Ein Unternehmensarchiv, wie es sein soll: jedes Dokument erfasst, indexiert, in Sekunden auffindbar, genau so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz verlangt, und mit Freigabe und Protokoll fristgerecht entfernt.
4docs ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für die tatsächliche Arbeitsweise eines mittelständischen Unternehmens entwickelt wurde. Wir sind von einer einfachen Beobachtung ausgegangen: Die Dokumente eines Unternehmens gehen nicht verloren, weil sie nicht existieren, sondern weil niemand mehr weiß, wo sie sind und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle, interne Entscheidungen, Behördenkorrespondenz, Personalakten, Genehmigungen, Berichte — sie alle landen in Aktenordnern, auf Dateiservern oder in E-Mail-Postfächern, jedes mit seiner eigenen Logik. 4docs bringt sie an einen einzigen Ort: Sie erfassen sie im Dokumentenregister mit eindeutiger Nummer und Datum, leiten sie durch ein internes Freigabeverfahren mit Fristen, durchsuchen sie im Volltext, bewahren sie so lange auf, wie es § 147 AO und § 257 HGB verlangen — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sind das für Buchungsbelege 8 statt 10 Jahre —, und löschen sie fristgerecht nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO. Was wir nicht tun: Wir verwalten nicht den Vertragslebenszyklus und stellen keine elektronischen Signaturen aus — für Verträge und digitale Signatur gibt es 4mycontracts.net, eine separate Anwendung im selben Ökosystem; das dort unterschriebene Dokument wird hier archiviert.
Ein elektronisches Archiv ohne Aktenplan ist nichts weiter als ein größerer Ordner. Deshalb besteht der erste Schritt jeder Implementierung aus der Liste der Dokumentenkategorien des Unternehmens, jede mit ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist und Löschklasse — das, was ein Löschkonzept ausmacht und was die GoBD-Verfahrensdokumentation und der DSGVO-Grundsatz der Speicherbegrenzung zusammen von Ihnen verlangen. Von diesem Moment an wird alles Weitere — die Nummerierung im Dokumentenregister, das Freigabeverfahren, die Löschvorschläge — automatisch angewandt.
Jedes archivierte Dokument hat einen kryptografischen Fingerabdruck, einen Zeitstempel und unveränderliche Versionen; jede Ansicht, jeder Download und jede Freigabe wird in einem Protokoll erfasst, das Benutzer nicht bearbeiten können. Wenn eine Kontrolle oder eine Prüfung ansteht, erklären Sie nicht, wie das Archiv funktionieren sollte — Sie zeigen es.
Wir behaupten nicht, dass Digitalisierung automatisch jedes Papieroriginal ersetzt. Ersetzendes Scannen setzt eine gelebte Verfahrensdokumentation voraus — die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) beschreibt, wie sie aussehen muss —, und § 147 Abs. 2 AO nimmt Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse ohnehin davon aus. 4docs bereitet die Dokumente dafür vor — Metadaten, Fingerabdruck, Protokoll —, aber wir sagen Ihnen offen, wo die Verantwortung der Plattform endet und wo Ihre beginnt.
Hinter 4docs steht ein gemischtes Team aus Archivspezialisten, Datenschutzexperten und Softwareingenieuren, ansässig in der Europäischen Union. Wir unterstützen Sie bei der Konfiguration des Aktenplans, der Ein- und Ausgangsregister, der Freigabeverfahren nach Abteilungen sowie bei der Übernahme des bestehenden Archivs — einschließlich des aus Aktenordnern gescannten Bestands.
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union, mit täglichen Sicherungskopien und ohne Übertragung außerhalb der EU. Der Zugriff wird nach Rolle und Dokumentkategorie vergeben, und das Zugriffsprotokoll ist unveränderlich und für Prüfungen exportierbar. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, 6 Jahre für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, 6 Jahre für Lohnkonten nach § 41 EStG und für Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres nach § 28f SGB IV — sind den Kategorien zugeordnet, nicht dem Gedächtnis einer Person überlassen. Die Löschung bei Fristablauf durchläuft zwingend eine Freigabe, und Löschanträge auf Grundlage von Art. 17 DSGVO werden nach vorheriger Prüfung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bearbeitet.
4docs ist keine eigenständige Anwendung. Es ist Teil des 4b2b-Ökosystems: ein einziges Konto, dieselben Zugriffsrechte und eine einzige Rechnung für alle von Ihnen genutzten Business-Anwendungen. Dokumente, die in den anderen Anwendungen des Ökosystems erzeugt werden, können direkt ins Archiv gelangen, mit automatisch angewandter Kategorie und Aufbewahrungsfrist. Für Verträge und digitale Signatur hat das Ökosystem eine eigene Anwendung — 4mycontracts.net.
Wir konfigurieren den Aktenplan Ihres Unternehmens, eröffnen die Ein- und Ausgangsregister, definieren die Freigabeverfahren nach Abteilungen und importieren die Dokumente, die Sie bereits haben. Anfragen, die Sie per Ticket aus der Anwendung stellen, beantworten wir innerhalb eines Werktages.
