Tijek se definira jednom, a ne za svaki dokument
Svaka tvrtka ima vlastita pravila: ulaznu fakturu provjerava osoba koja je naručila, zatim financijski odjel; zahtjev za nabavu iznad određenog iznosa ide upravi; interni akt o osoblju prolazi kroz ljudske resurse. Ta pravila već postoje, ali obično samo u glavi nekoliko ljudi. U 4docs ih upisujete jednom, u obliku tijekova koji se automatski pokreću prema vrsti dokumenta, odjelu koji ga pokreće ili njegovoj vrijednosti. Od tada sustav ispravno usmjerava svaki put, uključujući i kad je osoba koja je „znala kako se to radi" na godišnjem odmoru ili je napustila tvrtku.
Paralelno ili redom, prema stvarnim potrebama
Nije svaki dokument dužan proći kroz lanac. Ponekad želite da dva odjela pogledaju istodobno, kako biste dobili na vremenu — to je slučaj nezavisnih provjera. Ponekad je redoslijed ključan: prvo tehnička provjera, tek onda financijska, jer se druga oslanja na prvu. Platforma podržava oba modela i njihove kombinacije, s neobaveznim i uvjetnim koracima. Svaki odobravatelj vidi dokument, priloge i napomene ostalih i svoju odluku bilježi izravno u platformi, bez preuzimanja i ponovnog slanja.
Rokovi, podsjetnici i eskalacija
Tijek bez rokova brzo postane isti zaboravljeni e-mail, samo u drugom sučelju. Zato svaki korak ima vlastiti rok, a odgovorna osoba dobiva podsjetnik prije isteka. Ako rok prođe, pravilo eskalacije može automatski proslijediti odluku nadređenom ili obavijestiti podnositelja. Praktični učinak nije kažnjavanje onoga tko kasni, nego vidljivost: uprava na jednom ekranu vidi gdje se gomilaju kašnjenja i može intervenirati na uzroku — premalen odjel, predug tijek, korak koji nije bio potreban.
Što ostaje nakon odobrenja
Na kraju tijeka dokument ne nestaje u mapi: prelazi u elektroničku arhivu, u kategoriju iz popisa koja mu odgovara, s pripadajućim rokom čuvanja i cijelom poviješću odobrenja. To znači da za dvije godine, pri provjeri, možete pokazati ne samo dokument, nego i njegov put: tko ga je pokrenuo, tko ga je odobrio, kada i s kakvim napomenama. Ako dokument mora biti i potpisan s pravnom snagom, potpisivanje se obavlja izvan 4docs — za ugovore i digitalno potpisivanje postoji platforma 4mycontracts.net.
