Retenție documente și conformitate GDPR

Čuvanje dokumenata i usklađenost s GDPR-om

Rokovi čuvanja određeni po kategoriji, primjenjuju se automatski, uz prijedloge za uklanjanje po isteku, ljudsko odobrenje i evidenciju zahtjeva za brisanje.

Usklađenost s dokumentima ima dvije strane koje se čine proturječnima. S jedne strane, zakon traži da neke kategorije čuvate dulje — poslovne knjige i knjigovodstvene isprave najmanje 11 godina prema Zakonu o računovodstvu, a za pojedine vrste isprava posebni rokovi. S druge strane, GDPR zabranjuje čuvanje osobnih podataka dulje nego što je potrebno. Oba se poštuju samo ako imate izričitu politiku čuvanja, napisanu po kategorijama, a ne po datotekama. 4docs je mjesto gdje ta politika živi: svaka kategorija u popisu ima rok, rok se primjenjuje automatski na sve dokumente u njoj, a po isteku dobivate prijedlog za uklanjanje koji odobrava čovjek.

Rok čuvanja određen po kategoriji iz popisa, a ne po dokumentu — postavi se jednom i primjenjuje svuda.
Automatski izračun datuma isteka, polazeći od datuma dokumenta ili zatvaranja dosjea.
Upozorenje prije isteka i popis prijedloga za uklanjanje, grupiran po kategoriji i godini.
Uklanjanje uz ljudsko odobrenje i zapisnik — ništa ne nestaje automatski i u tišini.
Evidencija zahtjeva ispitanika: pristup, ispravak, brisanje, s praćenim rokom odgovora.
Blokiranje brisanja za dokumente koji još imaju zakonsku obvezu čuvanja, čak i ako se brisanje zatraži.
Potpun dnevnik: što je uklonjeno, kada, tko i na temelju kojeg pravila.
Izvješće o usklađenosti po kategorijama: što se čuva, koliko dugo i na kojoj osnovi.

Rokovi čuvanja prema zakonu, ukratko

Polazna točka je Zakon o računovodstvu, koji propisuje da se poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju najmanje 11 godina od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Za pojedine vrste isprava, poput isplatnih lista i analitičke evidencije o plaćama, vrijede posebni rokovi, pa popis vrsta isprava treba provjeriti u samom zakonu. Ostale kategorije — dopisivanje, interne bilješke, tehnička dokumentacija, osobni dosjei — dobivaju rokove kroz popis gradiva tvrtke, izrađen prema propisima koji vrijede u Hrvatskoj. Nemojte te rokove pamtiti napamet: zapišite ih jednom u popis i pustite platformu da ih primjenjuje.

Što GDPR dodaje rokovima iz arhivskog i računovodstvenog zakonodavstva

Uredba (EU) 2016/679 dodaje načelo koje se primjenjuje preko svih ostalih: ograničenje pohrane, iz članka 5. stavka 1. točke (e). Osobni podaci čuvaju se u obliku koji omogućuje identifikaciju osoba samo onoliko dugo koliko je potrebno svrsi u koju se obrađuju. Pravo na brisanje iz članka 17. daje ispitaniku mogućnost da zatraži uklanjanje svojih podataka — ali to pravo nije apsolutno: ustupa pred zakonskim obvezama čuvanja. U praksi, ako bivši zaposlenik zatraži brisanje, obračunske i isplatne liste ne mogu se obrisati, jer zakon nalaže njihovo čuvanje. 4docs takve situacije izričito označava, da odgovor prema ispitaniku bude točan i obrazložen, a ne improviziran.

Kako izgleda brisanje po isteku

Automatsko brisanje bez kontrole loša je ideja: pogrešno konfigurirano pravilo može ukloniti cijelu kategoriju. Zato u postupku uvijek sudjeluje čovjek. Uz podesiv interval prije isteka, platforma stvara popis prijedloga: koji dokumenti dolaze do roka, iz koje kategorije, po kojoj osnovi. Odgovorna osoba pregledava popis, izuzima ono što treba zadržati dalje (primjerice dosje uključen u spor) i odobrava ostalo. Uklanjanje proizvodi zapisnik s onim što je uklonjeno i na temelju kojeg pravila, a dnevnik čuva trag. Dokument nestaje, a dokaz da je uklonjen ispravno ostaje.

