Arhiva tvrtke vođena kako treba: svaki dokument upisan, indeksiran i brzo pronađen, čuvan onoliko dugo koliko zakon traži i uklonjen u roku, uz odobrenje i dnevnik.
4docs je sustav za upravljanje dokumentima izrađen za način na koji zapravo radi tvrtka. Polazimo od jednostavnog zapažanja: dokumenti tvrtke ne nestaju zato što ne postoje, nego zato što nitko više ne zna gdje su i koliko dugo ih treba čuvati. Ulazne fakture, otpremnice, zapisnici, interne odluke, dopisivanje s tijelima javne vlasti, osobni dosjei, dozvole i izvješća završe u registratorima, na datotečnim poslužiteljima ili u e-poštanskim sandučićima, svaki sa svojom logikom. 4docs ih donosi na jedno mjesto: upisujete ih u pisarnicu s jedinstvenim brojem i datumom, šaljete na interni tijek odobravanja s rokovima, pretražujete ih po punom tekstu, čuvate onoliko dugo koliko traže propisi koji vrijede u Hrvatskoj — za poslovne knjige i knjigovodstvene isprave najmanje 11 godina prema Zakonu o računovodstvu — i uklanjate u roku, u skladu s načelom ograničenja pohrane iz GDPR-a. Skenirane hrvatske dokumente možete pretraživati po sadržaju tek kad imaju tekstualni sloj ili su ručno provjereni. Što ne radimo: ne upravljamo životnim ciklusom ugovora i ne izdajemo elektroničke potpise. Za ugovore i digitalno potpisivanje postoji 4mycontracts.net, zasebna aplikacija u istom ekosustavu; dokument potpisan tamo arhivira se ovdje.
Elektronička arhiva bez popisa gradiva i rokova čuvanja samo je veća mapa, ništa više. Zato je prvi korak svake implementacije popis kategorija dokumenata tvrtke, a svaka kategorija ima svoj rok čuvanja. Od tog trenutka sve ostalo — brojevi u pisarnici, tijek odobravanja, prijedlozi za uklanjanje — primjenjuje se automatski.
Svaki arhivirani dokument ima kriptografski otisak, vremensku oznaku i nepromjenjive verzije. Svaki pregled, preuzimanje ili dijeljenje ulazi u dnevnik koji korisnici ne mogu uređivati. Kad dođe inspekcija ili revizija, ne objašnjavate kako bi arhiva trebala raditi — pokažete je.
Ne tvrdimo da digitalni dokument automatski zamjenjuje svaki papirnati original. Pravni učinak elektroničkog dokumenta ovisi o uvjetima iz eIDAS Uredbe (EU) 910/2014 i nacionalnih propisa. 4docs priprema dokumente za taj režim — metapodaci, otisak, dnevnik — ali otvoreno kažemo gdje prestaje odgovornost platforme, a gdje počinje vaša.
Iza 4docs stoji mješoviti tim arhivista, stručnjaka za zaštitu podataka i softverskih inženjera, sa sjedištem u Bukureštu. Svaki račun dobiva kontakt osobu za postavljanje popisa gradiva, registara ulaza i izlaza, tijekova odobravanja po odjelima i za uvoz postojeće arhive — uključujući onu skeniranu iz registratora.
Dokumenti se pohranjuju šifrirano, na infrastrukturi unutar Europske unije, uz redovite sigurnosne kopije i bez prijenosa izvan EU. Pristup se dodjeljuje po ulozi i kategoriji dokumenta, a dnevnik pristupa ne može se uređivati i može se izvesti za reviziju. Rokovi čuvanja — najmanje 11 godina za poslovne knjige i knjigovodstvene isprave prema Zakonu o računovodstvu, a posebni rokovi za pojedine vrste isprava, npr. isplatne liste — vežu se uz kategorije, a ne uz nečije pamćenje. Brisanje po isteku uvijek prolazi kroz odobrenje, a zahtjevi za brisanje temeljem članka 17. GDPR-a obrađuju se uz prethodnu provjeru zakonskih obveza čuvanja.
4docs nije izolirana aplikacija. Dio je ekosustava 4b2b: jedan račun, ista prava pristupa i jedna faktura za sve poslovne aplikacije koje koristite. Dokumente nastale u drugim aplikacijama ekosustava možete ručno preuzeti u arhivu, uz kategoriju i rok čuvanja. Za ugovore i digitalno potpisivanje ekosustav ima posebnu aplikaciju — 4mycontracts.net.
Postavljamo popis gradiva tvrtke, otvaramo registre ulaza i izlaza, određujemo tijekove odobravanja po odjelima i uvozimo dokumente koje već imate. Vaša kontakt osoba odgovara vam u dogovorenom roku.
