Acesso por função, e não por pessoa
Os direitos concedidos pessoa a pessoa parecem simples ao início e tornam-se ingeríveis a partir do trigésimo colaborador. O modelo que se aguenta é o baseado em funções: define o que uma função pode fazer — por exemplo "técnico de recursos humanos" ou "contabilista" — e atribui a função às pessoas. Quando alguém muda de funções, altera-se a sua função e os direitos ajustam-se por si. Quando alguém sai da empresa, desativa-se a conta e todos os acessos que tinha desaparecem de uma vez, incluindo tudo o que foi concedido de forma pontual. Por cima das funções estão os direitos por departamento e por categoria de documento, para que um responsável veja tudo na sua área, e nada das áreas que não são suas.
Ligações com validade para quem não tem conta
Um auditor externo, um advogado, um banco ou um parceiro precisam ocasionalmente de documentos, mas não precisam de uma conta permanente. Para eles, a plataforma gera ligações com prazo: escolhe o documento ou ficheiro, o período de validade e se permite o descarregamento ou apenas a consulta. A ligação pode exigir uma palavra-passe adicional e pode ser revogada a qualquer momento, mesmo antes de expirar. Ao contrário de um anexo de e-mail, que escapa ao seu controlo no momento em que é enviado, a ligação continua a ser sua: vê quantas vezes foi aberta e fecha-a quando a colaboração termina.
Marca de água e registo: dissuasão e prova
Nenhuma medida técnica impede uma fotografia do ecrã. O que pode fazer é reduzir a tentação e guardar a prova. A marca de água aplicada às ligações enviadas para fora da empresa leva o nome do destinatário, a data e a hora — e um documento que circula mais longe mostra a sua própria origem. O registo de acessos completa o quadro: cada abertura, descarregamento e partilha fica registado, com autor e data e hora. Em caso de suspeita de fuga de informação, a pergunta "quem teve acesso a este documento nos últimos três meses?" obtém uma resposta exata, e não uma lista de suposições.
Partilha e conformidade com o RGPD
Muitos dos documentos de uma empresa contêm dados pessoais: processos de pessoal, certificados, correspondência com colaboradores, dados de representantes de parceiros. Para estes documentos, o controlo de acessos não é uma questão de preferência organizacional, é um requisito de conformidade. O princípio prático é a minimização: cada pessoa vê estritamente o que precisa para a sua tarefa. O registo de acessos fornece a segunda componente exigida — a capacidade de demonstrar quem acedeu a quê. Juntamente com as regras de conservação, são as duas coisas que uma inspeção verifica em primeiro lugar quando pergunta como estão protegidos os dados do seu arquivo.
