Perguntas frequentes sobre gestão de documentos

Depois de arquivado, o documento não é sobrescrito. Uma correção é guardada como nova versão, ligada à anterior, e a versão original permanece no arquivo, com o histórico de quem fez cada alteração. Isso ajuda a demonstrar o que foi arquivado e quando. O 4docs não garante, por si só, a validade jurídica nem a força probatória de um documento: isso depende também dos procedimentos da empresa e das exigências aplicáveis a cada tipo de documento.

Depende do documento. Digitalizar um papel nem sempre permite destruir o original: alguns documentos precisam continuar guardados em papel. Antes de descartar qualquer papel, confirme com o seu contador ou advogado. Em geral, o 4docs serve para encontrar e controlar o arquivo, inclusive quando o original fica guardado.

O plano de classificação é a lista dos tipos de documento da empresa, cada um com o seu prazo de conservação e a regra para a eliminação. Sem ele, a empresa não consegue explicar por que guarda um documento nem por que eliminou outro. No 4docs você cria o plano, e cada documento novo da categoria recebe o prazo automaticamente.

Não. Depois de arquivado, o documento não é alterado. Uma correção é feita por nova versão, ligada à anterior, e a versão inicial continua no arquivo.

O protocolo é o registro de entrada e saída de documentos da empresa: cada documento recebe um número sequencial, data e o remetente ou destinatário. Uma lista de arquivos numa pasta não tem número nem data de registro confiáveis. No 4docs a numeração é automática e não se repete, e as listagens de correspondência saem do próprio registro.

Sim. Você pode definir prefixos separados para entradas e saídas, por setor ou por ano, conforme a organização da empresa. A numeração é contínua em cada série. Se um registro for cancelado, o cancelamento fica visível, e o número não desaparece.

Digitalize o documento e carregue-o no 4docs. O sistema atribui automaticamente o número de protocolo, a data e o setor de destino. Ao confirmar, o registro fica completo, e o original pode ser arquivado ou encaminhado. A data do registro é a da entrada no sistema, gravada com o usuário que a registrou.

Sim. Cada documento registrado pode ser associado a um processo, a um cliente ou a um fornecedor, e aparece no processo sem duplicar arquivos. Assim, ao procurar o processo de um cliente, você encontra a correspondência pelo número de protocolo, sem precisar vasculhar caixas de e-mail.

Você define o caminho do documento por setores ou por pessoas, com responsável e prazo em cada etapa. O documento avança quando é aprovado, e cada participante vê em que etapa ele está. Assim, o documento deixa de depender de uma sequência de e-mails sem controle.

Não sem deixar registro. O documento aprovado mantém a versão aprovada. Uma alteração gera nova versão, que volta ao fluxo se as regras da empresa exigirem. O histórico mostra quem aprovou, quando e qual versão, o que ajuda em auditorias internas e em fiscalizações.

Pode, por meio de um link com permissões definidas e data de validade. O destinatário vê apenas o documento indicado, e cada abertura fica registrada. O envio não é feito por anexo de e-mail, para que exista uma única versão e um registro de quem consultou.

Não. A aprovação no fluxo é uma decisão interna registrada, com usuário, data e observação. Ela comprova o andamento interno, mas não é uma assinatura eletrônica com validade jurídica perante terceiros. O 4docs não oferece assinatura eletrônica.

Não em português. O 4docs não faz reconhecimento automático de texto (OCR) em português. Para encontrar o conteúdo, o documento precisa ter camada de texto, ou o conteúdo precisa ser conferido manualmente. A pesquisa de texto funciona nos documentos digitais que já trazem texto, lido diretamente do arquivo.

Preencha os metadados, como número de protocolo, categoria, data, remetente ou valor. Assim você encontra o documento pelos campos, mesmo sem pesquisar no texto. Outra opção é carregar uma versão do arquivo que já tenha camada de texto.

O conteúdo dos documentos digitais que têm texto, e não só o nome do arquivo: um número de nota, o nome de um fornecedor, um CNPJ, um valor ou uma frase de uma ata. A pesquisa pode ser combinada com filtros como categoria, período, setor, remetente ou número de protocolo.

Não. A pesquisa complementa o plano. A organização continua importante, porque prazos e responsáveis dependem da categoria. A pesquisa ajuda a achar um documento rapidamente quando você não lembra exatamente onde ele está.

Depende do tipo de documento e da obrigação que se aplica a ele, e isso varia conforme a atividade e o regime da empresa. O 4docs guarda o prazo que você define para cada categoria, mas não determina qual é o prazo legal. Confirme os prazos com o seu contador ou advogado antes de configurar o plano.

Na data limite, o sistema sugere a eliminação, mas não apaga nada sozinho. Quem tem permissão confirma a decisão, a eliminação fica registrada no histórico de acessos, e o documento deixa de ser consultável.

Em linhas gerais, que os dados pessoais sejam guardados apenas pelo tempo necessário à finalidade e que o acesso seja limitado a quem precisa deles. Na prática, isso significa definir prazos por categoria, controlar as permissões por perfil e poder eliminar os dados ao fim do prazo. O 4docs ajuda a fazer isso, mas o plano de proteção de dados é responsabilidade da sua empresa.

Essa decisão é da empresa, tomada pela pessoa responsável definida no sistema, e só deve acontecer quando não houver obrigação de guarda nem outro motivo para mantê-lo. Antes de eliminar um documento com dados pessoais, confirme a obrigação aplicável com o seu contador ou advogado. Cada eliminação fica registrada.

Por perfis com permissões escalonadas. Cada usuário vê apenas o que o seu perfil libera. Você define as permissões de forma centralizada e ajusta quando as responsabilidades mudam.

Você cria um link com data de validade. Cada abertura do link fica registrada no histórico. Não é necessário enviar o documento por e-mail.

Cada abertura de documento e cada eliminação, com usuário, data e hora. Por quanto tempo esse histórico é mantido é algo que você deve perguntar ao fornecedor antes de contratar.

O 4docs não tem funções de inteligência artificial, não faz integração bancária ou com ERP, não emite notas fiscais e não garante a força probatória de nenhum documento. Ele também não substitui as obrigações legais da empresa.

Uma conta de usuário e um plano de classificação com os principais tipos de documento da empresa. Você pode começar com poucas categorias e ampliar o plano aos poucos.

Aos poucos. Comece pelos documentos cujo prazo ainda não venceu. A digitalização e o cadastro são trabalho da empresa, feito internamente ou por um prestador. Documentos sem camada de texto recebem metadados e precisam de conferência manual.

Sim. Os planos disponíveis estão descritos na página de preços. Antes de trocar de plano, confirme com o fornecedor como a mudança é tratada.

As condições para encerrar o contrato e para exportar os documentos são informadas pelo fornecedor antes da contratação. Esclareça esse ponto antes de carregar os documentos.