Gids: documentbeheer in het bedrijf
Acht korte antwoorden op de vragen die elk bedrijf zich stelt bij het ordenen van zijn documenten: wat je bewaart, hoe lang, en hoe je het snel terugvindt.
Documentbeheer draait om vier dingen: je registreert documenten bij binnenkomst, laat ze een interne route volgen, archiveert ze gestructureerd en vernietigt ze als de termijn verstreken is.
De ankers zijn voor elk bedrijf in Nederland dezelfde: de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR) en de administratieplicht van art. 2:10 BW voor de termijnen, postregistratie voor de inkomende en uitgaande stukken, en de AVG voor persoonsgegevens.
Elke pagina hieronder beantwoordt één vraag, in minder dan twee minuten leestijd.
Archiveren en rechtsgeldigheid
Wat een goed opgezet digitaal archief inhoudt en wanneer een digitaal bewaard document het origineel kan vervangen.
Wat is elektronisch archiveren van documenten?
Elektronisch archiveren is het geordend en digitaal bewaren van bedrijfsdocumenten gedurende de wettelijke bewaartermijn.
Wat betekent rechtsgeldig digitaal archiveren?
Een digitaal bewaard document heeft alleen waarde als je kunt aantonen dat het na registratie niet is gewijzigd.
Fysiek archief of digitaal archief: wat kies je?
De keuze verandert de wettelijke bewaartermijnen niet: alleen de kosten, de zoektijd en het risico op verlies.
Bewaartermijnen en naleving
Hoe lang je elk document bewaart en hoe je de wettelijke termijnen verenigt met de AVG.
Hoe lang moet je de administratie bewaren?
De bewaartermijn leg je per documentsoort vast, in het archiefplan en het bewaarbeleid van je bedrijf.
Hoe stel je een bewaarbeleid voor documenten op dat voldoet aan de AVG?
Een bewaarbeleid is een vastgelegde termijn per documentsoort en een verwijdering die ook echt gebeurt.
De dagelijkse documentstroom
Hoe documenten je bedrijf binnenkomen, waar ze langs gaan en hoe je ze terugvindt zodra ze in het archief staan.
Hoe organiseer je de digitale postregistratie van je bedrijf?
De postregistratie is de poort waardoor documenten je bedrijf binnenkomen, en de eerste stap richting het archief.
Hoe zoek je in gescande documenten?
Een gescande pagina is alleen een afbeelding. Je vindt er woorden in alleen als er een tekstlaag is; automatische tekstherkenning (OCR) bestaat alleen voor het Roemeens.
Hoe richt je de documentstroom in je bedrijf in?
Een goede documentstroom heeft drie onderdelen: een geregistreerd document, duidelijke stappen en een termijn per stap.
De 4docs-modules
De zes modules die de onderwerpen van deze gids afdekken.
Elektronisch archiveren
Digitaal archief ingedeeld naar archiefbestand en inventaris, met bewaartermijnen per documentsoort.
Digitale postregistratie
Inkomende en uitgaande post in één register, met automatisch volgnummer en verzendlijsten.
Documentstroom
Interne routing per afdeling, goedkeuring met termijn en één verantwoordelijke per stap.
Zoeken in volledige tekst en tekstlaag
Zoeken in de inhoud van documenten, niet alleen in bestandsnamen. Scans zijn doorzoekbaar via een tekstlaag.
Bewaartermijnen en AVG
Wettelijke bewaartermijnen, vervalmeldingen, tijdig vernietigen en een vernietigingsregister.
Veilig delen
Toegangsrechten per rol, links met vervaldatum voor derden en een volledig toegangslog.
Breng orde in het archief van je bedrijf
Bekijk welke modules bij je passen en wat ze kosten, of schrijf ons over je documentvolume.