Hvordan lager du en dokumentflyt med godkjenning i virksomheten?
En god dokumentflyt har tre elementer: et registrert dokument, tydelige trinn og en frist på hvert trinn.
Kort svar
- Start fra det registrerte dokumentet: uten registreringsnummer finnes det ingen flyt.
- Definer trinnene: hvem som mottar, hvem som godkjenner, hvem som bestemmer, hvem som arkiverer.
- Hvert trinn har en frist og en navngitt ansvarlig person, ikke en hel avdeling.
- Til slutt går dokumentet til arkivet, med hele godkjenningshistorikken.
Hva lovverket sier (kort)
- Bokføringsloven § 13: bokføringsrelevante dokumenter som går gjennom flyten, følger oppbevaringsfristene i paragrafen.
- Personvernforordningen (GDPR) art. 5 nr. 1 bokstav f: tilgang i flyten gis bare til personer som har en oppgave i det aktuelle trinnet, ikke til hele virksomheten.
- Godkjenningshistorikken er en del av dokumentasjonen og oppbevares sammen med dokumentet.
- Dokumenter som må signeres med gyldighet, signeres separat, utenfor dokumentflyten i 4docs.
Praktiske eksempler
- Mottatt faktura: registrering, kontroll hos innkjøpsansvarlig, betalingsgodkjenning og arkiv, med en samlet frist på fem virkedager.
- Feriesøknad: nærmeste leder (1 dag), HR (1 dag), deretter personalmappen.
- Internt vedtak: utkast, juridisk vurdering (2 dager), godkjenning av daglig leder, kunngjøring til avdelingene.
- Et følgeseddel for varer går samtidig til lager og innkjøp, på to parallelle grener av flyten.
Vanlige feil
- Flyten lever på e-post, og da vet ingen hvem som sitter med dokumentet.
- Trinnene har ingen frist, og dokumentene står fast i ukevis.
- Godkjenning kreves fra en gruppe, ikke en person, og ansvaret blir uklart.
- Det godkjente dokumentet blir liggende på en persons skrivebord og kommer aldri til arkivet.
- Det finnes ingen delegering under fravær, så flyten stopper.
Slik hjelper 4docs deg
- Flyter som kan konfigureres per dokumenttype, med sekvensielle eller parallelle trinn.
- Frist og varsel per trinn, pluss rapport over forsinkede dokumenter.
- Delegering til en stedfortreder i fraværsperioden, med godkjenningene konsekvent registrert.
- Arkivering ved slutten av flyten, med godkjenningshistorikken festet til dokumentet.
Hvis dokumentet som sirkulerer er en kontrakt som også må signeres digitalt, bruk det dedikerte produktet i økosystemet: 4mycontracts.net