Prazos legais de conservação, em resumo
O ponto de partida é a legislação contabilística e laboral, que fixa prazos legais de conservação para os registos e os documentos de suporte, com prazos particularmente longos para os registos salariais, precisamente porque o percurso profissional é reconstruído a partir deles. Para alguns documentos contabilístico-financeiros, o prazo legal é mais curto. As restantes categorias — correspondência, notas internas, documentação técnica, processos de pessoal — obtêm os seus prazos através do calendário de conservação da empresa, elaborado de acordo com a legislação aplicável. Não tente memorizar estes prazos: escreva-os uma vez no calendário e deixe que a plataforma os aplique.
O que o RGPD exige para além dos prazos da legislação arquivística
O Regulamento (UE) 2016/679 acrescenta um princípio que se aplica acima de todos os outros: a limitação da conservação, prevista no art. 5.º, n.º 1, al. e). Os dados pessoais são conservados de forma que permita identificar as pessoas apenas durante o tempo necessário à finalidade para que são tratados. O direito ao apagamento, previsto no art. 17.º, permite ao titular pedir que os seus dados sejam eliminados — mas este direito não é absoluto: cede, entre outras situações, perante obrigações legais de conservação. Na prática, se um antigo colaborador pedir a eliminação, um registo salarial não pode ser apagado, porque a lei exige que seja conservado. A 4docs.net assinala explicitamente estas situações, para que a decisão fique documentada, e não improvisada.
Como é a eliminação segundo o calendário na plataforma
A eliminação automática e sem controlo é uma má ideia: uma regra mal configurada pode apagar uma categoria inteira. Por isso, o processo tem sempre uma pessoa envolvida. Com um intervalo configurável antes do vencimento, a plataforma gera uma lista de propostas: que documentos se aproximam do prazo, de que categoria e com que fundamento. A pessoa responsável revê a lista, exclui o que tem de continuar a ser conservado (por exemplo, um processo envolvido num litígio) e aprova o restante. A eliminação produz um registo escrito do que foi removido e segundo que regra, e o histórico guarda o rasto. O documento desaparece; a prova de que foi eliminado corretamente permanece.
Pedidos dos titulares dos dados, num só lugar
Um pedido de acesso ou de eliminação recebido por e-mail e tratado de cabeça é o ponto de falha mais comum na conformidade. Na plataforma, o pedido fica registado como tal: quem o fez, o que pede, quando foi recebido e até quando deve ser respondido. A pesquisa no arquivo mostra onde aparecem os dados dessa pessoa, em documentos digitais e digitalizações com camada de texto; as digitalizações sem camada de texto verificam-se à mão. A resposta é registada juntamente com os documentos que a sustentam. Numa inspeção, já não é preciso reconstruir o que aconteceu há oito meses: o registo está lá, com prazos e decisões.
