O percurso é definido uma vez, não para cada documento
Cada empresa tem as suas regras: uma fatura recebida é verificada por quem fez a encomenda e depois pelo departamento financeiro; um pedido de aprovação acima de um certo montante sobe à gestão; uma nota interna de pessoal passa pelos recursos humanos. Estas regras já existem, mas normalmente só na cabeça de algumas pessoas. Na 4docs.net, escreve-as uma vez, como percursos disparados automaticamente pelo tipo de documento, pelo departamento que o inicia ou pelo seu valor. A partir daí, o sistema encaminha corretamente sempre, mesmo quando a pessoa que "sabia como se faz" está de férias ou saiu da empresa.
Aprovação paralela ou sequencial, conforme o que a realidade exige
Nem todo o documento precisa de passar por uma cadeia. Muitas vezes quer que dois departamentos o analisem ao mesmo tempo, para poupar dias — é o caso de verificações independentes entre si. Noutras situações a ordem importa: primeiro a análise técnica, só depois a financeira, porque a segunda assenta na primeira. A plataforma suporta os dois modelos e as suas combinações, com passos opcionais e passos condicionais. Cada aprovador vê o documento, os anexos e as notas deixadas pelos outros, e regista a sua decisão diretamente na plataforma, sem ter de descarregar e voltar a enviar nada.
Prazos, lembretes e escalamento
Um percurso sem prazos depressa se transforma no mesmo e-mail esquecido, apenas com outra interface. Por isso, cada passo tem o seu próprio prazo, e o responsável recebe um lembrete antes de ele expirar. Se o prazo passar, a regra de escalamento pode encaminhar automaticamente a decisão para um superior ou avisar o iniciador. O efeito prático não é castigar quem se atrasa, mas dar visibilidade: a gestão vê num único ecrã onde se acumulam os atrasos e pode atacar a causa — um departamento com falta de pessoal, um percurso demasiado longo, um passo que afinal não era necessário. Os lembretes são enviados por SMS ou WhatsApp, e apenas a quem os tiver ativado.
O que fica depois de um documento aprovado
No fim do percurso, o documento não desaparece numa pasta: passa para o arquivo eletrónico, na categoria correspondente do calendário de conservação, com o seu prazo de conservação e todo o histórico de aprovação associado. Isto significa que, dois anos depois, numa inspeção, pode mostrar não só o documento mas também o seu percurso: quem o iniciou, quem o aprovou, quando e com que notas. Se o documento tiver também de ser assinado com efeitos legais, a assinatura faz-se fora da 4docs — para contratos e assinatura digital, veja a plataforma irmã 4mycontracts.net.
