Hoe organiseer je de digitale postregistratie van je bedrijf? Concrete stappen

Hoe organiseer je de digitale postregistratie van je bedrijf?

De postregistratie is de poort waardoor documenten je bedrijf binnenkomen, en de eerste stap richting het archief.

Kort antwoord

Richt één register in voor inkomende en uitgaande post, voor het hele bedrijf.
Elk ontvangen of verzonden document krijgt een uniek volgnummer, in chronologische volgorde.
Het nummer wordt automatisch toegekend bij registratie en kan daarna niet meer worden gewijzigd.
Het geregistreerde document wordt toegewezen aan één verantwoordelijke, met een termijn voor afhandeling.
Aan het eind van de route gaat het document naar het archief, met de volledige historie.

Geen wet verplicht een bedrijf tot postregistratie; de Archiefwet 1995 geldt voor overheidsorganen. Bedrijven nemen het model toch over, omdat het een doorlopende nummering en een aantoonbare ontvangstdatum geeft.
De gebruikelijke gegevens zijn: volgnummer, datum van ontvangst of verzending, afzender of geadresseerde, onderwerp en de medewerker aan wie het stuk is toegewezen.
Als een brief een termijn laat lopen (een aanmaning, een bezwaar, een klacht), toont de geregistreerde ontvangstdatum wanneer die termijn begon.
AVG, art. 5 en 32: het register bevat persoonsgegevens (namen, adressen, soms een BSN), dus de toegang wordt per rol beperkt.

Een brief van de Belastingdienst die op 3 maart binnenkomt, krijgt nummer IN-412/2026 en wordt dezelfde dag aan de administratie toegewezen.
Een bedrijf met drie vestigingen gebruikt één register, met een aparte nummerreeks per vestiging.
Een verzendlijst bundelt de 18 enveloppen die op één dag zijn verstuurd en wordt aan het register gekoppeld.
Een klacht met een reactietermijn van 30 dagen geeft op dag 25 automatisch een herinnering.

Elke afdeling houdt een eigen register bij in een spreadsheet, met dubbele nummers als gevolg.
Nummers worden vooraf gereserveerd, waardoor gaten ontstaan die bij een controle niet te verklaren zijn.
Post die elektronisch binnenkomt, wordt helemaal niet geregistreerd.
Uit het register blijkt niet wie het stuk heeft opgehaald en wanneer.
Het hele bedrijf kan het register inzien, terwijl er persoonsgegevens in staan.

Het registratienummer wordt automatisch toegekend, zonder gaten en zonder dubbelingen.
Inkomende en uitgaande post in hetzelfde register, te filteren op jaar, afdeling of afzender.
Verzendlijsten maak je vanuit een selectie documenten.
Het geregistreerde document gaat direct de interne goedkeuringsroute in.