Česta pitanja
Često postavljana pitanja o upravljanju dokumentima
Konkretni odgovori o elektroničkoj arhivi, urudžbenom zapisniku, tijeku odobravanja, rokovima čuvanja i brisanju po isteku roka.
Elektronička arhiva i pravna valjanost
Što znači „pravno valjana arhiva“ u praksi?
Znači da elektronički arhivirani dokument možete pokazati trećoj strani, poput nadležnog tijela, suda ili revizora, i dokazati da nakon arhiviranja nije mijenjan. Za to su potrebni vjerodostojan izvorni dokument, zapis o tome kada i tko ga je unio te dokaz da sadržaj nije promijenjen. Sama aplikacija ne jamči pravnu valjanost: o uvjetima za zamjenu papirnatih originala odlučuje se uz savjet računovođe ili pravnika.
Zamjenjuje li 4docs arhiv potpuno papirnati arhiv?
Ovisi o vrsti dokumenta, pa treba biti oprezan. Za neke dokumente elektronički primjerak se priznaje, a za druge zakon zahtijeva izvornik. 4docs čuva dokument s poviješću, ali o tome koji se originali smiju uništiti odlučujete vi, uz savjet računovođe ili pravnika.
Što je arhivski plan i zašto je važan?
Arhivski plan je popis vrsta dokumenata u tvrtki. Svaka vrsta ima rok čuvanja i postupak nakon isteka roka: čuva se trajno ili se uništava. Bez njega rokovi ostaju u glavama zaposlenika, a dokumente je teško pronaći i teško dokazati na kontroli.
Mogu li arhivirane dokumente naknadno mijenjati?
Ne. Nakon arhiviranja datoteka se ne mijenja: svaka ispravka je nova verzija vezana uz prethodnu, a izvorna verzija ostaje u arhivi.
Gdje se dokumenti čuvaju?
Dokumenti se čuvaju u infrastrukturi ekosustava 4b2b. Pristup je zaštićen prijavom i pravima prema ulozi, a svako pregledavanje, preuzimanje i dijeljenje bilježi se u dnevniku pristupa.
Urudžbeni zapisnik, odobravanje i pretraga
Kako funkcionira elektronički urudžbeni zapisnik?
Svaki primljeni ili poslani dokument dobiva broj upisa automatski, uz datum, odjel i odgovornu osobu. Popis pošiljki stvara se iz zapisnika, bez ručnog prepisivanja.
Kako izgleda tijek odobravanja?
Određujete tko odobrava, kojim redom i u kojem roku. Primatelj dokument pregleda, odobrava ili vraća s napomenom, a svaki korak ostaje zabilježen u povijesti dokumenta.
Mogu li pretraživati skenirane dokumente na hrvatskom jeziku?
Dokumente možete unijeti i čuvati u arhivu. OCR (prepoznavanje teksta) trenutno postoji samo za dokumente na rumunjskom jeziku, pa skenirani dokumenti na hrvatskom trebaju tekstni sloj ili ručnu provjeru. Pretraga radi nad digitalnim tekstom, a skenirane stranice bez tekstnog sloja pronalazite po broju upisa, nazivu i datumu.
Koliko dugo se čuvaju računovodstvene isprave u Hrvatskoj?
Rokovi čuvanja ovise o vrsti dokumenta i propisani su Zakonom o računovodstvu. Konkretan rok za svaku vrstu dokumenta potvrdite s računovođom ili u važećem tekstu zakona na narodne-novine.nn.hr.
Kako sigurno podijeliti dokument s klijentom ili računovođom?
Dokument dijelite poveznicom koja vodi do konkretne datoteke, bez slanja kopije e-poštom. Pristup možete ograničiti na ovlaštene osobe i postaviti rok valjanosti poveznice.
Što se događa kad istekne rok čuvanja?
Dobijete prijedlog za brisanje. Brisanje se provodi odlukom odgovorne osobe, a sama radnja ostaje zabilježena u dnevniku. Osobni podaci u dokumentima obrađuju se u skladu s GDPR-om.