beslutningen automatisk til overordnet eller varsle den som startet saken. Den praktiske effekten er ikke å straffe den som er sen, men synlighet: ledelsen ser på ett skjermbilde hvor forsinkelsene hoper seg opp, og kan gripe inn ved årsaken, for eksempel en avdeling med for lite kapasitet, en for lang flyt eller et trinn som ikke var nødvendig.
Hva som blir igjen etter at dokumentet er godkjent
Når flyten er ferdig, havner ikke dokumentet i en mappe. Det går over til det elektroniske arkivet, i kategorien i arkivplanen som passer, med tilhørende oppbevaringstid og hele historikken over godkjenningene festet til seg. Det betyr at du om to år, ved en kontroll, kan vise ikke bare dokumentet, men også veien det gikk: hvem som startet det, hvem som godkjente det, når, og med hvilke merknader. Hvis dokumentet også må signeres med gyldighet, skjer signeringen utenfor 4docs. For kontrakter og digital signering, se 4mycontracts.net.
