Pristup po ulozi, a ne po osobi
Prava dodijeljena osobu po osobu na početku izgledaju jednostavno, a nakon tridesetog zaposlenika postanu nemoguća za upravljanje. Model koji izdrži jest onaj po ulogama: definirate što jedna uloga smije — primjerice „voditelj ljudskih resursa" ili „knjigovođa" — i ulogu dodijelite osobama. Kad netko promijeni radno mjesto, promijenite mu ulogu, a prava se prilagode sama. Kad napusti tvrtku, deaktivirate račun i nestaju mu svi pristupi odjednom, uključujući one dodijeljene ad hoc. Preko uloga stoje prava po odjelu i kategoriji dokumenata, pa voditelj vidi sve što pripada njegovom području, ali ništa iz zona koje ga se ne tiču.
Poveznice s rokom za one koji nemaju račun
Vanjski revizor, odvjetnik, banka ili partner povremeno trebaju dokumente, ali im ne treba stalni račun. Za njih platforma generira poveznice s rokom: birate dokument ili dosje, trajanje valjanosti i dopuštate li preuzimanje ili samo pregled. Poveznica može tražiti dodatnu lozinku i može se povući u bilo kojem trenutku, čak i prije isteka. Za razliku od privitka e-pošte, koji je nakon slanja zauvijek izvan kontrole, poveznica ostaje vaša: vidite koliko je puta otvorena i možete je zatvoriti kad suradnja završi.
Vodeni žig i dnevnik: odvraćanje i dokaz
Nijedna tehnička mjera ne sprječava fotografiranje ekrana. Možete smanjiti poticaj i zadržati dokaz. Vodeni žig na poveznicama poslanim izvan tvrtke nosi ime primatelja, datum i vrijeme, pa dokument koji dalje kruži sam pokazuje svoje podrijetlo. Dnevnik pristupa dopunjuje sliku: svaki pregled, preuzimanje i dijeljenje ostaje zabilježen, s autorom i vremenskom oznakom. Kod sumnje na curenje podataka, pitanje „tko je u posljednja tri mjeseca imao pristup ovom dokumentu?" dobiva točan odgovor, a ne popis pretpostavki.
Dijeljenje i usklađenost s GDPR-om
Mnogi dokumenti tvrtke sadrže osobne podatke: osobne dosjee, potvrde, dopisivanje sa zaposlenicima, podatke predstavnika partnera. Za takve dokumente kontrola pristupa nije stvar organizacijske preference, nego zahtjev usklađenosti. Praktično načelo je smanjenje količine podataka: svaka osoba vidi točno ono što joj treba za zadatak. Dnevnik pristupa daje drugu traženu komponentu — mogućnost dokazivanja tko je što pristupio. Zajedno s pravilima čuvanja to su dvije stvari koje nadzor prvo provjerava kad pita kako su zaštićeni podaci u vašoj arhivi.
