O arquivo da empresa, mantido como deve ser: cada documento registado, indexado e encontrado em poucos segundos, conservado exatamente pelo tempo que a lei exige e eliminado na data prevista, com aprovação e registo.
4docs é um sistema de gestão documental concebido para a forma como uma empresa na Roménia trabalha, na prática. Partimos de uma observação simples: os documentos de uma empresa não se perdem porque não existem, mas porque ninguém sabe já onde estão nem durante quanto tempo devem ser conservados. Faturas recebidas, guias de remessa, atas, decisões internas, correspondência com as autoridades, processos de pessoal, licenças, relatórios — todos acabam em pastas, em servidores de ficheiros ou em caixas de correio, cada um com a sua própria lógica. A 4docs reúne-os num único lugar: regista-os no registo com número único e data, encaminha-os por um circuito interno de aprovação com prazos, pesquisa-os em texto integral, conserva-os pelos prazos legais aplicáveis, e elimina-os na data prevista, em linha com o princípio da limitação da conservação do RGPD. O que não fazemos: não gerimos o ciclo de vida dos contratos nem emitimos assinaturas eletrónicas — para contratos e assinatura digital existe o 4mycontracts.net, uma aplicação separada do mesmo ecossistema; um documento assinado aí é arquivado aqui.
Um arquivo eletrónico sem plano de arquivo é apenas uma pasta maior, nada mais. Por isso, a primeira etapa de qualquer implementação é a lista das categorias de documentos da empresa, cada uma com o seu prazo de conservação. A partir daí, tudo o resto — numeração do registo, circuito de aprovação, propostas de eliminação — aplica-se automaticamente.
Cada documento arquivado tem uma impressão digital criptográfica, um carimbo temporal e versões imutáveis; cada visualização, transferência ou partilha entra num registo que os utilizadores não podem editar. Quando chega uma inspeção ou uma auditoria, não se explica como o arquivo deveria funcionar — mostra-se.
Não afirmamos que a digitalização substitui automaticamente qualquer original em papel. O regime jurídico do arquivo eletrónico é o definido pela legislação aplicável. A 4docs prepara os documentos para esse regime — metadados, impressão digital, registo —, mas dizemos-lhe abertamente onde termina a responsabilidade da plataforma e onde começa a sua.
Por trás da 4docs está uma equipa mista de arquivistas, especialistas em proteção de dados e engenheiros de software, com sede em Bucareste. Cada conta tem um ponto de contacto dedicado para configurar o plano de arquivo, os registos de entrada e saída, os circuitos de aprovação por departamento e para importar o arquivo existente — incluindo o que foi digitalizado a partir de dossiês em papel.
Os documentos são armazenados cifrados. O acesso é concedido por função e por categoria de documento, e o registo de acessos não pode ser editado e pode ser exportado para auditoria. Os prazos legais de conservação, que variam conforme o tipo de documento, estão associados às categorias, não ficam na memória de ninguém. A eliminação na data de expiração passa sempre por uma aprovação, e os pedidos de apagamento baseados no art. 17.º do RGPD são tratados após verificação prévia das obrigações legais de conservação.
4docs não é uma aplicação isolada. Faz parte do ecossistema 4b2b: uma única conta, os mesmos direitos de acesso e uma única fatura para todas as aplicações de gestão que utiliza. Os documentos produzidos nas outras aplicações do ecossistema podem entrar diretamente no arquivo, com a categoria e o prazo de conservação aplicados automaticamente. Para contratos e assinatura digital, o ecossistema tem uma aplicação dedicada — o 4mycontracts.net.
Configuramos o plano de arquivo da sua empresa, abrimos os registos de entrada e saída, definimos os circuitos de aprovação por departamento e importamos os documentos que já tem. O seu ponto de contacto responde-lhe no primeiro dia útil.
