O que significa, na prática, um arquivo eletrónico bem construído
A diferença entre uma pasta partilhada e um arquivo eletrónico não está no espaço de armazenamento, mas na estrutura. Um arquivo tem um calendário de conservação: a lista das categorias de documentos que a empresa cria ou recebe, cada uma com o seu prazo de conservação. Tem um fundo — o conjunto dos documentos produzidos pela empresa — dividido em inventários, normalmente por ano e por departamento. E tem uma unidade arquivística: o processo que agrupa documentos do mesmo tipo e do mesmo período. A 4docs.net reproduz exatamente esta lógica em formato digital. Quando carrega um documento, escolhe a sua categoria a partir do calendário, e a plataforma determina automaticamente onde ele deve ficar e durante quanto tempo deve ser conservado. O resultado é um arquivo que se mantém organizado por si próprio, em vez de se degradar à medida que cresce.
Como trazer para a plataforma o arquivo que já tem
Quase nenhuma empresa começa do zero: existem processos físicos em armazém, digitalizações espalhadas por pastas, anexos perdidos na caixa de correio de alguém. A migração começa com um mapa do que existe: que categorias de documentos há, de que anos, em que volume. Os documentos digitais são carregados em massa, com um mapeamento entre os nomes das pastas existentes e as categorias do calendário, para que a estrutura antiga não se perca, mas seja traduzida. Os documentos em papel são digitalizados progressivamente, começando pelos mais consultados e pelos que se aproximam do fim do prazo de conservação. Para cada unidade arquivística, mantém-se também a referência física — prateleira, caixa, processo —, para que, a partir de um resultado de pesquisa, se chegue diretamente ao documento em papel enquanto ele existir.
O depósito não desaparece quando o arquivo passa para o digital
A legislação arquivística não exige apenas que saiba O QUE conserva, mas ONDE. Enquanto existirem processos em papel, alguém tem de conseguir dizer de imediato em que caixa, em que prateleira e em que repositório está uma determinada unidade arquivística — e uma inspeção verifica exatamente isso. Na 4docs.net, o depósito é uma estrutura real: repositório, sala, prateleira, estante, caixa, cada um com o seu código e, se quiser, a sua capacidade declarada, para que uma caixa não possa receber mais do que comporta. Cada caixa pode imprimir a sua própria etiqueta, com a lista das unidades que contém. Quando um processo sai do depósito, sai com um registo: quem o levou, para quê, até quando — e os processos não devolvidos a tempo são listados à parte, porque um processo que saiu e nunca regressou é a forma mais real de um arquivo perder documentos. A consulta no local é registada separadamente de um empréstimo efetivo, porque o risco não é o mesmo. E as movimentações entre um departamento e o arquivo, para o Arquivo Nacional ou para um repositório externo contratado, ficam registadas em autos de entrega, com a lista das unidades e o número de folhas — e não em e-mails e na memória de alguém.
Quanto tempo deve ser conservado cada documento
Os prazos de conservação não são uniformes e não se podem adivinhar. A legislação contabilística e laboral fixa prazos legais de conservação que variam consoante o tipo de registo: alguns registos, a partir dos quais se reconstrói o percurso profissional, têm de ser conservados durante períodos particularmente longos, e para certos documentos contabilístico-financeiros o prazo legal é mais curto. Outras categorias têm prazos definidos pelo calendário de conservação aprovado pela empresa, de acordo com a legislação aplicável. Na 4docs.net, o prazo de conservação é uma propriedade da categoria, e não do ficheiro: define-o uma vez no calendário e aplica-se automaticamente a todo o documento que caia nessa categoria. O alerta de vencimento chega com antecedência, e não depois — por SMS ou WhatsApp, apenas a quem o tiver ativado.
A validade jurídica de um documento arquivado eletronicamente
Uma digitalização colocada numa pasta não tem, por si só, valor probatório. A legislação sobre arquivo de documentos em formato eletrónico associa a validade jurídica a um enquadramento: o documento arquivado tem de estar íntegro, ser identificável, vir acompanhado de metadados e ser acessível durante todo o prazo de conservação, e o arquivo eletrónico tem de ser administrado nas condições fixadas por lei. A 4docs.net dá-lhe a parte que depende da disciplina interna: metadados obrigatórios, uma impressão digital de integridade calculada no carregamento, um registo de acessos e uma conservação aplicada automaticamente. Para os documentos que a lei exige que sejam assinados, a assinatura é feita à parte — para a gestão de contratos e a assinatura digital, veja a plataforma irmã 4mycontracts.net.