Zahtjevi ispitanika na jednom mjestu

Zahtjev za pristup ili brisanje primljen e-poštom i riješen iz glave najčešća je točka neuspjeha u usklađenosti. U platformi se zahtjev evidentira kao takav: tko ga je podnio, što traži, kada je zaprimljen i do kada treba odgovoriti. Pretraga arhive pokazuje gdje se podaci te osobe pojavljuju, uključujući skenirane dokumente — za rumunjske dokumente uz OCR, a za hrvatske skenove uz ručnu provjeru ili tekstualni sloj. Odgovor se bilježi zajedno s dokumentima na kojima se temelji. Pri kontroli ne morate rekonstruirati što se dogodilo prije osam mjeseci: evidencija je tu, s rokovima i odlukama.

Referințe legale

Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 5. st. 1. t. (e): ograničenje pohrane — osobni podaci čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno
Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 17.: pravo na brisanje; ne primjenjuje se ako je pohrana potrebna radi poštovanja zakonske obveze (čl. 17. st. 3.)
Zakon o računovodstvu, čl. 10. i 13.: poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje 11 godina
Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 2.: za pojedine vrste isprava, npr. isplatne liste, vrijede posebni rokovi
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): popis gradiva s rokovima čuvanja

Întrebări frecvente

Koliko dugo moram čuvati dokumente tvrtke?

Ovisi o kategoriji. Zakon o računovodstvu propisuje najmanje 11 godina za poslovne knjige i knjigovodstvene isprave, a za pojedine vrste isprava posebne rokove. Ostale kategorije dobivaju rokove kroz popis gradiva tvrtke.

Ako mi netko zatraži brisanje podataka, moram obrisati sve?

Ne. Pravo na brisanje iz članka 17. GDPR-a nije apsolutno: ustupa pred zakonskom obvezom čuvanja. Isplatna lista ili knjigovodstvena isprava unutar zakonskog roka ne briše se. Platforma takve slučajeve označava, da odgovor bude obrazložen.

Dokumenti se brišu automatski po isteku?

Ne automatski i nikada u tišini. Kad se približi rok, dobivate popis prijedloga za uklanjanje, pregledate ga, izuzmete što treba zadržati i odobrite ostalo. Uklanjanje generira zapisnik i ostaje u dnevniku.

Što je s dokumentima povezanim sa sporom?

Stavljate ih pod zadržavanje: ostaju blokirani za brisanje bez obzira na rok kategorije, dok se zadržavanje ne ukine. Upravo je to mehanizam koji sprječava uklanjanje dokaza zato što „tako piše pravilo".

Kako revizoru pokazati politiku čuvanja?

Izvješćem o usklađenosti: koje kategorije imate, koliki rok ima svaka, na kojoj osnovi i što je stvarno uklonjeno, uz zapisnik. To je popis generiran iz stvarnih podataka, a ne dokument politike odvojen od stvarnosti.

Od kada se računa rok?

Od datuma dokumenta ili od zatvaranja dosjea odnosno poslovne godine, ovisno o kategoriji. Pravilo se odabire jednom, pri postavljanju popisa, a zatim se primjenjuje automatski.

Articole utile

Elektronička arhiva →Popis iz kojeg svaki dokument nasljeđuje svoj rok.Sigurno dijeljenje dokumenata →Tko vidi što — druga polovica usklađenosti s GDPR-om.Kako odrediti politiku čuvanja dokumenata prema GDPR-u? →Praktični koraci za politiku po kategorijama, a ne po datotekama.Koliko dugo se čuvaju računovodstvene isprave? →Uobičajeni rokovi i njihova zakonska osnova, ukratko.Pretplate i cijene →Kontaktirajte tim →

Stavite rokove čuvanja na automatski pilot

Zajedno pišemo politiku čuvanja po kategorijama, primjenjujemo je u popisu gradiva, a vama ostaje odobravanje uklanjanja po isteku roka.

Vezi abonamente Contactează un consultant